卫生院药房采购管理制度

PAGE卫生院药房采购管理制度一、总则1.目的为加强卫生院药房采购管理，规范采购行为，确保药品及相关物资的质量、供应及时性和经济性，保障医疗工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院药房所有药品、医疗器械、医用耗材、办公用品及其他相关物资的采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、疗效确切、安全性高的药品和物资，保障患者用药安全。效益原则：在保证质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效率。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护卫生院和供应商的合法权益。二、采购计划管理1.需求预测药房应定期对药品及物资的需求进行预测，结合历史数据、临床用药情况、季节变化、疾病流行趋势等因素，制定合理的需求计划。2.采购申请各科室根据业务需求，填写采购申请表，详细注明所需药品、物资的名称、规格、数量、用途等信息，经科室负责人审核签字后提交至药房。3.计划审核药房采购人员对各科室提交的采购申请进行汇总、审核，结合库存情况，综合考虑采购周期、市场供应等因素，制定采购计划。采购计划应报药房负责人审批。4.计划调整采购计划一经批准，应严格执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，需由申请调整的科室说明原因，经药房负责人同意后进行调整。三、供应商管理1.供应商选择资质审核：建立供应商资质档案，对供应商的营业执照、药品生产许可证、药品经营许可证、医疗器械注册证、产品质量检验报告等资质文件进行严格审核，确保供应商具备合法经营资格。实地考察：对拟合作的供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、信誉等情况，评估其供货能力和服务水平。综合评估：根据供应商的资质审核和实地考察情况，对供应商进行综合评估，选择优质供应商建立合作关系。2.供应商评价定期评价：定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商续期合作的重要依据。动态管理：对评价不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施，并督促其整改。如供应商整改后仍不符合要求，应取消其合作资格。3.供应商档案管理建立完善的供应商档案，记录供应商的基本信息、资质文件、合作记录、评价结果等内容，确保供应商档案信息的完整性和准确性。四、采购流程管理1.采购申请受理药房采购人员收到各科室提交的采购申请后，应及时进行登记，对申请内容进行初步审核，如发现申请信息不完整或不符合要求，应及时与申请科室沟通补充或修正。2.采购询价根据采购计划，采购人员通过多种渠道向供应商询价，了解市场价格行情。询价时应要求供应商提供详细的报价清单，包括药品或物资的名称、规格、数量、单价、总价、交货期、付款方式等信息。3.供应商筛选采购人员对询价结果进行整理、分析，根据供应商的报价、资质、信誉、服务等因素，筛选出至少三家符合要求的供应商作为候选供应商。4.采购谈判采购人员与候选供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，争取达成最优采购协议。谈判过程中应做好记录，谈判结果应报药房负责人审批。5.合同签订根据采购谈判结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购药品或物资的名称（通用名、商品名）、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，应及时将合同副本交财务部门备案。6.采购订单下达采购人员根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购药品或物资的具体要求和交货时间。采购订单应经药房负责人审核签字后发送给供应商。7.采购跟踪与催货：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的备货进度和发货情况。如发现供应商未能按时交货，应及时与供应商沟通催货，确保药品和物资按时供应。8.到货验收验收准备：在药品和物资到货前，药房应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收场地和设备、熟悉验收标准和流程等。数量验收：验收人员按照采购订单和送货清单，对到货药品和物资的数量进行清点，确保数量准确无误。质量验收：验收人员依据药品质量标准、医疗器械注册标准等相关规定，对到货药品和物资的质量进行检验，检查药品的外观、包装、标签、说明书、有效期等是否符合要求，医疗器械的规格型号、性能指标、质量证明文件等是否齐全有效。对验收不合格的药品和物资，应及时与供应商联系，办理退换货手续。验收记录：验收人员应如实填写验收记录，详细记录验收药品和物资的名称、规格、数量、到货日期、验收情况等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。9.入库管理验收合格的药品和物资应及时办理入库手续，由仓库管理人员按照规定的分类、分区原则进行存放，并做好库存台账记录。库存台账应准确记录药品和物资的入库日期、名称（通用名、商品名）、规格、数量、批次、有效期等信息，确保账物相符。10.付款结算财务部门根据采购合同和验收合格的发票，按照约定的付款方式进行付款结算。付款前，财务人员应对采购合同、验收记录、发票等相关凭证进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。付款后，应及时进行账务处理，更新库存台账和财务报表。五、采购风险管理1.质量风险加强供应商质量管理：严格审核供应商资质，定期对供应商进行质量评估和监督，确保所采购药品和物资的质量符合国家标准和行业要求。强化验收环节管理：规范验收流程，严格按照验收标准进行验收，对验收不合格的药品和物资坚决不予入库，并及时与供应商协商处理。建立质量追溯机制：建立完善的质量追溯体系，记录药品和物资的采购来源、验收情况、使用去向等信息，以便在出现质量问题时能够及时追溯和处理。2.价格风险市场价格监测：密切关注药品和物资市场价格动态，定期收集、分析市场价格信息，为采购决策提供参考依据。采购谈判技巧：加强采购谈判能力，通过与供应商充分沟通、比较不同供应商报价等方式，争取合理的采购价格。签订价格调整条款：在采购合同中合理约定价格调整条款，如根据市场价格波动、原材料价格变化等因素，适时调整采购价格，降低价格风险。3.供应风险建立供应商储备库：与多家优质供应商建立合作关系，避免过度依赖单一供应商，降低因供应商原因导致的供应中断风险。加强供应商沟通与协调：定期与供应商沟通，了解其生产经营状况和供应能力，及时掌握可能影响供应的因素，并采取相应措施加以解决。制定应急预案：针对可能出现的供应中断情况，制定应急预案，明确应急处理流程和责任分工，确保在供应中断时能够迅速采取措施，保障药品和物资的供应。六、采购监督与审计1.内部监督成立采购监督小组：由卫生院相关部门人员组成采购监督小组，负责对药房采购活动进行全程监督。监督内容：监督采购计划的制定、执行情况，采购流程的合规性，供应商选择、评价情况，采购合同签订、履行情况等。监督方式：通过定期检查、不定期抽查、查阅采购文件和记录、听取采购人员汇报等方式进行监督。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.审计监督定期审计：卫生院审计部门定期对药房采购活动进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性，检查采购文件、合同、发票、验收记录等资料的真实性和完整性。专项审计：根据工作需要，对重大采购项目或存在问题的采购事项进行专项审计，深入调查分析问题原因，提出审计建议和处理意见。审计结果运用：审计部门应及时向卫生院管理层报告审计结果，对审计发现的问题，督促相关部门和人员进行整改。审计结果作为对采购人员绩效考核和评价的重要依据。七、采购人员管理1.人员资质与培训资质要求：采购人员应具备药学或相关专业知识，熟悉药品和物资采购业务流程，具有良好的沟通协调能力和职业道德素养。采购人员应取得相应的从业资格证书。培训计划：制定采购人员培训计划，定期组织采购人员参加业务培训和法律法规培训，不断提高采购人员的业务水平和综合素质。培训内容包括药品和物资采购政策法规、市场动态、采购谈判技巧、质量管理知识等。2.岗位职责与考核岗位职责：明确采购人员的岗位职责，包括采购计划制定、供应商管理、采购流程执