卫生院物资管理采购制度

PAGE卫生院物资管理采购制度一、总则1.目的为加强卫生院物资管理采购工作，规范采购行为，确保物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，提高资金使用效益，保障卫生院各项工作的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有物资的采购活动，包括医疗设备、药品、医疗器械、办公用品、后勤物资等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资，确保医疗安全和服务质量。效益原则：在保证物资质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。廉洁原则：采购人员应廉洁自律，严禁收受供应商贿赂或谋取不正当利益。二、采购组织与职责1.采购管理小组组成：由卫生院领导、财务人员、采购人员、使用部门代表等组成。职责：制定和修订物资管理采购制度。审议采购计划和采购预算。监督采购过程，对采购项目进行审核和决策。协调解决采购工作中的重大问题。2.采购部门人员配备：根据工作需要配备相应的采购人员，采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力。职责：负责具体的采购工作，包括编制采购计划、组织采购活动、签订采购合同等。收集市场信息，了解物资价格动态和供应商情况，为采购决策提供参考。建立采购档案，妥善保管采购文件和资料。与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关事宜。3.使用部门职责：根据实际工作需要，提出物资采购申请。参与采购项目的技术评估和验收工作。反馈物资使用情况，协助采购部门优化采购决策。三、采购计划与预算1.采购计划编制使用部门应根据本部门的工作任务、业务发展规划和物资库存情况，提前编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应详细列出物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。采购计划应经本部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门对各部门的采购计划进行综合平衡，结合卫生院的总体预算和实际库存情况，编制卫生院年度采购总计划。2.采购预算编制财务部门应根据采购计划和卫生院的财务状况，编制采购预算。采购预算应明确各项采购项目的资金来源和金额，确保采购资金的合理安排。采购预算应经卫生院领导审批后执行。在采购过程中，应严格控制采购支出，确保预算的有效执行。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按规定程序进行审批。四、采购流程1.采购申请使用部门根据采购计划，填写《物资采购申请表》。申请表应详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等内容，并经本部门负责人签字确认。采购申请表应提交采购部门。采购部门对申请表进行审核，核实采购物资的必要性和合理性，如发现问题应及时与使用部门沟通协调。2.采购审批采购部门根据审核后的采购申请表，编制《采购审批表》。审批表应包括采购项目名称、采购方式、预算金额、供应商推荐情况等内容。采购审批表应提交采购管理小组审批。采购管理小组根据相关规定和实际情况，对采购项目进行审批。对于金额较大或重要的采购项目，应进行集体决策。经采购管理小组审批通过的采购项目，方可进入采购实施阶段。3.采购方式选择根据采购物资的性质、金额和市场情况，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的物资采购项目。应按照国家有关法律法规和招标程序进行操作，发布招标公告，邀请潜在供应商投标，通过评标确定中标供应商。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资采购项目。应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，进行招标采购。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资采购项目；不能事先计算出价格总额的物资采购项目。应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资采购项目。应与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目。应向不少于三家的供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。4.供应商选择与管理采购部门应建立供应商信息库，收集供应商的基本情况、资质证书、产品质量、价格水平、售后服务等信息。供应商信息库应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。在选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠且价格合理的供应商。采购人员应通过多种渠道了解供应商情况，如实地考察、查阅资料、咨询其他用户等，对供应商进行综合评估。对于新的供应商，应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量检验报告等相关资质证明文件。采购部门应对供应商资质进行审核，并将审核结果记录在供应商信息库中。与供应商签订采购合同前，应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货时间与地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。采购合同应符合法律法规的要求，确保双方权益得到保障。采购部门应定期对供应商进行评价和考核。评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。5.采购实施采购部门根据采购审批表和选定的采购方式，组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，应按照相关程序发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标等活动。在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决出现的问题。如遇重大问题，应及时向采购管理小组汇报。采购项目完成后，采购人员应及时整理采购文件和资料，包括采购申请表、采购审批表、采购合同、投标文件、评标报告等，归档保存。采购档案应妥善保管，以备查阅。6.验收与付款物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量控制部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行检验。验收合格的物资，应填写《物资验收单》，经使用部门、质量控制部门和采购部门签字确认后，办理入库手续。验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。财务部门应根据采购合同和物资验收单，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，如货到付款、分期付款等。在付款前，财务部门应审核采购项目的合法性、合规性和完整性，确保付款准确无误。五、采购监督与审计1.内部监督卫生院应建立健全内部监督机制，加强对物资管理采购工作的监督检查。采购管理小组应定期对采购项目进行检查，监督采购流程的执行情况，确保采购活动合法合规。审计部门应定期对采购项目进行审计。审计内容包括采购计划的执行情况、采购预算的控制情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。使用部门和职工有权对采购工作进行监督。如发现采购过程中存在违规行为或不合理现象，可向采购管理小组或相关部门反映，采购管理小组应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。2.外部监督卫生院应接受社会监督。采购项目应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。如涉及政府采购项目，应按照政府采购相关法律法规的要求进行操作，确保采购活动公开透明。财政、审计、纪检监察等部门有权对卫生院的物资管理采购工作进行监督检查。卫生院应积极配合相关部门的工作，如实提供采购文件和资料，对检查中发现的问题及时进行整改。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖采购计划、采购审批、采购方式选择、供应商管理、采购实施、验收与付款等各个环节。常见的采购风险包括采购物资质量风险、价格风险、交货期风险、合同风险、廉政风险等。采购部门应分析各种风险产生的原因和可能造成的影响，评估风险的程度。2.风险应对措施针对不同的采购风险，应制定相应的风险应对措施。质量风险：加强对供应商的资质审核和产品质量检验，选择质量可靠的供应商，签订质量保证条款，在验收环节严格把关，确保采购物资质量符合要求。价格风险：建立市场价格监测机制，及时了解物资价格动态，通过招标、谈判等方式合理确定采购价格，与供应商签订价格调整条款，防范价格波动风险。交货期风险：在采购合同中明确交货时间和违约责任，加强与供应商的沟通协调，及时跟踪采购项目进度，如遇供应商可能延迟交货的情况，应采取相应的措施，如要求供应商提供替代方案或追究其违约责任。合同风险：认真审核采购合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰，