企业业务招待礼品管理规范

企业业务招待礼品管理规范为规范企业业务招待礼品的管理，确保礼品使用合规、透明、高效，维护企业形象与合作关系，同时合理控制成本，结合企业实际运营需求，特制定本管理规范。本规范适用于企业各部门在业务拓展、客户维护、商务洽谈等场景中涉及的礼品采购、使用及管理活动。一、基本原则业务招待礼品管理需遵循以下原则：合规性：严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部制度，杜绝赠送现金、有价证券、奢侈品等违规物品，确保礼品来源、使用流程合法合规。适度性：礼品选择以体现企业诚意、符合业务需求为核心，避免过度馈赠或形式化浪费，兼顾企业形象与成本控制。透明性：礼品采购、审批、使用全过程需留痕可查，台账清晰，报销凭证真实完整，接受内部监督与审计。节约性：优先选择性价比高、实用且符合企业形象的礼品，避免盲目追求高价或奢华，合理优化采购成本。二、礼品范围与标准（一）礼品范围界定业务招待礼品指企业为维护客户关系、促进业务合作、开展商务活动而向外部单位或个人赠送的物品，包括但不限于：企业定制纪念品（如印有企业标识的文具、工艺品等）；地方特色产品（如特产、文创产品等）；实用型礼品（如茶具、书籍、数码配件等）；节日慰问品（如中秋月饼、春节礼盒等，需符合廉洁规定）。禁止赠送：现金、购物卡、名贵烟酒、奢侈品、与业务无关的高价值物品，以及法律法规禁止赠送的物品。（二）礼品价值标准礼品价值需结合业务场景、客户层级、活动性质合理设定，具体标准如下（企业可根据实际预算及行业特点细化）：日常业务招待：单份礼品价值原则上不超过合理范围，以实用、轻便为宜；重要商务活动（如战略合作洽谈、大型项目签约等）：经分管领导审批后，单份礼品价值可适当提高，但需说明事由并留存审批记录；节日客户维护：以节日慰问为目的的礼品，需符合廉洁自律规定，避免过度包装或高价值馈赠，同一年度内对同一客户的节日礼品总价值需控制在合理区间。三、审批与采购管理（一）审批流程业务部门因工作需要赠送礼品时，需提前填写《业务招待礼品使用申请表》，注明事由、礼品类型、预算、受礼对象、预计赠送时间等信息，经以下流程审批：1.部门负责人初审：确认事由合理性、礼品标准合规性；2.分管领导审批：对重要或超标准的礼品使用进行复核；3.财务部门备案：涉及预算支出的，需经财务部门确认资金来源合规。*注：单次礼品采购或使用金额超出常规标准的，需报总经理办公会审议。*（二）采购管理1.采购渠道：礼品采购优先从企业合格供应商名录中选择，确保质量可靠、价格合理、服务合规；如需新增供应商，需经采购部门、质检部门联合评估，避免利益关联。2.采购流程：经审批后的礼品需求，由采购部门或行政部门按企业采购制度执行，签订采购合同（或订单），明确质量标准、交货时间、售后责任等。3.验收与入库：采购礼品到货后，由行政部门指定专人验收，核对数量、质量、规格与采购单一致后，办理入库手续，登记《礼品管理台账》（记录名称、数量、价值、供应商、入库时间等）。四、发放与使用规范（一）领用流程业务人员领用礼品时，需凭审批通过的《礼品使用申请表》到行政部门（或仓库）办理领用，登记《礼品领用登记表》，注明领用人、领用时间、礼品类型、数量、受礼对象等信息，确保责任到人。（二）使用要求1.赠送礼品时，需附企业名片或合规说明（如“感谢支持，祝您工作顺利”等），体现企业诚意与合规性，避免私下交易或变相利益输送。2.严禁截留、挪用、私自处理礼品，不得将业务招待礼品发放给内部员工（员工福利类礼品需走单独审批流程）。3.礼品赠送后，业务人员需在3个工作日内反馈使用情况（如受礼对象签收确认、活动效果等），并更新《礼品使用台账》。五、登记与备案管理（一）台账管理行政部门需建立《业务招待礼品管理台账》，全程记录礼品的采购、入库、领用、赠送情况，确保每笔礼品流向可追溯。台账内容包括：采购信息：日期、供应商、礼品名称、数量、单价、总金额、审批单号；入库信息：入库时间、验收人、质量状态；领用信息：领用人、领用时间、事由、受礼对象；赠送信息：赠送时间、反馈情况、凭证编号。（二）报销与凭证管理业务人员报销礼品费用时，需提供以下凭证：1.审批通过的《礼品使用申请表》；2.采购发票（或合规收据）、采购合同（或订单）复印件；3.领用记录、赠送反馈单（或受礼对象签收凭证，如邮件、短信确认截图等）。财务部门需严格审核凭证的真实性、合规性，确认无误后方可报销，报销凭证需存档至少3年。（三）定期盘点行政部门每季度对礼品库存进行盘点，核对台账与实物数量、价值是否一致，形成《礼品盘点报告》，报分管领导及财务部门备案。如发现账实不符，需立即查明原因，追究相关人员责任。六、监督与考核机制（一）内部监督审计部门、纪检小组定期对礼品管理流程进行抽查，重点检查：审批流程是否合规，有无超标准、无审批赠送行为；台账记录是否完整，凭证是否真实；库存盘点是否准确，有无私自挪用、浪费现象。对检查中发现的问题，需下达整改通知书，限期整改，并跟踪复查。（二）违规处理对违反本规范的行为，视情节轻重处理：情节轻微（如台账填写不规范、报销凭证不全）：责令限期整改，对责任人进行批评教育；情节较重（如超标准采购、私自赠送礼品）：扣罚责任人当月绩效，取消部门年度评优资格；情节严重（如虚报冒领、利益输送）：给予纪律处分，追回损失，涉嫌违法的移交司法机关。（三）考核机制将礼品管理合规性纳入部门绩效考核，与个人评优、晋升、奖金发放挂钩。每年评选“礼品管理合规标兵部门/个人”，给予表彰奖励。七、附则1.本规范由企业行政部负责解释，各部门可结合实际制定实施细则，但不得与本规范冲突。2.本规范自发布之日起施行，原有相关