公车相关财务制度

PAGE公车相关财务制度一、总则（一）目的为加强公司公车财务管理，规范公车购置、使用、维护等费用的核算与管理，提高公车使用效率，节约经费开支，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有公车的财务管理，包括公车的购置、租赁、运行、维修、保险等费用的核算与管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家有关财经法规和公司财务制度，确保公车财务活动合法合规。2.预算控制原则：加强公车费用预算管理，合理安排公车经费，严格控制公车费用支出。3.效益优先原则：提高公车使用效率，优化公车资源配置，降低公车运行成本。4.公开透明原则：公车财务信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和社会公众监督。二、公车购置管理（一）购置预算1.各部门根据工作需要，每年年底前向公司办公室提交下一年度公车购置申请，详细说明购置理由、车型、数量、预算金额等。2.公司办公室对各部门的购置申请进行汇总、审核，结合公司实际情况和发展战略，提出公车购置年度预算建议，报公司财务部门审核。3.公司财务部门根据公司整体预算安排，对公车购置预算进行审核，报公司领导审批。经批准的公车购置预算纳入公司年度财务预算，严格执行。（二）购置审批1.公车购置必须按照公司规定的审批程序进行，未经批准不得擅自购置。2.购置申请经公司领导审批后，由公司办公室负责办理具体购置手续。购置过程中应严格遵守国家有关法律法规和政府采购规定，选择正规渠道购买，确保车辆质量和售后服务。3.购置公车时，应签订购车合同，明确车辆型号、配置、价格、交货时间、售后服务等条款，确保合同合法有效。购车合同副本应及时送交公司财务部门备案。（三）购置核算1.公车购置费用包括车辆价款、购置税、上牌费、保险费等相关费用，应按照实际发生额计入固定资产原值。2.公司财务部门应及时对公车购置费用进行账务处理，准确记录固定资产的增加情况。同时，按照固定资产折旧政策，计提固定资产折旧。三、公车租赁管理（一）租赁申请1.因工作需要临时使用公车，各部门可向公司办公室提交公车租赁申请，说明租赁理由、租赁时间、租赁车型、租赁预算等。2.公司办公室对各部门的租赁申请进行审核，结合公司公车资源情况，提出租赁意见，报公司领导审批。（二）租赁审批1.公车租赁申请经公司领导审批后，由公司办公室负责办理具体租赁手续。租赁过程中应选择正规的租赁公司，签订租赁合同，明确租赁期限、租金标准、车辆使用范围、维修保养责任等条款。2.租赁合同副本应及时送交公司财务部门备案。公司财务部门应按照租赁合同约定，审核租金支付申请，确保租金支付合规、准确。（三）租赁核算1.公车租赁费用应按照租赁合同约定的租金标准和租赁期限进行核算，计入相关费用科目。2.公司财务部门应及时对公车租赁费用进行账务处理，准确记录费用支出情况。同时，对租赁费用进行统计分析，为公司公车费用管理提供参考依据。四、公车运行费用管理（一）燃料费1.公车燃料费实行定点加油制度。公司办公室应与指定的加油站签订供油协议，明确加油价格、结算方式等条款。2.公车驾驶员应凭公司统一发放的加油卡到指定加油站加油，加油卡由公司办公室统一管理。加油卡充值金额应根据公车运行情况合理确定，并定期进行核对。3.公司财务部门应根据加油卡消费记录，定期与加油站进行结算，审核燃料费支出的真实性、合理性。燃料费应按照实际发生额计入公车运行费用。（二）维修费1.公车维修实行定点维修制度。公司办公室应与指定的维修厂签订维修协议，明确维修价格、维修质量标准、结算方式等条款。2.公车驾驶员发现车辆故障或需要维修时，应及时填写维修申请单，注明故障情况、维修项目、预计维修费用等，报公司办公室审核。3.公司办公室对维修申请单进行审核后，安排车辆到指定维修厂维修。维修厂应按照维修协议和维修申请单的要求进行维修，并出具维修清单和发票。4.公司财务部门应根据维修清单和发票，审核维修费支出的真实性、合理性，按照实际发生额计入公车运行费用。同时，建立公车维修档案，记录车辆维修情况。（三）保险费1.公车保险费由公司统一办理，公司办公室应根据车辆情况和保险政策，选择合适的保险公司和保险险种，办理公车保险手续。2.公车保险费应按照保险合同约定的金额和支付方式进行支付，计入公车运行费用。公司财务部门应及时对保险费进行账务处理，准确记录费用支出情况。3.发生公车保险事故时，公车驾驶员应及时向保险公司报案，并通知公司办公室。公司办公室应协助驾驶员办理保险理赔手续，确保理赔工作顺利进行。保险理赔款应及时足额收回，冲减相应的公车运行费用。（四）其他费用1.公车运行过程中发生的停车费、过路费、过桥费等其他费用，应凭有效票据报销。报销时应注明费用发生的时间、地点、事由等信息，经公司办公室审核后，报公司财务部门审批。2.公司财务部门应按照规定的审批程序，审核其他费用支出的真实性、合理性，按照实际发生额计入公车运行费用。五、公车费用报销管理（一）报销流程1.公车驾驶员应在费用发生后及时收集相关票据，按照公司财务制度的要求进行整理、粘贴，并填写费用报销单。2.费用报销单应注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并由公车驾驶员签字确认。3.公车驾驶员将填写好的费用报销单提交给公司办公室，公司办公室对报销单的真实性、完整性、合规性进行审核，审核通过后签字盖章。4.公司办公室将审核后的费用报销单提交给公司财务部门，公司财务部门对报销单进行再次审核，审核通过后报公司领导审批。5.公司领导审批通过后，公司财务部门按照规定的支付方式支付报销款项。（二）报销标准1.公车燃料费、维修费、保险费等费用应按照公司制定的标准进行报销。报销标准应根据市场行情、车辆实际情况等因素定期进行调整。2.公车运行过程中发生的停车费、过路费、过桥费等其他费用，应按照实际发生额报销，但不得超过合理范围。（三）报销期限1.公车驾驶员应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，逾期不予报销。2.特殊情况需要延期报销的，应提前向公司办公室和财务部门说明原因，并经批准后方可延期。六、公车费用预算管理（一）预算编制1.公司财务部门应根据公司年度工作计划和公车使用情况，编制公车费用年度预算。公车费用预算应包括公车购置预算、租赁预算、运行费用预算等。2.公车费用预算编制应遵循“零基预算”原则，并结合历史数据、市场行情、车辆使用情况等因素进行科学合理的预测。3.各部门应根据本部门工作需要，配合公司财务部门做好公车费用预算编制工作，提供相关资料和数据。（二）预算执行1.公车费用预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排合理使用公车，控制费用支出，不得超预算开支。2.公司财务部门应定期对公车费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。对于预算执行偏差较大的部门，应及时进行预警和督促整改。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因工作需要或其他特殊原因导致公车费用预算需要调整的，应按照公司规定的预算调整程序进行。2.预算调整申请应由相关部门提出，详细说明调整原因、调整金额、调整范围等，并报公司办公室审核。3.公司办公室对预算调整申请进行审核后，报公司财务部门审核。公司财务部门根据公司整体预算情况，对预算调整申请进行审核，报公司领导审批。4.经批准的预算调整应及时下达各部门执行，并相应调整公车费用预算。七、公车资产清查与盘点（一）清查盘点计划1.公司财务部门应会同公司办公室定期组织公车资产清查与盘点工作，确保公车资产账实相符。2.清查盘点计划应明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等内容，并报公司领导批准。（二）清查盘点实施1.清查盘点工作应按照清查盘点计划组织实施，由公司财务部门、办公室及相关人员组成清查盘点小组。2.清查盘点小组应认真核对公车资产的数量、型号、购置时间、使用状况等信息，确保账实相符。同时，对公车资产的存放地点、使用情况等进行实地查看，发现问题及时记录并报告。3.清查盘点过程中，应填写公车资产清查盘点表，详细记录清查盘点情况。清查盘点表应由清查盘点人员签字确认。（三）清查盘点结果处理1.清查盘点结束后，清查盘点小组应及时编制公车资产清查盘点报告，报告内容包括清查盘点基本情况、清查盘点结果、存在问题及处理建议等。2.对于清查盘点中发现的账实不符情况，应查明原因，按照规定的程序进行处理。属于资产盘盈的，应及时入账；属于资产盘亏的，应查明责任，按照规定进行核销。3.公司财务部门应根据清查盘点结果，及时调整公车资产账目，确保账目准确无误。同时，对清查盘点中发现的问题进行总结分析，提出改进措施，完善公车资产管理。八、公车财务监督与审计（一）内部监督1.公司财务部门应加强对公车财务的日常监督，定期对公车费用报销、预算执行等情况进行检查，确保公车财务活动合法合规。2.公司办公室应配合财务部门做好公车财务监督工作，对公车使用情况进行跟踪管理，及时发现并纠正公车使用过程中的违规行为。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对公车财务进行审计，审查公车购置、租赁、运行、维修等费用的核算与管理情况，检查公车财务制度的执行情况。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。被审计部门应按照审计报告的要求进行整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。（三