印章使用财务制度

PAGE印章使用财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司印章的使用管理，确保印章使用的安全性、合法性和规范性，维护公司的合法权益，防范财务风险。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及财务相关事务中使用印章的行为。3.印章种类公司财务印章主要包括财务专用章、发票专用章、法人章等。财务专用章用于办理公司财务结算、票据背书、账户管理等财务相关业务；发票专用章用于开具发票；法人章用于特定财务文件的签署等。二、印章的保管1.保管原则印章保管遵循“专人负责、安全保密”的原则。财务专用章由财务负责人指定专人保管；发票专用章由发票开具人员负责保管；法人章根据使用需求，由授权人员在规定流程下保管使用。2.保管地点印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，存放地点应具备防火、防盗、防潮等条件。3.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章丢失、被盗或损坏。严格按照规定的使用流程和审批程序使用印章，对每次印章使用情况进行详细登记。定期检查印章的使用情况，如发现异常及时向上级报告。不得擅自将印章转借他人使用，如因工作需要临时交接，需办理交接手续，并在交接记录上签字确认。三、印章的使用审批1.审批流程财务专用章使用审批：涉及财务结算、票据背书、账户管理等业务，由相关业务部门填写《财务专用章使用申请表》，详细说明用印事项、金额、合同编号等信息，经部门负责人审核后，报财务负责人审批。金额较大或重要事项需报总经理审批。发票专用章使用审批：开具发票时，由发票开具人员填写《发票专用章使用申请表》，注明发票号码、开票金额、客户名称等信息，经财务负责人审批后使用。法人章使用审批：法人章用于特定财务文件签署时，由相关业务部门填写《法人章使用申请表》，经部门负责人、财务负责人审核，报总经理审批后使用。2.审批内容审批人员应认真审核用印事项的真实性、合法性和必要性，包括但不限于合同条款、业务内容、资金流向等，确保用印行为符合公司利益和法律法规要求。对于不符合规定或存在风险的用印申请，应予以驳回，并说明理由。四、印章的使用登记1.登记要求印章使用必须进行详细登记，登记内容包括用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称及编号、金额、审批人、用印人等信息。登记记录应妥善保存，以备查询和审计。2.登记方式可采用纸质登记簿或电子表格进行登记。纸质登记簿应使用专门的印章使用登记本，由用印人在使用印章后及时填写；电子表格应定期进行备份，确保数据安全。五、印章的使用规范1.使用原则严格按照审批后的用印申请使用印章，不得擅自更改用印内容和范围。印章使用应清晰、端正，不得模糊、重叠或倒置。盖印位置应符合文件格式要求，确保印章与文件内容协调一致。严禁在空白纸张、空白合同、空白支票等上预先加盖印章。如因特殊业务需要，必须经总经理批准，并在使用前详细登记用途、份数、使用期限等信息，使用完毕后及时收回并核销。2.使用场景财务专用章：用于公司各类财务结算凭证、银行票据、财务报表、税务申报资料等的盖章确认；在与银行、税务机关等外部机构办理业务时，按规定加盖财务专用章。发票专用章：仅用于开具公司对外销售商品或提供服务的发票，不得挪作他用。法人章：用于公司重要财务文件、合同协议、授权委托书等需要法人签字确认的场合。法人章的使用应严格遵循公司法人的授权范围和审批程序。六、印章的停用与销毁1.停用条件因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的，应及时办理停用手续。印章损坏、遗失或被盗的，应立即报告上级领导，并采取相应的挂失、补办等措施，同时办理停用手续。2.停用流程由印章保管人员填写《印章停用申请表》，说明停用原因、印章名称及编号等信息，经部门负责人审核后，报财务负责人审批。审批通过后，印章保管人员将印章交回上级部门统一保管。3.销毁程序对于停用的印章，由公司指定专人负责销毁。销毁前应进行登记，记录印章名称、编号、销毁日期、销毁方式等信息。销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程应至少有两名监销人员在场，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应长期保存，以备查阅。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对印章使用情况进行审计检查，重点检查印章使用的审批程序是否合规、登记记录是否完整准确、印章保管是否安全等。如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督积极配合税务机关、银行等外部机构对公司印章使用情况的检查，如实提供相关资料和信息。对于外部机构提出的问题和建议，应认真对待，及时整改，确保公司印章使用行为符合法律法规和行业监管要求。八、违规处理1.违规行为界定未经审批擅自使用印章的。超越审批范围使用印章的。在空白文件上加盖印章的。印章保管不善导致印章丢失、被盗或损坏，未及时报告并采取措施的。伪造、变造印章使用记录的。2.处理措施对于违反印章使用财务制度的行为，视情节轻重给予相应的处理：情节较轻的，给予警告处分，并责令改正。情节较重的，给予记过、记大过处分，造成经济损失的，应责令其赔偿相应损失。情节严重的，给予降职、撤职