采购机构财务制度

PAGE采购机构财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范采购机构的财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，保障采购工作的顺利开展，维护采购机构的合法权益，促进采购业务的健康可持续发展。（二）适用范围本制度适用于[采购机构名称]及其所属各部门、分支机构。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映采购机构的财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖采购机构财务活动的全过程，包括预算管理、收入管理、支出管理、资产管理、负债管理等各个方面。4.及时性原则：及时进行财务核算、报告和分析，为决策提供及时有效的财务信息。5.效益性原则：合理配置资源，提高资金使用效益，降低采购成本，实现采购机构的经济效益和社会效益最大化。二、财务机构与人员（一）财务机构设置采购机构应设立独立的财务部门，配备必要的财务人员，负责财务管理和会计核算工作。财务部门应根据工作需要合理设置岗位，明确各岗位的职责权限，确保财务工作的规范有序开展。（二）财务人员职责1.财务负责人职责全面负责采购机构的财务管理工作，制定财务管理制度和工作流程。组织编制和执行财务预算，分析预算执行情况，提出改进措施。负责财务报表的编制和分析，为管理层提供决策支持。组织财务审计和内部控制工作，防范财务风险。协调与外部金融机构、税务机关等相关部门的关系。2.会计人员职责按照国家统一的会计制度进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责财务数据的收集、整理和分析，为财务管理提供基础数据支持。严格执行财务审批制度，审核各项收支凭证，确保财务收支合法合规。负责会计档案的整理、归档和保管工作。3.出纳人员职责办理现金收付和银行结算业务，确保现金和银行存款的安全。负责保管库存现金、有价证券和空白支票等重要票据。登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结。定期与会计核对账目，编制银行存款余额调节表。（三）财务人员职业道德1.遵守国家法律法规和财经纪律，诚实守信，廉洁奉公。2.保守采购机构的商业秘密和财务信息，不得泄露给无关人员。3.爱岗敬业，尽职尽责，不断提高业务水平和工作能力。4.客观公正地处理财务事务，不得偏袒任何一方。三、预算管理（一）预算编制1.采购机构应根据年度采购计划和业务发展目标，编制年度财务预算。预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性和合理性。2.预算编制应包括收入预算、支出预算、现金流量预算等主要内容。收入预算应根据采购业务收入、其他收入等来源进行预测；支出预算应根据采购成本、管理费用、财务费用等支出项目进行详细测算。3.各部门应根据本部门的业务计划和工作安排，提出本部门的预算建议，经财务部门审核汇总后，报管理层审批。4.预算编制过程中应充分考虑各种因素的变化，如市场价格波动、政策调整等，预留一定的弹性空间，以应对可能出现的不确定性。（二）预算执行1.经批准的财务预算是采购机构年度财务工作的依据，各部门应严格按照预算执行，确保预算的严肃性。2.财务部门应建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行跟踪分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.各部门应按照预算控制各项支出，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序报管理层审批。4.对于预算执行过程中出现的超预算支出，应严格履行审批手续，说明原因和必要性，并采取相应的措施进行控制和纠正。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场环境变化、采购业务重大调整等不可抗力因素，导致原预算无法执行或需要调整预算的，采购机构应及时进行预算调整。2.预算调整应按照规定的程序进行，由各部门提出预算调整申请，经财务部门审核后，报管理层审批。3.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整的金额以及对预算执行的影响等情况。4.经批准的预算调整方案应作为预算执行的依据，各部门应严格按照调整后的预算执行。（四）预算考核1.采购机构应建立预算考核制度，对各部门的预算执行情况进行考核评价。2.预算考核应根据预算指标的完成情况、预算执行的合规性、预算管理的有效性等方面进行综合评价。3.预算考核结果应与各部门的绩效挂钩，对预算执行情况良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行惩罚。4.财务部门应定期向管理层报告预算考核情况，为管理层提供决策支持。四、收入管理（一）采购业务收入1.采购机构应按照采购合同的约定，及时收取采购业务收入。采购业务收入应按照规定的会计核算方法进行确认和计量。2.对于采购业务收入的收取，应建立严格的内部控制制度，确保收入的安全和及时入账。财务部门应定期核对采购业务收入的到账情况，及时发现和解决收入收取过程中存在的问题。3.采购机构应加强对采购业务收入的管理，严格按照国家税收法律法规的规定，及时足额缴纳相关税费。（二）其他收入1.采购机构的其他收入包括利息收入、租金收入、捐赠收入等。其他收入应按照规定的会计核算方法进行确认和计量。2.对于其他收入的取得，应建立相应的管理制度，明确收入的来源、收取方式、审批程序等。财务部门应定期核对其他收入的入账情况，确保收入的真实、准确。3.采购机构应加强对其他收入的管理，合理安排使用其他收入，提高资金使用效益。五、支出管理（一）支出审批1.采购机构应建立严格的支出审批制度，明确支出的审批流程和审批权限。所有支出必须经过审批后方可支付。2.支出审批应按照“分级负责、权责对等”的原则进行。一般支出由部门负责人审批；重大支出由管理层审批。3.支出审批应严格审核支出的真实性、合法性、合理性和必要性。对于不符合规定的支出，不得审批通过。4.财务部门应严格执行支出审批制度，对未经审批的支出不予报销。（二）采购支出1.采购机构的采购支出应按照采购合同的约定进行支付。采购支出应严格执行国家有关采购法律法规和政策的规定，确保采购活动的合法合规。2.采购支出应按照规定的会计核算方法进行确认和计量。财务部门应加强对采购支出的核算和管理，定期核对采购支出的金额和明细，确保采购支出的准确无误。3.采购机构应建立采购支出的跟踪机制，及时掌握采购项目的进展情况和资金使用情况，确保采购项目的顺利实施。（三）费用支出1.采购机构的费用支出包括管理费用、财务费用等。费用支出应按照规定的标准和范围进行控制，确保费用支出的合理合规。2.管理费用应根据采购机构的管理需要和实际发生情况进行核算和管理。财务部门应加强对管理费用的审核和监督，严格控制管理费用的支出水平。3.财务费用应根据采购机构的资金运作情况进行核算和管理。财务部门应合理安排资金，降低资金成本，提高资金使用效益。（四）支出核算与报销1.采购机构应按照国家统一的会计制度进行支出核算，确保支出核算的准确、完整。2.支出报销应严格按照规定的程序进行。报销人员应填写报销凭证，注明支出的内容、金额、用途等，并附上相关的发票、收据等原始凭证。经部门负责人审批后，报财务部门审核报销。3.财务部门应认真审核报销凭证，对不符合规定的报销凭证不予报销。对于手续不完备、内容不真实的报销凭证，应要求报销人员补充或更正。4.支出报销应及时进行，不得拖延。财务部门应定期清理报销款项，确保报销工作的及时、高效。六、资产管理（一）流动资产1.货币资金采购机构应加强对货币资金的管理，确保货币资金的安全。货币资金包括现金、银行存款和其他货币资金。现金管理应严格遵守国家现金管理规定。库存现金应实行限额管理，每日终了应及时盘点现金，确保账实相符。银行存款管理应加强对银行账户的管理，定期核对银行存款余额，及时发现和解决银行存款管理中存在的问题。其他货币资金管理应按照规定的用途使用，定期进行清查盘点，确保其他货币资金的安全和完整。2.应收账款采购机构应加强对应收账款的管理，建立应收账款台账，及时记录应收账款的发生、收回等情况。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，对逾期未收回的应收账款应及时采取措施进行催收。对于确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行核销，并报管理层审批。（二）固定资产1.固定资产购置采购机构应根据业务需要和预算安排，合理购置固定资产。固定资产购置应按照规定的程序进行审批，确保购置的固定资产符合采购机构的实际需要。固定资产购置应进行充分的市场调研，选择性价比高的产品。购置固定资产应签订合同，明确双方的权利和义务。2.固定资产折旧采购机构应按照国家统一的会计制度计提固定资产折旧。固定资产折旧应根据固定资产的性质和使用情况，合理确定折旧方法和折旧年限。财务部门应定期核对固定资产折旧的计提情况，确保折旧计提的准确无误。3.固定资产清查采购机构应定期对固定资产进行清查盘点，确保固定资产的账实相符。固定资产清查应每年至少进行一次。对于清查中发现的固定资产盘盈、盘亏等情况，应及时进行账务处理，并报管理层审批。（三）无形资产1.无形资产取得采购机构应根据业务需要和发展战略，合理取得无形资产。无形资产取得应按照规定的程序进行审批，确保取得的无形资产符合采购机构长期发展的需要。无形资产取得应签订合同，明确双方的权利和义务。取得无形资产应按照规定的方法进行计量，并及时入账。2.无形资产摊销采购机构应按照国家统一的会计制度对无形资产进行摊销。无形资产摊销应根据无形资产的使用寿命和经济利益实现方式，合理确定摊销方法和摊销年限。财务部门应定期核对无形资产摊销的计提情况，确保摊销计提的准确无误。3.无形资产清查采购机构应定期对无形资产进行清查盘点，确保无形资产的账实相符。无形资产清查应每年至少进行一次。对于清查中发现的无形资产盘盈、盘亏等情况，应及时进行账务处理，并报管理层审批。七、负债管理（一）短期负债1.采购机构的短期负债包括短期借款、应付账款、应付票据等。短期负债应根据采购机构的资金需求和经营情况合理安排。2.短期借款应按照规定的程序进行审批，明确借款金额、借款期限、借款利率等条款。短期借款应按时足额偿还，不得逾期。3.应付账款和应付票据应按照采购合同的约定及时支付，确保采购机构的商业信用。财务部门应定期核对应付账款和应付票据的余额，及时发现和解决债务支付过程中存在的问题。（二）长期负债1.采购机构的长期负债包括长期借款、长期应付款等。长期负债应根据采购机构的重大投资项目和长期发展规划合理安排。2.长期借款应按照规定的程序进行审批，明确借款金额、借款期限、借款利率、还款方式等条款。长期借款应按照借款合同的约定按时足额偿还本息。3.长期应付款应按照相关合同的约定及时支付，确保采购机构的合法权益。财务部门应定期核对长期应付款的余额，及时发现和解决债务支付过程中存在的问题。（三）负债风险控制1.采购机构应建立负债风险预警机制，定期对负债情况进行分析和评估，及时发现和防范负债风险。2.采购机构应合理控制负债规模，避免过度负债。在安排负债时，应充分考虑采购机构的偿债能力和资金流动性。3.采购机构应加强与债权人的沟通与协调，及时了解债权人的要求和意见，确保债务的按时足额偿还，维护采购机构的良好信用。八、财务报告与分析（一）财务报告1.采购机构应按照国家统一的会计制度编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主要报表以及相关附注。2.财务报告应真实、准确、完整地反映采购机构的财务状况、经营成果和现金流量情况。财务报告应经财务负责人审核签字后，报管理层审批。3.采购机构应定期向管理层、股东、监管部门等报送财务报告，为相关方提供决策支持。（二）财务分析1.采购机构应定期进行财务分析，对财务报告中的数据进行深入分析和研究，为管理层提供决策依据。2.财务分析应包括财务状况分析、经营成果分析、现金流量分析等主要内容。通过财务分析，应揭示采购机构存在的问题和风险，提出改进措施和建议。3.财务分析应采用科学的分析方法和指标体系，如比率分析、趋势分析、比较分析等。财务分析报告应语言简洁、逻辑清晰、重点突出。九、内部控制与审计监督（一）内部控制1.采购机构应建立健全内部控制制度，加强对财务活动的内部控制。内部控制制度应涵盖预算管理、收入管理、支出管理、资产管理、负债管理等各个方面。2.内部控制制度应明确各部门和岗位的职责权限，规范财务活动的操作流程，确保财务活动的合法合规、真实准确、安全有效。3.采购机构应定期对内部控制制度的执行情况进行检查和评价，及时发现和纠正内部控制中存在的问题，不断完善内部控制制度。（二）审计监督1.采购机构应接受内部审计