会务财务制度

PAGE会务财务制度一、总则1.目的为了加强公司会务财务管理，规范会务财务行为，提高资金使用效益，确保会务活动的顺利开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类会议、培训、活动等会务相关的财务收支管理。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家财经法规和公司财务制度，确保会务财务活动合法合规。预算控制原则：会务活动应编制详细预算，严格按照预算执行，控制费用支出。勤俭节约原则：合理安排会务经费，杜绝铺张浪费，提高资金使用效率。公开透明原则：会务财务信息应定期公开，接受公司内部监督。二、预算管理1.预算编制会务主办部门应在活动策划阶段，根据活动规模、内容、预计参与人数等因素，编制详细的会务预算草案。预算内容应包括但不限于场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿、交通、资料印刷、专家讲课费、礼品等各项费用。预算草案应经主办部门负责人审核后，提交至财务部门。财务部门会同相关部门对预算草案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与公司财务政策的相符性。经审核后的预算草案报公司管理层审批，批准后的预算作为会务活动费用控制的依据。2.预算执行会务主办部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自扩大开支范围、提高开支标准。如因特殊情况需要调整预算，应提前向财务部门提交预算调整申请，说明调整原因及金额，经财务部门审核后报公司管理层批准。财务部门应定期对预算执行情况进行监控，及时掌握各项费用的支出进度，对超预算支出进行预警，并督促主办部门采取措施加以控制。3.预算调整在预算执行过程中，如遇下列情况可进行预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致会务活动成本增加。会务活动内容、规模、时间等发生重大调整，导致原预算不再适用。其他不可抗力因素导致预算需要调整。预算调整应按照规定的程序进行，由会务主办部门提出申请，经财务部门审核后报公司管理层批准。三、收入管理1.收费标准对于公司内部组织的会务活动，如需向参与人员收取费用，应根据活动成本、市场行情等因素制定合理的收费标准。收费标准应报公司管理层批准后执行。收费标准应明确收费项目、金额及缴费方式等内容，并在活动通知中向参与人员详细说明。2.收入核算会务活动的收入应及时足额收取，并按照规定进行核算。财务部门应设立专门的账户或科目，对会务收入进行明细核算，确保收入的准确性和完整性。收取的会务费用应开具合法有效的票据，票据内容应与收费标准一致，包括收费项目、金额、缴费人等信息。3.收入上缴会务活动取得的收入应按照公司规定及时上缴，不得截留、挪用。上缴的收入应按照公司财务管理制度进行统一核算和管理。四、支出管理1.费用报销会务活动费用报销应严格按照公司财务制度的规定执行，报销凭证应真实、合法、有效。报销时应填写费用报销单，注明费用项目、金额、用途等信息，并附上相关的发票、合同、清单等原始凭证。费用报销单应由经办人签字、部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，方可报销。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权拒绝报销。2.审批流程一般会务活动费用报销审批流程：经办人填写费用报销单，并附上原始凭证。部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，签字确认。财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核，签字确认。公司领导根据审批权限进行审批，签字确认。重大会务活动费用报销审批流程：经办人填写费用报销单，并附上原始凭证。部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，签字确认。财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核，签字确认。公司管理层组织相关部门进行会审，对费用进行综合评估。公司领导根据会审意见进行审批，签字确认。3.支付方式会务活动费用支付应根据合同约定和实际情况选择合适的支付方式，如支票、银行转账、现金等。对于金额较大的费用，应优先选择银行转账方式支付，确保资金安全。在支付费用前，财务部门应核对支付信息的准确性，确保支付金额、收款人等信息与合同一致。支付完成后，应及时取得对方开具的收款凭证，并进行妥善保管。五、费用标准1.场地租赁根据会务活动的规模和需求，合理选择场地。场地租赁费用应参考市场行情，结合场地的地理位置、设施条件、使用时间等因素确定。场地租赁费用应在合同中明确约定，包括租金、押金、水电费、物业费等各项费用的标准及支付方式。2.设备租赁根据会务活动的需要，租赁必要的设备，如音响设备、投影仪、灯光设备等。设备租赁费用应根据设备的型号、规格、租赁时间等因素确定。设备租赁应签订租赁合同，明确租赁设备的名称、数量、规格、租赁期限、租金及支付方式等内容。同时，应要求租赁公司提供设备清单及质量保证承诺。3.餐饮餐饮费用应根据会务活动的标准和参与人数合理安排。餐饮标准应符合公司规定和市场行情，不得铺张浪费。餐饮费用应在合同中明确约定，包括用餐标准、菜品数量、酒水饮料等内容。同时，应要求餐饮供应商提供详细的菜单和结算清单。4.住宿如需为参与人员提供住宿，应根据活动需要和人员级别合理安排住宿标准。住宿费用应参考市场行情，结合酒店的档次、地理位置、住宿时间等因素确定。住宿费用应在合同中明确约定，包括房间类型、房价、住宿期限、早餐等内容。同时，应要求酒店提供住宿清单和发票。5.交通根据会务活动的需要，合理安排交通车辆。交通费用应根据车辆的类型、租赁时间及行驶里程等因素确定。同时，应要求租赁公司提供车辆清单及费用结算清单。如需为参与人员提供交通补贴，应根据公司规定和实际情况制定合理的补贴标准，并在活动通知中明确说明。交通补贴应在活动结束后按照规定进行报销。6.资料印刷资料印刷费用应根据资料的内容、数量、印刷质量等因素确定。资料印刷应选择正规的印刷厂家，确保印刷质量和成本控制。资料印刷费用应在合同中明确约定，包括印刷内容、数量、规格、印刷费用及支付方式等内容。同时，应要求印刷厂家提供印刷清单和发票。7.专家讲课费邀请专家讲课应根据专家的知名度、专业领域、讲课时间等因素确定讲课费用标准。讲课费用应符合市场行情和公司规定。专家讲课费应在合同中明确约定，包括讲课内容、时间、费用及支付方式等内容。同时，应要求专家提供讲课费发票及个人所得税完税证明。8.礼品如需为参与人员或嘉宾提供礼品，应根据活动性质和预算合理选择礼品。礼品费用应控制在预算范围内，不得超支。礼品费用应在合同中明确约定，包括礼品名称、数量、规格、费用及支付方式等内容。同时，应要求礼品供应商提供礼品清单和发票。六、财务审批1.审批权限会务活动费用审批权限按照公司管理层的授权执行。一般会务活动费用审批由公司分管领导负责；重大会务活动费用审批由公司总经理负责。对于超出预算的费用支出，无论金额大小，均需报公司总经理审批。2.审批流程经办人填写费用报销单，并附上原始凭证。部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，签字确认。财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核，签字确认。根据审批权限，报公司领导审批，签字确认。七、财务核算与报告1.财务核算财务部门应按照国家财务制度和公司会计核算办法，对会务活动的财务收支进行独立核算。核算内容应包括收入、支出、资产、负债等方面，确保财务信息的准确、完整。会务活动财务核算应设置专门的会计科目和明细账户，对各项费用进行分类核算，便于统计和分析。2.财务报告财务部门应定期编制会务活动财务报告，向公司管理层和相关部门提供财务信息。财务报告应包括资产负债表、收支明细表、预算执行情况表等内容，反映会务活动的财务状况和经营成果。财务报告应在会务活动结束后[X]个工作日内编制完成，并提交给公司管理层和相关部门。同时，应将财务报告抄送公司审计部门，接受审计监督。八、财务监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对会务活动财务收支情况进行审计监督，检查财务制度的执行情况、预算执行情况、费用支出的合理性等。审计部门应制定审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排。审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.外部审计根据公司需要，可聘请外部审计机构对会务活动财务收支情况进行审