卫生院供应商约谈制度

PAGE卫生院供应商约谈制度一、总则1.目的为加强卫生院与供应商的沟通与合作，规范供应商行为，确保医疗物资及服务的质量、供应及时性和价格合理性，保障卫生院医疗工作的正常开展，特制定本供应商约谈制度。2.适用范围本制度适用于与卫生院有业务往来的所有供应商，包括但不限于药品供应商、医疗器械供应商、医用耗材供应商、后勤服务供应商等。3.基本原则依法依规原则：约谈活动应严格遵守国家法律法规、医疗卫生行业相关标准以及卫生院的各项规章制度。公平公正原则：对所有供应商一视同仁，在约谈过程中保持公平公正的态度，确保供应商的合法权益得到保障，同时维护卫生院的利益。沟通协作原则：通过约谈加强与供应商的沟通交流，建立良好的合作关系，共同解决合作过程中出现的问题，促进双方协作发展。问题导向原则：针对供应商在产品质量、供应服务、价格等方面存在的问题进行约谈，明确问题所在，寻求解决方案，推动问题整改落实。二、约谈组织与职责1.约谈小组成立由卫生院相关部门负责人组成的约谈小组，成员包括采购部门、质量管理部门、临床科室代表等。采购部门负责人担任组长，负责约谈工作的组织协调。约谈小组的职责是：制定约谈计划，确定约谈对象、内容和时间；组织实施约谈会议，记录约谈过程和结果；对约谈问题进行跟踪督办，确保问题得到有效解决。2.各部门职责采购部门：负责收集、整理供应商在采购过程中出现的问题，如交货延迟、产品规格不符等；与供应商进行前期沟通，确定约谈事宜；在约谈过程中，代表卫生院与供应商就采购相关问题进行交流协商。质量管理部门：对供应商提供的产品质量进行监督管理，负责提供产品质量方面的问题线索，如产品质量抽检不合格、质量投诉等；在约谈中就质量问题发表专业意见，提出整改要求和建议。临床科室代表：反馈临床使用过程中发现的供应商产品或服务问题，如产品性能不佳、售后服务不到位等；从临床需求角度出发，参与约谈讨论，提出对供应商的改进期望和要求。三、约谈情形1.质量问题供应商提供的药品、医疗器械、医用耗材等产品经检验或临床使用发现存在质量不合格情况，如药品的含量不符合标准、医疗器械的性能指标不达标、医用耗材的材质有缺陷等。供应商的产品质量不稳定，频繁出现同一质量问题，影响卫生院医疗工作的正常开展。供应商对产品质量问题处理不及时、不彻底，未能采取有效措施防止类似问题再次发生。2.供应问题供应商未按照合同约定的时间、数量、规格等要求及时供应物资或服务，导致卫生院临床科室物资短缺，影响患者治疗。因供应商供应中断或供应渠道不稳定，造成卫生院医疗物资储备不足，存在医疗安全隐患。供应商在供应过程中出现货物错发、漏发等情况，给卫生院工作带来不便和损失。3.价格问题供应商提供的产品或服务价格明显高于市场同类产品或服务价格，且无合理理由。供应商在合同执行期间擅自提高价格，未提前与卫生院协商并达成一致。供应商存在价格欺诈行为，如虚假标价、抬高进价后再以高价卖给卫生院等。4.售后服务问题供应商对卫生院提出的产品质量问题、使用问题等售后服务需求响应不及时，拖延解决时间。供应商的售后服务质量差,如维修不及时、技术支持不到位等，影响卫生院设备的正常使用和患者的就医体验。供应商未按照合同约定提供售后服务承诺的相关内容，如培训服务未落实、配件供应不及时等。5.其他问题供应商违反法律法规或卫生院规章制度，如商业贿赂、不正当竞争等行为。供应商在与卫生院合作过程中，出现严重影响合作关系的其他问题，如合同履行过程中频繁出现纠纷、对卫生院提出的合理要求拒不配合等。四、约谈程序1.约谈准备采购部门、质量管理部门、临床科室代表等相关部门收集整理供应商存在的问题，形成问题清单，并对问题进行分析评估，明确问题的严重程度和影响范围。根据问题清单，确定约谈对象、约谈时间和地点。提前[X]个工作日向供应商发出约谈通知，告知约谈的事由、时间、地点、参与人员等信息。约谈小组成员根据约谈事由，准备相关资料，如问题证据、合同文件、法律法规条款等，以便在约谈过程中能够准确、清晰地向供应商阐述问题和要求。2.约谈实施约谈会议由采购部门负责人主持，介绍约谈目的、参与人员和约谈议程。相关部门依次向供应商通报所发现的问题，展示问题证据，提出整改要求和期限。要求供应商对问题进行确认，并就问题产生的原因进行说明，提出整改措施和承诺。供应商进行陈述和申辩时，约谈小组应认真倾听，对于合理的解释和诉求给予适当回应。如供应商对问题存在异议，约谈小组应进行详细记录，并在会后进一步核实情况。在约谈过程中，约谈小组应保持冷静、客观、公正的态度，避免与供应商发生激烈冲突。对于供应商提出的疑问和困难，应在政策法规允许的范围内给予适当的指导和帮助。3.约谈记录安排专人负责约谈记录，记录内容应包括约谈时间地点、参与人员、供应商陈述、问题通报、整改要求、供应商承诺等详细信息。记录应准确、完整、清晰，能够如实反映约谈过程。约谈记录采用书面形式，并由参与约谈的双方人员签字确认。如供应商拒绝签字，应在记录中注明情况，并由在场的其他人员签字证明。4.约谈结果处理约谈结束后，约谈小组根据供应商的陈述和整改措施，对约谈结果进行评估。如认为供应商的整改措施切实可行，能够有效解决问题，可与供应商达成整改共识，并形成约谈纪要。约谈纪要应明确供应商存在的问题、整改措施、整改期限以及双方的责任和义务等内容。约谈纪要经双方签字确认后，作为后续跟踪监督供应商整改情况的依据。如供应商的整改措施未能达到约谈小组的要求，约谈小组应再次与供应商进行沟通协商，明确指出问题所在，要求供应商进一步完善整改措施。如供应商仍拒不整改或整改不力，约谈小组应根据合同约定和相关规定，采取相应的措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等。五、跟踪与监督1.整改跟踪采购部门负责对供应商的整改情况进行跟踪，定期向供应商了解整改进展情况，要求供应商提交整改报告。质量管理部门、临床科室代表等相关部门根据各自职责，对供应商整改后的产品质量、供应服务等情况进行检查和评估，验证整改效果。如发现供应商未按照约谈纪要要求进行整改或整改未达到预期效果，应及时向约谈小组报告，约谈小组应再次与供应商进行沟通，督促其加快整改进度，确保问题得到彻底解决。2.监督检查卫生院定期对供应商的整体表现进行监督检查，包括产品质量、供应服务、价格执行、售后服务等方面。监督检查可采用日常巡查、定期抽检、专项检查等方式进行。对于在监督检查中发现仍存在问题的供应商，应按照本制度的规定再次进行约谈，并根据问题的严重程度采取相应的处罚措施。建立供应商诚信档案，将供应商的约谈情况、整改情况、监督检查结果等信息记录在案。诚信档案作为卫生院选择供应商、评估合作关系的重要参考依据，对诚信度高的供应商给予更多的合作机会，