卫生所管理档案制度

PAGE卫生所管理档案制度一、总则（一）目的为加强卫生所管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生所管理、医疗服务、教学科研等方面的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生所各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生所档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实反映卫生所各项工作的实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守保密规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本卫生所档案管理制度并组织实施。2.负责卫生所各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.对档案进行分类编目，编制检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。5.负责档案库房的管理，确保档案存放环境符合要求，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训，提高卫生所工作人员的档案意识和业务能力。8.积极提供档案利用服务，为卫生所的管理决策、医疗服务、教学科研等工作提供支持。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，确保本科室档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本科室整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的清查、核对等工作，提供相关档案信息。4.对本科室人员进行档案管理知识宣传，提高本科室人员的档案意识，督促其及时将工作中形成的文件材料归档。（三）卫生所工作人员职责1.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的文件材料应及时整理、归档，不得私自留存。2.积极配合档案管理部门和兼职档案员的工作，提供档案形成过程中的相关信息和资料。3.不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得泄露档案机密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括卫生所的各项规章制度、工作计划、总结、会议记录、文件收发、人事档案、财务档案、设备档案等。2.医疗业务类档案涵盖病历、处方、检查检验报告、医疗统计报表、医疗质量控制资料、医疗纠纷处理档案等。3.教学科研类档案如教学计划、教案、教学课件、科研项目申报书、研究成果报告、学术论文等。4.其他类档案包括卫生所的荣誉证书、宣传资料、对外交流合作档案等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应定期收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保收集及时、齐全。2.收集的文件材料应保持原始性，不得随意涂改、损坏。3.对于重要文件材料应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.按照档案的分类标准进行分类，同一类别的档案应集中在一起。2.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制文件材料目录清单，详细记录文件材料的名称、编号、日期、来源等信息。4.对文件材料进行装订，保持整齐、牢固，便于保管。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.行政管理类分为综合管理、人事管理、财务管理、设备管理、信息管理等二级类目。2.医疗业务类分为门诊病历、住院病历、护理记录、医技检查报告、医疗统计等二级类目。3.教学科研类分为教学管理、科研项目、学术交流等二级类目。4.其他类根据档案的具体内容进行分类，如荣誉档案、宣传档案等。（二）编号规则1.档案编号采用“年度类别流水号”的形式。2.“年度”采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.“类别”按照上述分类标准，用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类，“YL”表示医疗业务类等。4.“流水号”为该类别档案的顺序号，用四位数字表示，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理类综合管理文件，其编号为“2023XZ0001”。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.行政管理类档案应在文件材料形成后的次年上半年归档。2.医疗业务类档案应在患者出院或诊疗结束后的1个月内归档。3.教学科研类档案应在教学活动结束或科研项目结题后的2个月内归档。4.其他类档案应在相关活动结束后的1个月内归档。（二）归档程序1.各科室兼职档案员将整理好的档案移交至档案管理部门，填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、检查，符合要求的予以接收，并按照编号顺序上架存放。（三）保管期限1.永久保管涉及卫生所重大决策、重要历史事件、产权关系等具有长远保存价值的档案。2.定期保管分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，主要包括卫生所的重要业务文件、规章制度、财务报表等。保管期限为10年的档案，如一般性的文件材料、短期的医疗统计报表等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀等应采取相应的防治措施。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.卫生所内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作检查、调研等需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（二）利用程序1.卫生所内部工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具单位介绍信，经卫生所分管领导批准后，由档案管理部门提供查阅服务。3.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应按照法定程序办理相关手续，经卫生所主要领导批准后，方可查阅。（三）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过15天，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等，不得擅自复印档案。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人、档案管理人员等组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对虽未超过保管期限，但已失去利用价值或重复的档案，经鉴定小组研究决定后，可进行适当处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清单，注明档案的名称、编号、日期、数