置业公司规章制度及业务流程手册

年4月19日置业公司规章制度及业务流程手册文档仅供参考河南升龙置业有限公司规章制度及业务流程手册一、管理制度及业务流程1、会议制度会议制度为使各部门信息充分共享,以利于公司整体工作进度的统筹安排,提高工作效率,特制订本会议制度:周例会主持与记录:综合管理部负责召集,总经理主持;总经办秘书担任会议纪要。时间:每周六上午9:30地点:会议室例会内容:各部门责任人就本周已完成的工作业绩或工作进度进行沟通,协调部门与部门之间的工作,解决各部门沟通中出现的脱节,对相关业务、实施方案加以说明,相互协助共同解决问题。主持与记录:由各部门主管召集并主持;可由主管安排本部门员工轮流进行会议记录。地点:各部门自定参加人员:各部门主管、各部门全体员工。例会内容:总结本周工作情况,提出对上周工作情况的完善和解决的建议,制定汇报下周工作计划,并安排实施。注:1、所有应参会人员均不得缺席、迟到、早退。2、每日会议纪要于当天18:00点之前由总经办秘书呈送至总经理室。

3、周例会参会人员须到场,故周六各部经理不得调休。4、各部门人员每周五中午12:00前须将本周的工作总结及下周工作计划交至综合管理部,并由综合管理部档案人员编号存档以备查。后附<会议纪要>会议纪要会议名称会议时间会议地点会议主持记录人缺席名单出席名单会议内容落实人会议记录(签章)2、工装管理制度工装管理制度1目的为树立和保持公司良好的社会形象,进一步规范员工工作服装(以下简称”工装”)的正确使用管理。2范围公司各个部门及分公司均适用。3参考文件<员工手册>4定义无5职责5.1公司综合管理部5.1.1全面负责制定公司工装及管理制度;5.1.2负责定制员工工装;5.1.3监督、检查各部门、分公司工装使用情况;5.1.4计算、退还由员工个人承担部分的工装费用。5.2各部门、分公司负责人5.2.1负责对员工着装进行监督管理;5.2.2指定使用人负责保管各自工装;5.2.3审批员工工装领取申请;5.2.4在部门/分公司负责人的授权下对工装及的使用进行登记。5.3部门员工5.3.1申请、领用员工工装,并对所领用的工装负有保管责任;5.3.2按照公司相关规定承担工装相关费用。6程序6.1工装的定制6.1.1工作服装的定制由公司综合管理部安排制作商承制;6.1.2工作服装大小尺码由承制商套量而定。6.2工装的发放和领取6.2.1工装由公司综合管理部负责发放,工装发放对象为公司正式员工。试用期未满的员工(含临时工)服装自备,但需符合公司着装的基本要求。6.2.2员工转正后须完清相关个人资料(部分岗位需提供保证/担保资料)后方可领取工作服。6.2.3员工工装领取数量为:6.2.3.1男性员工:西装二套、长袖衬衫二件、短袖衬衫二件、领带二条;6.2.3.2女性员工:西装二套、长袖衬衫二件、短袖衬衫二件、短裙二条。6.2.4工装的领取程序6.2.4.1各部门员工须先填写<工装领用申请表>,经部门/公司负责人签字同意;6.2.4.2部门员工将经所属部门的负责人批准报综合管理部,由经办人填写<工作请示单>,经公司领导审批经过后方可安排承制商制作。6.3工装的管理6.3.1工装费用的管理6.3.1.1公司员工自动离职者,自转正后起算,按工作时间长短进行服装归属管理。在公司工作满半年者,服装归个人所有;满三个月而未满半年离职者,需缴纳服装购置费的30%,服装归个人所有;转正而工作未满三个月者,需缴纳服装购置费的80%,服装归个人所有,转正而未满一个月者,需缴纳全款,服装归个人所有。衬衣价格不再计入其中。6.3.1.2公司在年度预算计划中须按照员工增长比例计算列入员工置装费用;综合管理部在购制员工工装时须报请公司总经理审核经批准后按审批的费用总额控制执行。6.3.1.3属领导特批发放的服装,个人工作未满三个月离职者需缴纳服装购置费的50%,服装归个人所有。工作超三个月而未满半年,因特殊原因公司未录用的,个人需缴纳服装购置费的50%,服装归个人所有;工作满半年而公司未录用者,服装归个人所有。6.3.1.4从公司调离到关联公司的,其服装随其调离,新接受的公司不再制作服装。6.3.1.5换发的服装,自换之日起在公司继续工作满三个月归个人所有。不满三个月则依原价的30%购置。6.3.1.6公司转正的正式员工被开除、辞退的,依离职时间按第五项第6.3.1.3条执行扣款。6.3.1.7正常退休人员的工装,归个人所有,公司不再收取任何费用。员工工装采购发放管理流程:综合管理部发放综合管理部综合管理部发放综合管理部采购综合管理部7天内通知本人量体综合管理部发工作请示单(已转正)自动离职折价购置综合管理部自动离职折价购置综合管理部从薪水扣除员工个人穿着保管转正后满6个月转正后满6个月归属个人综合管理部综合管理部两年换发6.3.2工装的保管6.3.2.1工装的保管由使用人自行负责;6.3.2.2工装的使用年限为2年,按领用之日起算。6.3.2.3凡工作服如未达使用年限而丢失、被盗、破损时,由保管人本人提出补发申请,交公司综合管理部重新制发,其费用全部由本人承担。6.4员工着装规定6.4.1员工工装原则上为员工上班时间内的专用服装,运营部员工在上班时间内必须穿着工装,其它部门周一至周四须穿着工装。6.4.2员工上班时间外出可根据情况决定是否着工装。6.4.3所有员工的工装应保持整洁,经常清洗。6.4.4公司员工穿着工装时必须佩带工作牌。6.4.5男性员工着装须系领带;着衬衣时,不得挽起袖子或不系袖扣;不得穿着白色袜子;女性员工在穿着短裙时必须穿肉色丝袜。6.4.6员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳,并一般不准留胡子;女职员上班提倡化淡妆,金银或其它饰物的佩戴应得当。6.5附则6.10.1处罚规定6.10.1.1违反着装规定的处罚A公司行政人事部不定期检查公司各部门员工着装是否符合规定。凡在检查中发现违反上述规定的员工,应责令其立即纠正,并开具<违纪提示单>,给予20元／次。对连续两次检查中发现的违纪员工,按上述罚款金额加倍处罚,并对违纪员工给予行政记过处分直至给予辞退或除名处理。B各部主管应积极配合,督促本部门员工遵守本规定。一个月累计员工违反本规定人次超过该部门员工总数40％的,该部门主管罚款100元。C综合管理部每月集中将检查到的违纪员工罚款及部门主管罚款从违纪员工及部门主管的工资中扣除,并在公司内予以通报。3、办公室管理制度办公室管理制度1、目的:为加强我公司内部管理,规范办公秩序和员工行为,优化工作环境,提高工作效率,确保公司各项工作的正常开展,特制定本制度。2、职责:2.1公司综合管理部负责员工管理规定的修订、解释和执行检查。2.2公司各部门领导按照本规定负责本部门员工的日常管理和监督。2.3公司全体员工均需严格遵守本规定。3、安全、卫生管理办法维护乱倒茶水,不在非吸烟区吸烟,不提倡在办公区域进食公司办公场所须保持整洁、有序的办公环境以提高员工的工作效率,提升公司的对外形象。办公场所严禁吸烟,注意用电安全,严禁乱拉线、乱搭线以及违章使用电器;注意防火,如发现事故苗头,必须立即处理并及时报告综合管理部,及时消除隐患。3.3保持办公桌面整洁,物品摆放有序,不在挡板上贴挂装饰品,报纸应及时整理并放置于报架。3.4员工外出时桌椅、抽屉应及时复位并注意锁闭抽屉。注意将贵重物品、重要文件妥善保管,人员离开应将抽屉或保险柜锁好,提高防盗意识。不要在办公桌存放大量现金或贵重物品,以免意外损失。3.5公司综合管理部不定期开展卫生检查活动,对各部门的环境卫生情况进行评比并给予公开通报。4、办公秩序4.1公司所有员工应严格遵守公司考勤制度,上下班按时签到(退)。4.2公司员工应保持通讯工具24小时畅通,以便工作联系沟通。4.3办公时间必须坚守工作岗位,需暂时离开时应与同事交代,并说明事由。4.4注意保持良好的上班秩序,不溜岗、串岗、不闲聊和大声喧哗。领导同意,员工工作前,工作中不准饮酒。4.7爱护公司财物和办公设备,轻拿轻放,不得随意拆卸、改装办公设备和电器;未经许可,不得公物私用。4.8保管好各自的领用物品,未经许可不得随意使用她人物品。4.9办公用品、水电的使用,提倡节约,避免不必要的浪费;下班应随手锁门、落窗、关闭所有电源。5、言行仪表5.1员工必须统一穿着公司制服,佩戴胸牌,保持制服笔挺整洁。未领取制服的新员工必须穿着类似的职业装。工作日应按季节变化穿着公司配发的制服,注意保持仪表的整洁、大方、得体,注意维护公司的形象。男员工不可留长发。(办公室周一至周四;项目现场周一至周六)5.2男员工必须理短发、系领带、衬衫下摆应扎在皮带内、穿黑色皮鞋;女员工必须保持清雅、淡妆,不得穿拖鞋上班。5.3办公期间,员工应使用普通话和文明用语;电话联系尽量不超过三声铃响(包括附近无人接听的办公电话),使用文明的语言和手势动作,任何电话接听统一使用礼貌用语——”您好,哈曼斯商业公司”。上班期间严禁使用电话聊天,工作通话应简明扼要。5.4接待客户(客人)应在会客区接待,外来人员未经批准不得进入办公区域;未经批准,严禁外来人员使用本公司电脑设备。6、严守机密6.1不得将公司重要决策、营销信息和其它业务资料泄露给她人。6.2本人不在岗位时,应关闭电脑,不得将公司重要文件和资料摆放在桌面上。6.3公司员工严守机密,不得将公司重要决策、信息和业务资料泄露她人,员工不在岗位时,不得将重要文件和资料摆放在桌面上;员工之间严禁相互打听和对外泄露薪酬情况7、罚则7.1综合管理部根据本规定,对公司全范围开展定期和不定期检查;各部门领导根据本规定,对本部门员工进行监督检查。发现违规者,给予警告(书面或口头)、通报批评、经济处罚、辞退及开除等不同等级的处罚。7.1.1违反”办公环境”有关规定,每项处罚10元;7.1.2违反”办公秩序”有关规定,4.1、4.3项按公司有关考勤制度处理;4.2项中高管职员若无故停止通讯联系每次50元;其余各项处罚20元;7.1.3违反”言行仪表”中有关规定,每项处罚10元;7.1.4违反”严守机密”中有关规定,每项处罚50元;7.1.5违规行为情节严重或屡教不改者,给公司造成极大不良影响或经济损失,根据实际情况经综合管理部审核报总经理批准后处理。7.2员工违规,其直属上级主管对违规行为未做出相应有效措施者附连带责任。7.3监督检查人员(包括综合管理部员工及各部门领导)一旦发现违规情况,可在<员工处罚单>上填写违规事件及处罚意见,由当事人或见证人签字确认后,监督检查者核实报综合管理部备案。7.4员工对违规行为处理结果有争议者,以书面报告形式向综合管理部或上级领导提出上诉。综合管理部将针对上诉情况进行调查和反馈。4、办公用品管理制度办公用品管理制度第一条为规范采购程序,降低采购成本,保证日常办公需要,特制订本制度。第二条本制度所称办公用品分为日常消耗品、管理用品和办公设备三类2.1日常消耗品:铅笔、自动铅笔、签字笔、水笔芯、水彩笔、文件册、文件袋、文件夹、文件框、橡皮、印泥、印油、圆珠笔、蜡笔、钢尺、荧光笔、信封、大头针、回形针、浆糊、工号牌、保安帽徽、便签本、便条纸、标签纸、长尾夹、传真纸、档案袋、档案盒、笔记本、拉杆夹、皮筋、刀片、订书针、稿纸、拷贝纸、口取纸、宽胶带、固体胶、双面胶、胶水、透明胶、涂改液、饮用水、矿泉水、电池、复印纸、复印机加粉、打印机墨盒、打印机加粉、光盘、海绵缸、凭证封皮、凭证盒、手套、传真机色带、铁甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷纸、手纸、固体清新剂、喷壶、热得快、清洁剂、粘勾、尘推、小水桶、打扫把等;2.2管理用品:笔筒、剪刀、裁纸刀、订书机、起钉器、三角板、三棱尺、排插、卷笔刀、直尺、台式笔、脸盆、香皂盒、地毯、双面玻璃擦、网线、空白DV带、鼠标、纸篓、激光笔、计算器等;2.3办公设备:函数计算器、复印机、电脑、保险柜、打印机、路由器、传真机、电脑服务器、铁皮柜、文件柜、装订机、验钞机、饮水机、打卡机、安全帽、数码相机、U盘、桌子、椅子、笔记本电脑、移动硬盘、微波炉、投影仪、DV机、碎纸机、广联达软件、音响、彩电、液晶电视、空调、摄像机、录音笔、冰箱、铁锹、军用被子、武装带、被罩、帽子、领带、床单、枕头、床垫、加湿器、真皮座椅、电暖器、更衣柜、网卡等;2.4办公用品管理原则:采购环节与日常管理环节分开,入库、出库手续齐全,盘点和核查相结合。2.5日常办公用品必须有充分的库存,能够保证日常需要,色带、电池、墨盒、硒鼓等要控制库存,管理部门按照需求临时申请采购。第三条办公用品的采购管理3.1申购环节3.1.1日常消耗品和管理用品的购买,每月25日由公司各职能部门的资产管理员将填写好的次月<日常消耗品申请单>(附表一)经部门经理审签后,送达综合管理部采购员处。采购员汇总各职能部门的<日常消耗品申请单>后,于每月26日交综合管理部经理审核后,方可购买。<日常消耗品申请单>应有”上月金额”、”本月金额”、”本月累计金额”栏目,由采购员填写。3.1.2办公设备的购买,由公司各职能部门使用人填写<资产购置请购单>(附表二)经部门经理审签后,报综合管理部。综合管理部根据公司办公用品的配置规定,进行市场询价,给予合理建议,由部门负责人进行审签。送至财务部审核金额后,报常务副总经理,总经理及总裁审批。3.2<资产购置请购单>涉及金额在3000元(含3000元以内)的需报总裁签批。3.3总经理及总裁审批后,由综合管理部采购员进行采购。3.4采购环节3.4.1综合管理部必须建立办公用品<合格供应商名册>,出具<办公用品供方信誉调查表>(附表三)备案,并与供方签订<办公用品供应服务合同>(附后)。采购时,必须在办公用品<合格供应商名册>中选择。如发现综合管理部采购员未按规定自行选择商家购买,所产生费用由个人承担。3.4.2部分新、特、进口办公用品,办公用品合格供方不能提供,必须在其它供应商处购买时,应将该供应商补充进办公用品<合格供应商名册>。3.4.3办公用品<合格供应商名册>至少包括大型商场和个体文具专业批发商。3.4.4必须品、不易采购或耗用量大者应酌量库存,特殊办公用品无法采购的情况,能够经常务副总经理同意授权由需求部门及采购员共同采购。3.4.5综合管理部采购员进行采购时,必须进行三家供货商报价后,咨询市场价格,出具报价表签字报经理批准后,再购入。3.4.6采购完成后应及时办理入库手续,由仓库管理员对所购物品的质量、型号、品牌、规格进行检查,确认完好可入库后,采购人员凭入库单、资产购置请购单及正规发票办理报销手续。入库单一式三联,财务报销一联、仓库保管员一联、存根一联。3.4.7除公司临时急用及领导特批以外的物品,未经批准,严禁擅自采购。仓库管理员有权拒绝办理入库手续。3.4.8综合管理部采购员每月28日应对<合格供方名册>中供应商的信誉进行评价,出具<办公用品供方阶段评表>(附表四),写出书面建议,提交给部门经理。如发现信誉低,未按<办公用品供应服务合同>履行的供方,立即终止合作关系。3.4.9综合管理部采购员应不定期对办公用品的质量、价格,进行市场调研。3.4.10综合管理部采购员、仓库管理员不得与供方恶意串通,将入库的产品以假充真,以次充好、以不合格产品冒充合格产品。如发现有上述违规操作行为,视情节严重,公司将给予处罚或解除劳动关系。第四条办公用品报销程序4.1所购物品入库后,由采购员持入库单、出库单、<资产购置单请购单>及正规发票办理报销手续。4.2如<资产购置请购单>所购买的物品因时间顺序需要分开报销的,先以原件为报销依据,再次报销用复印件,采购员应签名备注:原件已于*年*月*日报销使用,该复印件为第*次报销。4.3对于日常消耗类物品和管理用品类,每次送货由供方提供供货详单,采购员和仓库管理员进行对账签字确认后,双方各持一份,于每月25日由采购员根据供货详单和正规发票,月底统一报销。4.4供方提供转账帐号的,由财务部转账后,及时告知综合管理部,采购员应告知供方进行查收和确认。第五条办公用品领用5.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。”个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、橡皮;”部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。5.2综合管理部仓库管理员应及时办理出库手续,建立电子台帐,定期盘点和核对。出库单一式三联,领用部门、保管员和财务部各存一联。出库单作为公司核算各部门费用的依据。5.3综合管理部制定领用管理基准(如圆珠笔每月发放一支),并可随部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。管理用品文具应限定人员使用,自第三次发放起,必须以旧品替换新品,日常消耗品不在此限。5.4管理性办公用品和办公设备列入移交管理,如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。5.5日常消耗类物品每月一日发放。但管理用品和办公设备的请领不受上述时间限制。5.6各部门设立<办公用品领用记录表>(附表五),由部门物资保管员统一保管,于办公用品领用时分别登记,建立电子台帐,并控制办公用品领用状况。<办公用品领用记录表>及电子台帐为综合管理部日常工作检查项之一。第六条每月最后一天部门物资保管员与行政部仓库管理员、财务人员应及时盘点、对帐,保证物品数量、质量和安全无误。第七条新进人员入职时由所在部门提出办公用品申请,向综合管理部请领办公用品,并签字领用,人员离职时,应将剩余办公用品一并缴交部门部门资料管理员。第八条印刷品(如信纸、信封、表格……)除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由综合管理部统一印刷、保管。第九条打字、复印耗材的使用9.1公司各部门要节约使用打印纸。综合管理部仓库管理员要做好领用登记,每季度公布一次。9.2复印时,要严格按照规程操作,并自觉登记。复印的作废纸张,应留存,当作反面纸使用。9.3严禁复印与工作无关的资料,严禁私用纸张,一经发现,公司按0.5元/页计费:行政主管将处罚单报部门经理审核,由人力资源部在当月工资中扣除。第十条除了对外报送的文件资料,公司内部的纸张必须正反面使用。第十一条综合管理部办公用品仓库管理员月末、年末要盘点清查库存,在满足日常工作的前提下,尽量减少库存量,使库存量结构合理化。年末综合管理部配合财务部组织盘点办公用品在各部门的使用情况,做到反映实际库存状况及帐实相符。第十二条每年1月5日前,综合管理部采购员汇总全年的办公用品实际耗用量和金额,分析与计划预算的偏差情况,写成总结报告,报综合管理部经理留存,并作为编制下一预算年度的依据。第十三条本制度由综合管理部负责解释,自发布之日执行。办公用品管理流程图日常消耗类办公用品申请………各部门日常消耗类办公用品申请………各部门表1表2表1表2签批购买审签………签批购买审签………综合管理部金额审核………金额审核………财务部No审核批准………No审核批准………常务副经理YesYesNo………总经理审核批准No………总经理审核批准3000元以上Yes3000元以下3000元以上Yes3000元以下No审核批准………总裁No审核批准………总裁YesYes采购、入库………采购、入库………综合管理部登记保存并建立电子台帐………登记保存并建立电子台帐………综合管理部领用、办理出库手续………领用、办理出库手续………各部门………各部门资产管理员………各部门资产管理员填写办公用品领用单并建立电子台帐………各部门、财务部、综合管理部………各部门、财务部、综合管理部月末,年末进行盘点,核查附表一河南升龙置业有限公司日常消耗品申请单物品名称用途规格数量单价金额备注上月金额本月金额本月累计金额部门:年月日注:每月25号由各部门经理审签后交综合管理部统一购置,此表只用于申购日常消耗品。部门经理:综合管理部:附表二:资产购置单日期:年月日申请部门:申购原因或用途:申请人:采购人:资产名称规格型号单位数量预计单价/元合计金额/元总计金额:(大写)保管责任人(或验收人)签字:备注:1、此单在报销时连同发票作报销凭证附件2、此单适用固定资产、低值易耗品请购总裁:总经理:部门经理:综合管理部:附件三办公用品供方信誉调查表年月日编号:类别:供方名称地址总经理电话联系人电话企业概况技术力量与人员素质产品质量与服务其它调查结论调查人:附件四办公用品供方阶段评表年月日编号:类别:供方名称项目负责人提供产品(服务)类别供方阶段工作综述:评审人员:综合评分序号项目权重评分(满分100)成绩主要存在问题1质量40%2价格30%3信誉20%4配合度10%5实际得分:e=a+b+c+d供方等级措施对照表序号得分等级措施Ａ90以上优秀供方加大合作按合同付款Ｂ75～89合格供方继续合作按合同付款Ｃ60～74仍为合格供方需警告减少合作推迟付款或保留部分余款Ｄ60以下不合格淘汰处理完具体问题视情况付款附件五河南升龙置业有限公司办公用品领用记录表部门:物品名称规格数量签字备注注:每月30日将此单交于综合管理部仓库管理员处。5、档案管理办法河南升龙置业有限公司档案管理办法(试行)第一章总则第一条为确保公司档案完整、齐全、高质,档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充,特制定本办法。第二条公司档案分为文书档案、基建档案、会计档案、人事档案和声像档案五大类。(一)文书档案:即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。(二)基建档案:即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。(三)会计档案:即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。(四)人事档案:即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。(五)声像档案:即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。第三条公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理,即档案室负责公司档案的总体管理;部门资料员负责本部门的立卷归档工作,档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。第四条鉴于人事档案的特殊性,公司人事档案人力资源部自行管理,人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。第二章立卷归档各部室资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,如行政管理部可制定”人事发文”各部室资料员在每年年初,根据以往本部门文件运转情况,预计当年可能形成的文件,拟制或修订立卷类目,如行政管理部可制定”人事发文”、”周记”等,并将空白的文件清单置于每个类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内,并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后,对手头上的所有文件进行清理,对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内,并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后,对手头上的所有文件进行清理,对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底,将前两年形成的文件整理后向档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。会计档案在会计年度终了后,暂由财务计统部保管3年后再存放于档案室。基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档,项当前期资料一年后归档。文书档案每2年为一个归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底,将前两年形成的文件整理后向档案室移交。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。会计档案在会计年度终了后,暂由财务计统部保管3年后再存放于档案室。基建档案在竣工决算工作完成后两个月内归档,项当前期资料一年后归档。第六条各部室资料员向档案室移交档案时,须遵循如下要求:(一)各部室向档案室移交档案时,均需附上移交清单(从文件清单转化而来)一式两份。移交时,交接双方据此进行清点签收,并各自保存一份。(三)文件在各部室保存阶段,要注意保持字迹清晰、份数完整,防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。(四)声像档案应同纸质文件进行统一整理、编目,但要分别存放,在案卷目录上注明互见号,以保持文件间的历史联系。(五)对于不同保存价值的文件应当分开组卷。(六)卷内文件排列应条理系统,一般可按重要程度或时间顺序依次排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后。(七)音像文件应用文字标出它们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项,便于保存和利用。(八)各部室可根据实际工作需要保存文件,但向档案室移交档案时,则应按规定的归档范围进行。A、综合管理部:会议纪要、董事会文件、诉讼文书、有关公司送交的文件、各部室送交的文件、外来文件、外送文件、大事记、部门周记、合同、质保文件、内部发文等人事发文、企业设立与登记材料、员工人事资料(应聘表、编制表、工资单等)、培训记录、部门周记等B、总工办:设计变更、外送文件、外来文件、部门周记等C、工程部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料(亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等),其中前期文件由工程部负责收集,竣工图由施工单位负责编制;文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回的文件、部门周记等D、财务部:财会档案见<财务档案管理办法>E、审计部:结算书、隐蔽记录签证、外送文件、外来文件、部门周记等F、材料部:材料定价单、外送文件、外来文件、部门周记等G、营销部:售楼合同、协议、广告宣传资料、市场调研资料、外送文件、外来文件、部门周记、声像资料等H、外联部:政府文件、外送文件、外来文件、部门周记等I、招商部:外送文件、外来文件、部门周记等注:重复文件、一般事务性的无查考保存价值的文件、未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿、未经会议讨论和领导审阅签发的未生效文件均属于不须归档的文件材料。第三章整理上架第七条各部室在规定的时间按规定的归档范围向档案室移交档案后,档案室档案员须对移交档案进行整理上架,其具体流程如下:上架:案卷按档号顺序竖放在档案装具上,一般小号在左,大号在右,自上而下。造册:制作全引目录和案卷目录,形成保管清册。组卷:经过鉴定的材料严格按规定排列、打号、装订、著录,并制作卷内目录,组成案卷。鉴定:上架:案卷按档号顺序竖放在档案装具上,一般小号在左,大号在右,自上而下。造册:制作全引目录和案卷目录,形成保管清册。组卷:经过鉴定的材料严格按规定排列、打号、装订、著录,并制作卷内目录,组成案卷。鉴定:对各部室移交的档案,档案室档案员要重新审查其价值性,并剔除无保存价值的文件材料。第八条档案室档案员对移交档案进行整理时,应注意如下要求:(一)卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列,具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;基建档案的卷内排列顺序为文前图后。(二)不同保存价值的文件应分开组卷。(三)凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机,正面右上角,背面左上角)。(四)文件材料装订前应剔除金属物。(五)图纸采用手风琴式折叠法,规格为30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。第四章保管第九条档案整理上架后随即进入保管阶段。档案库房作为保存档案的基地,它的管理应满足各类档案的安全保管与方便调阅。库房应集中布置、自成一区,不堆放与档案资料无关的物品,不从事与库房管理无关的活动。除档案员外,非档案人员不得随意出入库房,确需进库的(如维修库房或设备等),则须有档案员陪同并相伴始终。库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备,档案员要定期检查,以确保以上设施的安全有效。随时注意库房温湿度的具体指数,务必使温度保持在140C~200C,相对湿度50%~65%。(五)档案入库前要进行严格的检疫工作,特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查,有计划、分期分批地对档案进行翻动。(六)每月中旬定期对库房进行清扫擦拭,包括擦洗密集架、地面、门窗等,特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生。(七)档案员离开库房时应随手锁门,并注意检查库房门窗的紧闭性。(八)档案按部室存放,档案装具的编号及档案的存放顺序为自门口起,从左自右,从上到下。第十条档案上架入库后,经常处于使用的状态中,因此须注意流动中的安全防护。(一)档案在库房外未被使用时,不允许长时间摊放在桌子上,而应及时放入库房或专用的柜子中锁好,更不准擅自带离规定的使用场所。(二)未经许可,利用者不得将所借档案转借她人,以防泄密。(三)未经许可,利用者不得擅自拍照、抄录、复印。(四)尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间,以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。第十一条档案保管有一定的保管期限。在我司,可分为永久和定期保管两种。定期保管期限为3年、。保管期限从移交之日算起。(详见附件一<河南升龙置业有限公司档案保管期限表>)第五章提供利用第十二条档案室档案员须提供多种利用途径,为员工查档创造条件。(一)加强基础工作:A、编制必要的全引目录和案卷目录,为档案用户提供必要的检索工具。B、安装使用快捷便利的档案管理软件,提高查档效率。C、开辟阅览室,向档案用户提供档案信息。(二)开展查借服务:A、借阅:a)公司内部人员借阅档案时,须填写<档案借阅登记表>,阅毕及时归还。非公司人员借阅档案时,须持有关单位介绍信,并经公司相关部门主管和分管领导同意办理借阅审批手续后方可借阅。b)借阅者必须爱护所查阅的档案,不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其它各种标记;不得撕去档案内页。c)借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。B、借出:a)档案使用人如需借出档案,一般档案须填写<档案借出登记表>,并按规定于1个月内归还,不能及时归还的,经档案员同意可办理续借手续。重要档案的借阅需经公司相关部门主管和分管领导同意办理借阅审批手续后方可借阅。b)非公司人员若需借出档案,须持有关单位介绍信,并经公司相关部门主管和分管领导同意办理借阅审批手续后方可借阅。c)借出人员须妥善保管好档案,不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借,并负有保密的完全责任。C、复印:档案使用人若需复印档案资料,须经档案员同意。图纸资料若需借出复印,须经档案员同意并严格控制复印份数。第六章销毁第十三条对已到保管期限的档案,档案室档案员可根据其实际利用情况组织销毁。其具体流程如下:档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在<档案销毁清册>上,并组织销毁档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查复查结果上报公司相关领导经理审批档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在<档案销毁清册>上,并组织销毁档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查复查结果上报公司相关领导经理审批第十四条档案销毁时,应注意如下要求:A、准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。B、批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁,严禁将需要销毁的档案作其它用途,更不允许出卖。C、档案销毁时,须有两人以上监销,并在销毁清册上签字以示负责。第七章附则第十五条本办法解释权归档案室。第十六条本办法自颁布之日起施行。附件河南升龙置业有限公司附件档案保管期限表序号档案名称使用部门保管部门暂定保管期限1会议性文件各部室档案室2外来文件各部室档案室3外送文件各部室档案室4部门之间往来文书各部室档案室5制度文件各部室档案室永久6请示单各部室档案室3年7音像档案各部室档案室永久8董事会文件董事会档案室永久9各登记表单各部室各部室3年10诉讼文书综合管理部档案室执行完结后5年11企业设立与登记材料综合管理部档案室永久12企业年检资料综合管理部档案室永久13员工档案综合管理部综合管理部员工离开公司后3年14培训资料综合管理部档案室员工离开公司后3年15职工编制表综合管理部档案室16工资单综合管理部/财务部档案室17财产领用登记表综合管理部综合管理部18公司刊物综合管理部档案室永久19人事发文综合管理部档案室20合同类文件各部室财务部永久21工程技术档案工程部档案室永久22财会档案财务部存放于财务部见<会计档案管理办法>23结算资料审计部档案室永久24材料定价单材料部档案室25广告宣传资料营销部档案室永久26客户资料营销部档案室永久6、文件资料归档、借阅程序河南升龙置业有限公司公司文件资料归档、借阅程序1、目的和范围:为了确保公司文件资料的机密性和完整性,避免文件资料的丢失和损坏,根据公司<档案管理办法>及<合同管理制度>,特制订本程序。本程序所指文件资料包括合同、红头文件及公司在经营过程中所形成的具有保存价值的相关材料。2、职责:2.1经办人员负责本部门文件及合同的报批工作。2.2部门资料员负责将领导手稿、<用章审批单>或<合同会签单>并文档原件同时收集。2.3印章管理人员负责对文件资料加盖公章或合同专用章及法人章。2.4档案管理员负责对公司拟定的重要文件的整理、归类、保管及借用。2.5文件资料使用人员负责保障所用文件资料的完好无损,并严格遵守公司保密制度,严守机密,妥善保管。3、工作流程:3.1文件资料归档程序:3.1.1经办人将审批过后的文件资料交印章管理人员盖章3.1.2印章管理人员将收回的文件资料,于1个工作日内送交档案室留存,并在<合同归档登记表>上登记(若有多份原件时,须注明去向用途),留复印件供相关部门使用;对于在盖章时未能及时收回的文件资料,印章管理人员于1个工作日内将<用章审批单>送交档案专员。3.1.3对于在盖公司章时未能留存的文件资料,经办人在完成使用后于1个工作日内,将文件资料全部原件送交档案室留存并在<档案交接表>上登记,留复印件供相关部门查阅。3.1.4、档案专员对未能及时收回的文件资料可根据<用章审批表>进行催要。3.2、文件资料查阅流程:3.2.1红头文件(未涉及公司机密类):使用者可根据工作需要,到档案室办理相关查阅手续后即可查阅。3.2.2涉及公司机密类文件:查阅者需填写<档案借阅登记表>,并经本部门经理、经办部门经理、分管领导、总经理审批后方可查阅。3.2.3公司各类证件(营业执照及公司土地使用证等)借阅者经本部门经理同意,报分管领导、总经理审批后方可借阅。3.2.4公司合同:公司合同根据签订部门及相关内容分为三类:3.2.4.1本部门签订合同:查阅者需填写<档案借阅登记表>,报部门经理审批后即可查阅。3.2.4.2其它部门签订合同:查阅者需填写<档案使用审批单>,经本部门经理审批后,报经办部门经理审批完成后即可查阅。3.2.4.3重大合同(合作、征地等涉及公司机密类合同):查阅者需填写<档案借阅登记表>经本部门经理、经办部门经理、分管领导、总经理审批后方可查阅。3.2.5查阅档案应在档案室进行,如需摘抄应经过档案专员同意;如需复制应在<档案借阅登记表>上注明;如需借出应在<档案借出登记表>上登记。3.2.6外单位人员原则上不得查阅本公司档案,如因工作需要必须查阅者须持所在单位正规介绍信,经本公司分管领导、总经理批准后方可进行查阅。4、相关表格:4.1附件一<合同归档登记表>河南升龙置业有限公司租赁合同交档案室登记表日期:年月份部门经手人名称合同编号移交人接收人移交日期合同存档份数备注4.2其它表格见相应文件。附件二河南升龙置业有限公司档案销毁清册附件二页号:顺序号销毁时间销毁案卷名称案卷号销毁及监销人备注附件三河南升龙置业有限公司档案借阅登记表页号:序号使用者情况档案资料情况用途复印归还否签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数批准:审核:编制:日期:日期:日期: 附件四河南升龙置业有限公司合同归档登记表序号归档时间合同名称合作单位名称合同金额服务期限责任人经办人档号印花税备注7、证章管理制度证章管理制度1、目的:加强公司的证章控制,避免因管理不当造成损失,特制订本制度。2、职责2.1行政管理部:负责印章的制发和管理,公司及本部门印章的保管和使用,检查各部门证章的保管和使用情况。2.2各相关部门:负责本部门印章和存放于本部门的公司证章的使用和保管。3、工作程序3.1证章的定义和分类3.1.1证章是指公司重要文件、证照和印章。3.1.2重要文件及证照包括:3.1.2.1公司的营业证照、组织机构代码证、资质证书等证照;3.1.2.2国有土地使用有关文件、合同及评估报告;3.1.2.3规划、建设许可证及相关文件;3.1.2.4公司合同、章程、法人身份证明及董事会文件;3.1.2.5与公司有关的政府部门专门文件;3.1.2.6公司其它重要文件。3.1.3印章包括:3.1.3.1公章:河南升龙置业有限公司;3.1.3.2私章:公司法定代表人、董事长及总经理私人印章;3.1.3.3部门章:刻有公司部门名称的印章;3.1.3.4专用章:财务专用章、合同专用章、文件编号章。3.2重要文件及证照管理3.2.1公司重要文件及证照应统一存放于公司档案室,实行专人管理,保证文件及证照的安全与完整。3.2.2各部门负责办理的公司重要文件及证照,在办理完毕后,应及时将原件转交档案室保存。3.2.3对重要文件及证照,责任人要进行全程控制,对公司的重要文件及证照进行收集、归档,并填写<档案借出登记表>,做好借出、归还记录。各部门应配合档案室,将留存在本部门的重要文件和证照归档。3.2.4重要文件和证照的借出须在登记表上注明用途,并经部门经理以上领导签批。3.2.5各部门因公借用公司重要文件或证照,在办完相关事务后应及时归还。如部门需该文件或证照办理其它事务,应先退还档案室登记后续借,避免在部门积压,同时让责任人或责任部门了解文件或证照去向。3.2.6借用重要文件或证照的人员必须爱护,不得擅自转借,不能损坏或丢失。交还时必须当面点交清楚,责任人如发现缺失或损坏,应及时报告有关领导。3.2.7对于使用不当或损坏遗失等造成的损失,全部由责任人承担,公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任,其所在部门经理也要承担一定的连带责任。3.3印章管理3.3.1指导思想与印章使用范围指导思想:公司实行严格的印章管理制度,加盖印章应填写<印章审批单>,报董事长及总经理批准。3.3.1.1以公司名义发出的公文函件,加盖公司公章。3.3.1.2公司设立银行帐户、与银行业务往来及开列支票,加盖公司公章、财务专用章及法人章。3.3.1.3以公司名义签订的合同,在每页中缝加盖骑缝章,有校正确地方加盖校对章,落款处加盖公司公章,视其内容加盖法人章。严禁各部门用部门章与其它单位签署合同或类似合同性质的协议、备忘录、纪要等。3.3.1.5相关部门在职权范围内以部门名义向施工单位、厂商、客户行文,经部门经理批准后报总经理批准,可加盖部门章或专用章。3.3.1.6各部门的工作请示单和内部工作联系函,加盖部门编号章。3.3.2印章管理规定3.3.2.1各部门使用公司公章或法定代表人私章应填写<用章审批表>,经总经理签字后报行政管理部盖章。3.3.2.2印章保管人必须审阅<用章审批表>,并确认盖章文件内容与<用章审批表>,一致,方可用印。每次用印后应将<用章审批表>盖章联系单进行编号后保存备查。3.3.2.3公司公章和法定代表人私章存放于办公室,由专人负责保管,并存柜加锁。保管人不得委托她人代取代用,不得借出或带离办公场所。3.3.2.4部门章和专用章由部门经理本人或指定专人保管,按规定使用。3.3.2.5办公室应建立印章保管登记册,载明印章名称、印模和保管人姓名等项。3.3.2.6一旦发现印章丢失或损坏,应该保护现场,立即报告有关领导,查明情况,及时处理。3.3.2.7因业务需要或组织变更需制发新印章时,由需求部门作出报告,呈请董事长及总经理批准后,由业务部门采购制作。3.3.2.8因遗失或损坏而停止使用的印章应发文通知各部门,并及时重新制发或销毁。3.3.2.9对于使用不当或损坏遗失等造成的损失,全部由责任人承担,公司可根据情节严重予以处罚直至追究其刑事责任,其所在部门经理也要承担一定的连带责任。4、表单和记录5.1档案借出登记表附件河南升龙置业有限公司档案借出登记表附件页号:序号使用者情况档案资料情况用途复印借出时间归还时间签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数8、员工日常行为规范员工日常行为规范为统一和规范公司员工日常工作行为和办公行为,提高工作效率,充分展现公司企业形象,特制定本规范。一、总则1、热爱祖国,热爱生活,热爱集体。2、遵守国家的政策和法律、法规,遵守社会公德。3、自觉遵守公司的各项规章制度。二、工作纪律1、遵守公司制定的作息时间,不迟到,不早退,上下班必须打考勤卡;2、工作时间内不外出办私事,如需外出办公事,应向领导或同事明确去向和返回时间,并做好外出登记;3、下级服从上级是公司管理的基本原则,员工应自觉服从领导的工作安排和调动,不得公开顶撞领导,不得无故拒绝、拖延、敷衍或擅自终止领导安排的工作;4、员工必须严格遵守工作纪律,工作期间不得擅离职守,不准串岗、聊天、上网游戏、看电影、嬉闹、大声喧哗;5、员工因故需申请各种假期时,应根据公司人事管理规定,提供有关材料和书面申请,经批准后,方可休假;6、工作时间要专心、精神振作、紧张有序,不得做与工作无关的事,不允许在办公区内吸烟;7、办公室内不允许使用方言,统一使用普通话;8、办公区域讨论工作或接听电话要注意音量,不得妨碍她人办公,保持办公环境的安静和舒适;