养老院行政管理台账标准目录

养老院行政管理台账标准目录引言养老院作为面向老年群体提供照护服务的专业机构，行政管理台账是保障运营合规性、服务质量稳定性及风险可控性的核心管理工具。通过建立标准化的台账体系，既能满足民政、卫健等部门的监管要求，也能为机构内部优化流程、沉淀经验、规避风险提供数据支撑。本文结合养老服务行业规范与实操需求，梳理行政管理台账的核心模块与具体内容，为养老机构精细化管理提供参考。一、基础管理台账（一）机构资质与备案管理机构证照档案：包含《民办非企业单位登记证书》《养老机构设立许可证》《食品经营许可证》（含食堂）、消防验收合格证等证照的原件扫描件、有效期跟踪表，以及年检、换证相关材料。备案管理记录：民政部门备案回执、变更备案材料（如地址、服务范围调整）、政策合规性自查报告（含养老服务标准、收费备案等）。（二）规章制度台账内部制度汇编：涵盖人事管理、服务规范、安全管理、财务审批、应急处置等制度文本，配套制度修订记录（修订原因、版本号、生效日期）。制度宣贯记录：员工培训签到表、制度解读会议纪要、线上学习台账（含学习时长、考核成绩）。（三）会议管理台账管理层会议：院长办公会、理事会（如需）的会议纪要（含决议事项、责任人、完成时限）、议题提案表。员工大会：季度/年度员工大会记录（含政策传达、问题反馈、表彰通报）、分组讨论纪要。专项会议：安全专题会、服务质量分析会等会议材料（含会议议程、参会人员、行动项跟踪表）。（四）工作计划与总结年度/季度计划：机构发展规划、部门工作计划（含服务目标、人力配置、预算安排）、重点项目推进表。月度/季度总结：运营数据汇总（入住率、投诉率、满意度等）、目标完成度分析、问题反思与改进措施。（五）应急管理预案预案文本：消防、食品卫生、疫情防控、老人突发疾病、自然灾害等专项应急预案，配套应急组织架构图、联系人清单。演练记录：演练方案、现场照片/视频、参与人员签到表、演练评估报告（含改进建议）。应急物资清单：急救药品、消防器材、防疫物资等的库存台账、更新记录、检查报告。二、人员管理台账（一）员工档案管理基础档案：员工入职登记表、身份证复印件、学历/资格证书（护理员证、健康证、营养师证等）、劳动合同、离职证明（含离职原因分析表）。健康管理：员工年度体检报告、传染病筛查记录、健康异常跟踪表（如慢性病管理）。（二）培训管理台账培训计划：年度培训规划（含护理技能、安全操作、心理疏导等主题）、月度培训排期表。培训实施：培训课件、讲师信息（内部/外部）、培训签到表、考核成绩单（理论/实操）、培训效果评估表（员工自评、上级评价）。继续教育：员工外出学习证明、行业会议参会记录、证书续期材料（如护理员证复审）。（三）考勤与绩效管理考勤记录：每日考勤表（含迟到、早退、请假统计）、月度考勤汇总表、异常考勤说明（如病假证明、事假审批单）。绩效考核：考核方案（含KPI指标，如服务投诉率、老人满意度、工作完成率）、月度/季度考核评分表、绩效面谈记录、奖惩记录（表彰通知、处罚决定书）。（四）人员变动管理招聘管理：招聘需求表、简历筛选记录、面试评价表、录用通知书、试用期评估报告。离职管理：离职申请单、离职面谈记录（含离职原因分类统计，如薪资、职业发展、工作强度等）、离职人员交接清单（含工作、物资、档案交接）。三、安全管理台账（一）安全制度与责任安全责任制：安全管理组织架构图、岗位安全责任书（含院长、部门负责人、一线员工职责）、安全考核办法。安全制度：消防安全、食品安全、设施安全、老人安全（防跌倒、防走失）等制度文本，配套制度执行检查清单。（二）安全检查与整改日常检查：每日安全巡查表（含消防设施、电器设备、食品卫生、老人房间安全等）、每周部门联合检查记录、月度安全大检查报告（含问题照片、整改责任人、期限）。专项检查：节假日安全检查、季节性安全检查（如夏季防汛、冬季防滑）、第三方安全审计报告。整改跟踪：问题整改台账（含问题描述、整改措施、完成情况、复查结果）、逾期未整改问题升级处理记录（如上报管理层、约谈责任人）。（三）事故与事件管理事故记录：老人跌倒、烫伤、走失、食品变质等事件的《事件报告单》（含时间、地点、经过、涉事人员）、医疗处置记录（如送医诊断、用药清单）。事件分析：事件原因分析报告（人、机、环、管四要素分析）、改进措施落实跟踪表、家属沟通记录（含沟通内容、家属反馈、协议书）。（四）消防管理消防设施台账：灭火器、消火栓、烟感报警器、应急灯等的型号、位置、检查周期、维护记录（含维修/更换日期、费用）。消防通道管理：通道畅通检查记录、疏散路线图更新记录、消防演练关联记录（同应急管理预案）。（五）防疫管理防疫制度：疫情防控预案、访客管理规定、员工健康监测制度、老人健康监测制度。防疫记录：员工每日体温/健康码台账、老人每日体温/症状监测表、物资采购记录（口罩、消毒液、抗原试剂等）、核酸/抗原检测记录（含检测日期、结果）、疫苗接种台账（员工、老人接种情况统计）。四、服务管理台账（一）老人档案管理基础档案：老人入住申请表、身份证/户口本复印件、家属联系方式、紧急联系人信息、入住评估报告（含身体状况、自理能力、特殊需求）。健康档案：既往病史、过敏史、定期体检报告（每半年/年）、用药清单（含处方药、非处方药）、慢性病管理记录（如血压、血糖监测表）。服务协议：入住合同（含服务内容、收费标准、权利义务）、家属授权书（如医疗决策权、财务代管）、协议变更记录（如服务升级、费用调整）。（二）服务记录管理生活照料：每日护理记录（含起床、洗漱、用餐、如厕、翻身等服务时长、执行人）、特殊护理记录（如压疮护理、鼻饲护理）、家属沟通记录（含服务反馈、需求调整）。医疗护理：医生巡诊记录（含诊断意见、医嘱）、护士护理记录（含输液、注射、伤口换药）、紧急医疗处置记录（同事故管理）。精神慰藉：心理疏导记录（含疏导主题、老人情绪变化）、文化娱乐活动参与记录（如书法课、合唱队出勤）、家属探视记录（含探视时间、互动内容）。（三）满意度与投诉管理满意度调查：月度/季度满意度问卷（含服务态度、餐饮质量、环境设施等维度）、调查结果统计分析（如得分分布、差评项归类）、改进措施关联记录（同问题整改）。投诉处理：投诉登记表（含投诉人、时间、事由、涉及部门/人员）、投诉处理单（含调查过程、责任认定、处理结果、家属确认签字）、投诉整改跟踪表（含重复投诉分析）。（四）服务质量评估内部评估：季度服务质量自查报告（含服务流程合规性、护理技能达标率）、老人能力再评估记录（每半年/年，调整护理等级）。外部评估：民政部门抽检报告、第三方机构评估报告（如星级评定、服务质量认证）、评估问题整改台账（同安全整改）。五、财务管理台账（一）收支管理台账收入管理：入住费用台账（含月费、押金、一次性收费）、政府补贴记录（如运营补贴、床位补贴）、其他收入（如捐赠、活动收入）、发票/收据存根（按编号整理）。支出管理：人员费用（工资、社保、福利）、物资采购（食品、耗材、设备）、服务外包（如医疗外包、保洁外包）、水电费、维修费、财务报表（月度/季度/年度收支明细表、利润表）。（二）物资采购财务台账采购申请：部门采购需求单（含物资名称、数量、预算、用途）、采购审批单（含审批人、审批意见）。采购合同：供应商合同（含供货周期、质量标准、付款方式）、比价记录（三家及以上供应商报价单）、验收单（含物资数量、质量验收结果、验收人签字）。付款管理：付款申请单（含合同金额、已付金额、应付金额）、发票台账（含发票号码、开票日期、金额、是否抵扣）、付款凭证（银行转账记录、现金支出单）。（三）固定资产管理资产台账：固定资产清单（含设备名称、型号、购置日期、价值、使用部门）、资产标签（含唯一编号、责任人）、资产折旧记录（按会计制度计提折旧）。资产维护：设备维修记录（含故障描述、维修费用、维修后验收）、资产盘点表（季度/年度盘点，含盘盈/盘亏分析）、资产处置记录（报废、转让、捐赠的审批单、处置收入/支出）。（四）财务审计与合规审计报告：年度财务审计报告（第三方审计）、内部审计记录（含财务流程检查、费用合规性审查）。税务管理：纳税申报表（增值税、所得税等）、税收优惠申请材料（如小微企业减免、养老服务免税政策）、社保缴费台账（含员工社保明细、缴费凭证）。六、物资管理台账（一）物资采购管理采购计划：年度/季度物资需求计划（含食品、耗材、设备、办公用品）、采购预算表（按类别分解预算）。供应商管理：供应商档案（含营业执照、资质证书、合作评价）、供应商考核表（按供货质量、价格、时效评分）、合格供应商名录（动态更新）。（二）库存管理台账入库管理：入库单（含物资名称、数量、批次、保质期、入库日期、经办人）、库存台账（按类别分库管理，如食品库、耗材库、设备库）、保质期预警表（临近过期物资清单、处理方案）。出库管理：出库单（含领用部门、领用人、用途、数量）、领料台账（按部门统计月度领用金额）、库存盘点表（月度/季度盘点，含盈亏原因分析）。（三）设施设备维护管理设备档案：大型设备（如电梯、康复器械、厨房设备）的使用说明书、维修手册、保修合同。维护计划：年度维护计划（含设备名称、维护项目、周期）、维护记录（含维护日期、维护内容、费用、维护人员）、故障报修单（含报修时间、故障描述、维修进度）。（四）耗材与低值易耗品管理耗材台账：护理耗材（纸尿裤、消毒用品）、办公用品（打印纸、笔）等的领用记录、库存预警（低于安全库存提醒）。低值易耗品：如床上用品、餐具等的采购、领用、报废记录（含使用周期、损耗率分析）。七、档案管理台账（一）文书档案管理行政文件：上级部门来文（含民政、卫健、消防等部门文件）、机构发文（含通知、公告、请示）、收发文登记薄（按文号、日期、主题分类）。合同协议：服务合同、采购合同、劳动合同、合作协议等的分类归档（按有效期、类型编号）、合同到期提醒表（提前3个月预警）。（二）服务档案管理老人档案：按入住时间、房间号、护理等级分类归档（同服务管理台账）、档案借阅登记薄（含借阅人、用途、归还日期）、档案销毁记录（到期档案销毁审批单、销毁清单）。（三）基建与设施档案基建档案：房屋产权证明、装修改造图纸（含水电布局、消防改造）、验收报告（含装修、消防、环评）。设施档案：同物资管理台账的设备档案，补充设施巡检记录（如电梯年检报告、消防设施检测报告）。（四）电子档案管理电子文件：重要文档的电子备份（按类别建立文件夹，如“2024年-行政文件”“老人档案-张三”）、备份记录（含备份日期、存储位置、校验码）、电子档案借阅权限管理（含权限设置、操作日志）。八、监督与改进台账（一）内部监督检查自查清单：按部门/岗位制定自查表（如护理部自查服务流程、财务部自查费用合规）、自查报告（含问题数量、整改率）。交叉检查：部门间交叉检查记录（如后勤部检查护理部设施安全、护理部检查后勤部食品卫生）、检查问题移交单（含责任部门、整改要求）。（二）外部评估与反馈监管反馈：民政、卫健等部门检查反馈单（含问题清单、整改要求）、监管部门回访记录（含整改验收结果）。家属与老人反馈：家属座谈会记录（含意见建议、需求调研）、老人心声采集（如个别访谈、意见箱反馈）。（三）问题整改与跟踪整改台账：整合安全、服务、财务等模块的问题，建立统一的整改台账（含问题来源、整改责任人、完成时限、验证结果）、整改逾期升级机制（如约谈、绩效扣分）。（四）持续改进管理改进提案：员工改进提案表（含提案人、改进建议、预期效果）、提案评审记录（含评审意见、采纳情况）、改进实施跟踪表（含实施进度、