保管员财务制度

PAGE保管员财务制度一、总则（一）目的为了加强公司物资保管工作的财务管理，规范保管员的财务行为，确保公司资产的安全与完整，提高物资管理的效率和效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有从事物资保管工作的人员，包括仓库保管员、物资管理人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保各项财务活动合法合规。2.准确性原则：物资保管过程中的财务数据记录准确、完整，账实相符。3.及时性原则：及时办理物资出入库手续，准确记录财务信息，按时报送相关报表。4.安全性原则：确保物资存储安全，防止物资丢失、损坏、变质等情况发生，保障公司资产安全。二、物资采购管理（一）采购计划1.各部门根据生产、经营需求，提前制定物资采购计划，详细注明物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核后报公司采购部门汇总，采购部门根据公司整体预算和库存情况进行综合平衡，确定最终采购计划。（二）采购流程1.采购部门依据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价、议价，确定采购价格和采购合同条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送交仓库保管部门备案，以便保管员做好收货准备。（三）采购付款1.采购付款应严格按照采购合同约定执行，由采购部门填写付款申请单，附上发票、验收单等相关凭证，经审批后交财务部门办理付款手续。2.财务部门在审核付款申请时，应核对采购合同、发票、验收单等凭证的真实性、完整性和一致性，确保付款金额准确无误。三、物资验收入库管理（一）验收准备1.保管员在收到采购部门通知的到货信息后，应提前做好验收场地、工具等准备工作。2.根据采购合同和相关标准，确定物资验收的具体要求和方法。（二）验收程序1.物资到货后，保管员应会同采购人员、质量检验人员等共同对物资进行验收。2.验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等，确保物资符合采购合同要求。3.验收合格的物资，保管员应及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格型号、数量、入库日期等信息，并签字确认。4.验收不合格的物资，保管员应及时通知采购部门与供应商协商处理，做好记录并跟踪处理结果。（三）入库账务处理1.保管员应在每日工作结束后，将当天的入库单进行整理汇总，编制入库日报表，报送财务部门。2.财务部门根据入库日报表和采购发票等凭证，及时进行账务处理，记录物资采购成本，增加库存资产。四、物资存储管理（一）仓库规划1.根据物资的类别、特性、用途等因素，合理规划仓库存储空间，设置不同类型的存储区域，并做好标识。2.确保仓库具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，保障物资存储安全。（二）物资摆放1.物资应按照规定的存储区域和摆放方式进行存放，做到分类存放、整齐有序，便于查找和盘点。2.对于有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物品、易腐蚀物品等，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。（三）库存盘点1.公司应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般分为月度小盘点、季度大盘点和年度全面盘点。2.盘点前，保管员应做好物资的整理和核对工作，确保账物相符。盘点过程中，应如实记录盘点结果，填写盘点表。3.盘点结束后，保管员应根据盘点结果编制盘点报告，分析盘盈、盘亏原因，提出处理建议，报公司相关部门审批。4.对于盘盈、盘亏的物资，经审批后进行相应的账务调整，确保库存账实一致。（四）库存账务管理1.保管员应建立健全库存物资台账，详细记录物资的出入库情况，包括日期、凭证号码、物资名称、规格型号、数量、收发单位等信息。2.库存物资台账应定期与财务部门的库存明细账进行核对，确保账账相符。3.财务部门应定期对库存物资进行抽查盘点，监督保管员的库存管理工作，发现问题及时督促整改。五、物资发出管理（一）领料申请1.各部门因生产、经营需要领用物资时，应填写领料申请单，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。2.领料申请单应一式多联，分别送交仓库保管部门、财务部门等相关部门。（二）发料程序1.保管员收到领料申请单后，应认真审核申请单的内容和审批手续，确认无误后按照申请单上的物资名称、规格型号、数量进行发料。2.发料时，保管员应在领料申请单上签字确认，并填写实发数量、发料日期等信息，同时在库存物资台账上进行记录。3.对于贵重物资、限量物资等，应实行限额领料制度，严格控制领用数量，确保物资使用合理、节约。（三）发料账务处理1.保管员应在每日工作结束后，将当天的领料申请单进行整理汇总，编制发料日报表，报送财务部门。2.财务部门根据发料日报表和领料申请单等凭证，及时进行账务处理，记录物资发出成本，减少库存资产。六、物资报废与处置管理（一）报废鉴定1.对于已损坏、过期、闲置等无法继续使用的物资，保管员应及时提出报废申请，并填写物资报废鉴定表。2.公司应组织相关部门和专业人员对报废物资进行鉴定，确定是否符合报废条件。（二）报废审批1.经鉴定符合报废条件的物资，由保管员将物资报废鉴定表连同相关证明材料一并报公司相关部门审批。2.审批通过后，保管员应在库存物资台账上对报废物资进行核销处理，并注明报废日期和原因。（三）报废处置1.报废物资的处置方式包括出售、捐赠、报废销毁等，应根据物资的实际情况选择合适的处置方式。2.对于出售报废物资的，应按照公司相关规定进行公开招标或竞价，确保处置价格合理。出售收入应及时上缴公司财务部门。3.对于捐赠报废物资的，应办理相关手续，做好记录。4.对于需要报废销毁的物资，应按照环保、安全等相关规定进行处理，确保处置过程符合要求。（四）报废账务处理1.财务部门根据物资报废审批文件和处置结果，及时进行账务处理，核销报废物资的账面价值，将处置收入或损失计入相关会计科目。2.对于报废物资处置过程中发生的费用，如运输费、销毁费等，应按照规定进行核算和报销。七、财务监督与审计（一）内部监督1.公司财务部门应定期对保管员的财务工作进行检查和监督，包括物资出入库手续的办理、库存账务的记录、盘点工作的执行等情况。2.发现问题及时督促保管员整改，并将检查结果纳入绩效考核体系。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对物资保管工作进行审计，审查物资采购、验收入库、存储、发出、报废处置等环节的财务收支情况和内部控制制度的执行情况。2.审计部门应出具审计报告，提出审计意见和建议，对发现的违规违纪行为依法依规进行处理。八