房地产租赁管理系统使用手册

房地产租赁管理系统使用手册一、系统概述本系统聚焦房地产租赁业务全流程管理，覆盖房源管理、租户管理、合同管理、租金管理、报表统计等核心模块，支持多角色协同（管理员、租赁专员、财务人员、物业人员等），助力企业规范租赁流程、降低管理成本、提升服务响应速度。（一）适用对象企业管理员：负责系统权限配置、基础数据维护、全局流程管控。租赁专员：处理房源发布、租户签约、合同续签/终止等业务。财务人员：管理租金收缴、费用核算、财务报表生成。物业人员：关联房源报修、设施维护等售后环节（若系统集成物业模块）。（二）系统登录1.打开系统指定网址（或客户端），进入登录界面。2.输入账号（员工工号/分配的登录名）、密码（首次登录后建议修改），点击「登录」。3.若忘记密码，点击「忘记密码」，通过绑定的邮箱/手机验证后重置。二、核心功能模块操作指南（一）房源管理1.房源信息维护新增房源：进入「房源管理」→「房源列表」→「新增房源」，填写基础信息（地址、建筑面积、户型、装修情况）、租金信息（租金金额、支付周期、押金规则）、配套设施（电梯、车位、家电等），上传房源实景图/户型图，选择「房源状态」（待租/已租/维护中），点击「保存」完成录入。编辑/删除房源：在房源列表中找到目标房源，点击「编辑」可修改信息；若房源无关联合同/租户，点击「删除」可移除（已租房源需先终止合同再操作）。2.房源状态管理待租房源：可直接发布至对外渠道（如企业官网、合作中介平台），点击「发布」后，系统自动同步房源信息至已配置的渠道。已租房源：合同生效后自动变为“已租”，到期前30天系统会推送提醒至租赁专员，可提前沟通续租。维护中房源：因设施维修/装修暂停出租，需填写维护原因、预计恢复时间，维护完成后手动切换为“待租”。（二）租户管理1.租户信息建档租赁专员在「租户管理」→「新增租户」中，填写租户姓名/企业名称、联系方式、身份证号（或营业执照号）、紧急联系人等信息，上传身份证明文件（支持PDF/图片格式），点击「保存」生成租户档案。2.租户签约与续约签约：在房源列表选择“待租”房源，点击「签约」，关联已建档的租户，系统自动生成合同模板（可自定义合同条款），填写合同期限（生效日、终止日）、租金支付方式（月付/季付/年付）、违约责任等，双方确认后点击「签署」（支持电子签章或线下签字扫描上传）。续约：合同到期前，系统推送续约提醒，点击「续约」可复用原合同条款或修改内容，重新签署后更新合同状态。（三）合同管理1.合同全生命周期管理合同查看：在「合同管理」→「合同列表」中，可按“待签署”“已生效”“已终止”筛选，点击合同编号查看详情（含租金明细、附件、履约记录）。合同终止：若租户提前退租或合同到期不续约，点击「终止合同」，选择终止原因（如租户违约、正常到期），上传解约协议（若有），系统自动更新房源状态为“待租”（需确认房屋已验收）。2.合同预警与提醒系统自动监控租金逾期（逾期1天/3天/7天分别触发不同等级提醒）、合同到期（提前30天/15天/7天推送提醒），提醒信息将通过系统消息、邮件或短信发送至对应负责人。（四）租金管理1.租金账单生成合同生效后，系统按支付周期自动生成租金账单（含租金、物业费、水电费等），财务人员可在「租金管理」→「账单管理」中查看、核对。2.租金收缴与核销收缴登记：收到租户付款后，点击「标记已缴」，填写付款方式（转账/现金/线上支付）、付款金额、付款日期，上传付款凭证（如转账截图）。核销管理：若租户存在欠费/多缴，可在账单详情中进行「费用核销」，系统自动计算剩余欠款或可抵扣金额。（五）报表统计1.数据报表生成管理员/财务可在「报表中心」选择报表类型（如房源出租率报表、租金收缴率报表、租户续约率报表），设置时间范围（日/周/月/年），点击「生成报表」，支持导出为Excel/PDF格式。2.数据分析与可视化系统内置图表工具（柱状图、折线图、饼图），可直观展示房源分布、租金走势、租户构成等数据，点击图表可查看明细，辅助管理层决策。三、系统设置与权限管理（一）用户权限配置（管理员操作）进入「系统设置」→「用户管理」，点击「新增用户」，填写姓名、账号、所属部门，勾选角色权限（如管理员可勾选“系统设置、数据导出”，租赁专员勾选“房源管理、租户签约”），设置密码后点击「保存」。若需调整权限，在用户列表中点击「编辑权限」，勾选/取消权限项即可。（二）基础数据维护字典管理：可自定义房源类型（如住宅、商铺、写字楼）、租金支付周期（如月付、季付）、合同状态等基础数据，确保业务术语与企业实际一致。系统参数设置：设置租金逾期提醒天数、合同到期提醒周期、报表默认导出格式等全局参数。四、常见问题与解决方案（一）登录类问题问题：提示“账号或密码错误”。解决：检查账号是否为工号/分配的登录名，密码是否区分大小写；若忘记密码，通过「忘记密码」重置。（二）数据提交类问题问题：提交房源/租户信息时提示“字段格式错误”。解决：检查必填字段（如身份证号、租金金额）的格式是否正确（如金额需为数字，身份证号需为18位），图片/附件大小是否超过限制（建议≤5M）。（三）报表导出问题问题：点击「导出报表」无反应或导出文件损坏。解决：更换浏览器（推荐Chrome、Edge），清理缓存后重试；若仍异常，联系系统管理员检查服务器配置。五、联系与反馈若在使用中遇到手册未覆盖的问