卫生院进货查验制度

PAGE卫生院进货查验制度一、总则1.目的为加强卫生院药品、医疗器械、耗材等物资的质量管理，规范进货查验行为，确保所采购的物资符合质量要求，保障医疗安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院所有药品、医疗器械、耗材及其他相关物资的采购进货查验管理。3.基本原则进货查验工作应遵循合法、合规、严谨、准确的原则，严格按照相关法律法规和行业标准进行操作，确保所采购物资的质量可靠、来源合法。二、职责分工1.采购部门负责按照卫生院需求，选择合法、信誉良好的供应商进行物资采购。与供应商签订采购合同，明确物资的规格、数量、质量标准、交货时间、付款方式等条款。在采购过程中，及时向查验部门提供物资采购相关信息，包括供应商资质、采购订单等。2.查验部门负责对采购到货的物资进行逐批查验，确保物资的数量、规格、质量等符合要求。对查验过程中发现的问题及时记录，并与采购部门、供应商沟通协调解决。负责建立物资进货查验记录档案，妥善保存相关资料。3.质量控制部门对查验部门的工作进行监督指导，确保查验工作符合规范要求。定期对进货物资的质量情况进行分析评估，提出改进措施和建议。负责对不合格物资的处理进行审核，并跟踪处理结果。4.使用部门配合查验部门做好物资到货后的验收工作，提供物资使用方面的专业意见。反馈物资在使用过程中发现的质量问题，协助查找原因并采取相应措施。三、进货查验流程1.到货通知采购部门在物资到货前，应提前通知查验部门及相关使用部门，告知物资的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.资料审查查验人员在物资到货时，首先审查供应商提供的随货同行资料，包括发票、送货单、质量检验报告、产品合格证等。资料应齐全、真实、有效，与采购合同一致。3.外观检查对到货物资进行外观检查，查看物资的包装是否完好、有无破损、变形、污染等情况；标识是否清晰、准确，包括产品名称、规格型号、生产日期、有效期、生产厂家等信息。4.数量核对按照送货单或采购合同，核对物资的数量是否相符，清点物资的件数、重量、规格等是否与记录一致。5.质量检验对于药品，按照《药品管理法》及相关药品检验标准，进行必要的抽样检验，检查药品的性状、含量、纯度等质量指标是否符合规定。对于医疗器械，依据医疗器械注册标准和相关行业规范，对其性能、安全性等进行检验，确保产品质量合格。对于耗材，根据其质量要求，检查材质、规格、尺寸等是否符合标准。6.记录与标识查验人员对查验过程中发现的问题及结果进行详细记录，包括物资名称、规格、数量、供应商、到货日期、查验情况、问题描述等。对合格物资进行标识，注明合格状态及相关信息。7.结果处理经查验合格的物资，办理入库手续，进入正常库存管理流程。对于查验不合格的物资，查验部门应及时填写不合格报告，说明不合格原因及处理建议。质量控制部门审核后，通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。处理结果应记录在案，并跟踪落实。四、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证体系等进行全面考察。优先选择具有合法资质、良好信誉、产品质量可靠的供应商。新供应商应提供营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证等相关资质证明文件，经采购部门审核通过后，纳入合格供应商名录。2.供应商评价定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价方式包括实地考察、数据分析、用户反馈等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会；对于出现质量问题或其他违规行为的供应商，采取警告、暂停合作、取消资格等措施。3.供应商档案管理采购部门负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、合作记录、评价结果等内容。供应商档案应妥善保存，便于查询和管理。对供应商档案进行动态更新，及时记录供应商的变更信息、合作情况等，确保档案信息的准确性和完整性。五、进货查验记录与档案管理1.记录要求进货查验记录应真实、准确、完整，能够清晰反映物资采购、查验的全过程。记录内容应包括物资名称、规格、数量、供应商、采购日期、到货日期、查验情况、不合格处理结果等。记录应采用纸质或电子形式保存，保存期限应符合相关法律法规和行业标准要求。一般情况下，药品、医疗器械的进货查验记录应保存至超过有效期一年，但不得少于三年；耗材及其他物资的记录保存期限可根据实际情况确定，但不得少于两年。2.档案管理查验部门负责建立进货查验档案库，将每次进货查验记录整理归档。档案应按照物资类别、供应商等进行分类存放，便于查找和查阅。档案库应具备安全、防潮、防虫等条件，确保档案资料的完整性和安全性。同时，应建立档案查阅制度，严格限制查阅人员范围，确保档案信息不被泄露。定期对进货查验档案进行整理和盘点，对超过保存期限的档案进行妥善处理，确保档案管理工作规范有序。六、培训与监督1.培训定期组织采购人员、查验人员、质量控制人员及相关使用部门人员参加进货查验制度培训，使其熟悉相关法律法规、行业标准和操作规程。培训内容包括法律法规解读、物资质量标准、查验流程与方法、记录要求等。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高培训效果。对新入职人员应及时进行进货查验制度专项培训，确保其尽快熟悉工作要求和流程。2.监督质量控制部门定期对进货查验工作进行监督检查，检查内容包括查验记录的完整性、准确性，查验流程的执行情况，不合格物资的处理情况等。对监督检查中发现的问题及时提出整改意见，要求责任部门限期整改。整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。鼓励全体员工对进货查验工作进行监督，对发现违规行为或质量问题的人员给予奖励，对隐瞒不报或违