企业财务票据管理规范制度

企业财务票据管理规范制度为规范企业财务票据的申领、开具、保管、核销等管理流程，防范财务风险，保障企业资金安全与财务合规性，依据《中华人民共和国票据法》《中华人民共和国发票管理办法》及国家相关财税法规，结合企业实际运营需求，制定本制度。一、适用范围本制度适用于企业各部门（含下属分支机构）在经营活动中涉及的各类财务票据管理，包括但不限于发票、收据、银行结算票据等。二、票据分类及使用范围（一）发票类1.增值税专用发票：仅限增值税一般纳税人使用，用于应税销售行为（货物、劳务、服务等），可作为进项税额抵扣凭证，适用于需抵扣税款的交易场景。2.增值税普通发票（含电子普通发票）：适用于向小规模纳税人、个人或非增值税应税主体的交易，或无需抵扣税款的业务，电子普票与纸质普票法律效力等同。3.其他发票：如机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等，按特定业务类型（车辆购置、二手车交易等）的国家规定格式开具。（二）收据类1.内部收据：企业内部资金往来（如员工借款、部门调拨、押金暂收等）的自制凭证，仅限内部流转，不得作为外部收款或税前扣除依据。2.外部收据：向外部单位/个人收款（租金、服务费、违约金等）时开具的合规凭证，需加盖财务专用章，部分场景可作为对方入账依据（需符合税法要求）。（三）银行结算票据类1.支票：含现金支票（限提现，符合现金管理规定）、转账支票（单位间资金划转），不得签发空头/远期支票，需按银行要求填写要素。2.银行汇票/本票：用于异地或同城大额结算，需严格按票据法格式、签章要求开具，确保要素完整清晰。三、管理职责分工（一）财务部门职责1.统筹票据管理，制定操作细则，组织培训；2.负责票据申购、印制、发放、核销、归档，建立《票据登记簿》；3.审核票据开具合规性，定期核对票据存根与账务一致性；4.监督各部门票据使用，提出整改意见并跟踪落实。（二）业务部门职责1.规划票据使用计划，按流程申请领用/开具；2.确保业务交易真实合法，提供票据开具所需资料（合同、订单等）；3.妥善保管领用票据，指定专人负责，异常情况及时反馈财务。（三）票据经办人职责1.按制度领用、开具、保管票据，不得转借、涂改、伪造；2.开具时确保内容真实、要素齐全，作废票据全联留存并标注“作废”；3.及时交付已开具票据，跟踪签收情况，避免税务/资金风险。四、票据管理流程（一）票据申领1.空白票据申领：发票：财务专人向税务机关申购（或印制冠名发票），登记《票据登记簿》；业务部门填《发票领用单》，经审批后领用，财务核对资格（如专票需对方为一般纳税人）。内部收据：财务按统一格式印制、盖章后入库；业务部门填《收据领用单》，经审批后领取，领用数量不超1个月需求。银行票据：财务按资金计划向开户行申购，登记《银行票据登记簿》；领用填《银行票据领用单》，经财务负责人审批后发放，3个工作日内完成使用或退回。2.代开票据申请：业务部门因特殊原因需代开时，填《代开票据申请单》，附业务资料，经审批后由财务代开，交付经办人并登记台账。（二）票据开具1.开具要求：内容真实：交易事项与票据内容一致，不得虚开、代开；要素完整：发票需填购买方/销售方信息、商品编码、金额、税率等；收据需填交款人、事由、金额等；银行票据需填收款人、金额、用途等；签章规范：发票盖发票专用章（电子发票自动签章），收据盖财务专用章，银行票据盖财务章+法定代表人（或授权人）签章；字迹清晰：手工票用蓝黑/碳素墨水，打印票清晰可辨，不得压线、错格。2.作废与红冲：作废：开票当月错误且全联未交付时，全联收回盖“作废”章留存；电子发票不得作废，需红冲。红冲：跨月错误、销货退回等，收回原票（或取对方证明），填《红字信息表》（专票）或直接开红字普票，红冲后可重开。（三）票据保管1.空白票据保管：财务设票据专柜（加锁），专人保管，具备防盗、防潮、防火功能；业务部门领用的空白票据由专人保管，与现金、印章分放，临时外出需交接。2.已用票据保管：发票存根联：财务按日期整理装订，保管30年；电子发票备份存储，确保可查。收据存根联：内部存根财务保管，外部存根业务部门保管，保管15年；期满按程序销毁（编销毁清册，经审批）。银行票据：已用票据存根随凭证装订；作废票据全联留存，注明原因，与存根一并保管。（四）票据核销1.财务每月末核对《票据登记簿》与实际结存，检查已用票据与账务一致性，差异及时处理。2.业务部门领用票据需1个月内核销，提交存根联（或电子台账），财务核对领用、使用、作废数量，无误后核销；未使用空白票据退回。3.票据遗失/被盗用，经办人立即报告，财务向税务、开户行报备，办理挂失/作废，追究相关责任。（五）票据归档1.财务按年度整理票据存根、作废票据、核销台账，编制《票据档案目录》，注明类型、年度、保管期限等。2.票据档案移交档案部门，办理交接；档案人员按规定提供查阅、复印（需审批），确保信息安全。五、监督与责任追究（一）监督机制1.财务每月自查票据管理合规性，形成报告报财务负责人。2.内部审计每季度专项审计，重点检查真实性、税务合规性、资金风险，结果纳入绩效考核。3.接受税务、银行等外部监督，按要求提供资料。（二）违规责任1.虚开、代开、涂改票据：限期整改，扣绩效工资；造成损失的，责任人赔偿。2.保管不善遗失/被盗用：赔偿补办费用及损失；情节严重的，辞退并追究法律责任。3.核销/归档不及时：限期整改，通报批评；影响信用/审计的，追究管理责任。六、附则1.本制度由财务部解释，自发布之日起施行，原有制度