卫生材料购进管理制度

PAGE卫生材料购进管理制度一、总则1.目的为加强公司卫生材料购进管理，规范采购行为，确保购进的卫生材料质量符合要求，保障医疗安全和患者权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有卫生材料的购进管理活动，包括但不限于一次性使用无菌医疗器械、医用敷料、医用耗材等。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：把质量作为首要考量因素，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高经济效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部审计。二、职责分工1.采购部门负责卫生材料采购计划的制定、执行和供应商的选择、评估与管理。与供应商签订采购合同，确保合同条款符合法律法规和公司要求。跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。2.质量管理部门负责对购进卫生材料的质量进行审核和检验，确保符合质量标准。参与供应商的质量评估，提供质量方面的专业意见。对不合格卫生材料进行处理和跟踪。3.使用部门根据实际需求提出卫生材料的采购申请。协助采购部门和质量管理部门对购进卫生材料进行验收和质量反馈。4.财务部门负责卫生材料采购资金的预算安排和支付审核。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。三、采购计划1.需求预测使用部门应定期对卫生材料的使用情况进行统计和分析，结合业务发展规划，预测未来一段时间内所需卫生材料的品种、数量和规格。采购部门根据使用部门的需求预测，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。2.计划审批采购计划应提交至相关部门负责人进行审批，审批内容包括需求合理性、库存状况、采购预算等。经审批后的采购计划作为采购活动的依据，不得随意变更。如需变更，应重新履行审批程序。四、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商筛选机制，对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包括企业资质、生产能力、质量控制体系、信誉状况、价格水平等。优先选择具有合法资质、生产工艺先进、质量可靠、售后服务良好的供应商。新供应商的引入需经过严格的审核和审批程序。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格变动等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商和不合格供应商。对于不合格供应商，应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等。3.供应商档案管理采购部门应为每个供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、产品目录、合作记录、评估报告等。供应商档案应妥善保管，便于查询和管理。五、采购合同1.合同签订采购部门在确定供应商后，应与供应商签订采购合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规和公司要求，避免出现模糊不清或歧义性的表述。合同签订前，应提交至法务部门或相关专业人员进行审核。2.合同执行采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量交付货物。如遇合同变更或解除情况，应按照合同约定的程序进行办理，并及时通知相关部门。六、购进验收1.验收准备质量管理部门应制定卫生材料验收标准和流程，明确验收人员的职责和权限。采购部门在货物到货前，应通知质量管理部门和使用部门做好验收准备工作。验收人员应熟悉验收标准和流程，准备好验收所需的工具和场地。2.验收内容验收人员应按照验收标准对购进卫生材料的数量、规格、型号、外观、质量证明文件等进行检查。对需要进行质量检验的卫生材料，应按照规定的检验方法和标准进行检验，确保产品质量符合要求。验收过程中发现的问题，应及时记录并反馈给采购部门和供应商。3.验收记录验收人员应填写验收记录，记录内容包括验收日期、供应商名称、产品名称、规格、数量、验收情况等。验收记录应妥善保管，作为质量追溯和管理的依据。七、不合格品管理1.不合格品判定质量管理部门负责对购进卫生材料进行不合格品判定。判定依据包括验收标准、质量检验报告、相关法律法规和行业标准等。如发现购进卫生材料存在质量问题、数量不符、规格错误等情况，应判定为不合格品。2.不合格品处理对于不合格品，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取更换、退货、补货等措施。质量管理部门应对不合格品进行标识和隔离，防止不合格品流入使用环节。对不合格品的处理情况应进行记录，包括处理日期、处理方式、处理结果等。八、库存管理1.库存盘点定期对卫生材料库存进行盘点，盘点周期为每月一次。盘点内容包括库存数量、规格、型号、质量状况等。盘点人员应填写盘点记录，对盘点结果进行核对和分析。如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行处理。2.库存预警采购部门应根据库存情况和采购计划，设置库存预警指标。当库存数量低于或高于预警指标时，应及时发出预警信息。库存预警信息应通知到相关部门负责人，以便及时采取措施，如采购补货、调整使用计划等。九、信息管理1.采购信息记录采购部门应建立卫生材料采购信息管理系统，记录采购活动的全过程信息，包括采购计划、供应商选择、采购合同、购进验收、不合格品处理等。采购信息应及时、准确、完整地录入系统，便于查询和统计分析。2.数据分析与利用定期对采购信息进行数据分析，分析内容包括采购成本、质量状况、供应商表现、库存周转率等。通过数据分析，发现采购管理中存在的问题和不足，为决策提供依据，不断优化采购管理流程。十、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对卫生材料购进管理活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、质量控制是否有效等。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核机制建立卫生材料购进管理考核机制，对采购部门、质量管理部门、使用部门等相关部门和人员的工作绩效进行考核。考核内