行政采购需求申请及审批标准化模板

行政采购需求申请及审批标准化模板一、适用范围与典型应用场景二、标准化操作流程详解（一）需求发起与申请表填写需求提出：申请人根据部门实际工作需要（如办公物资短缺、设备故障需更换、新项目启动需采购服务等），确认采购的必要性及具体需求。填写申请表：申请人登录公司采购管理系统或《行政采购需求申请表》（详见第三部分），逐项填写完整信息，包括：基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；采购需求明细：物品/服务名称、规格型号（如尺寸、品牌要求、技术参数）、数量、预估单价（元）、总价（元）、用途说明（需具体描述使用场景，如“用于市场部展会物料制作”“行政前台日常打印纸补充”）；预算信息：对应的预算科目（如“办公经费”“专项采购费”）、预算编号；附件清单：如技术参数要求、比价记录（单笔金额超过元需提供至少3家供应商报价单）、历史采购记录等。内部审核：申请人将填写完整的申请表及附件提交至部门负责人，确认需求与部门工作计划匹配、预算充足。（二）部门审核与需求确认部门负责人审核：部门负责人重点审核以下内容：采购需求的必要性（是否为工作必需，是否存在替代方案）；数量与规格的合理性（是否符合部门实际使用需求，避免过度采购）；预算是否符合部门年度预算安排。审核结果处理：审核通过：部门负责人在申请表“部门审核”栏签字确认，并标注“同意”，将申请表转至采购部门；审核不通过：部门负责人需注明具体原因（如“预算超支”“需求不合理”），退回申请人修改后重新提交。（三）采购部门审核与合规性检查接收与初审：采购部门收到申请表后，1个工作日内完成初审，检查材料完整性（如是否填写规格型号、附件是否齐全）。合规性与可行性审核：采购范围审核：确认采购物品/服务是否属于行政采购目录（如非生产原料、非固定资产类设备等）；预算审核：核对预估总价是否在预算额度内，超预算需求需申请人补充说明并提交预算调整申请；市场调研：对常规物资进行价格比对，对新物品/服务联系供应商获取报价（单笔金额≥5000元需形成书面比价记录）；采购方式确认：根据公司采购管理办法，确定采用“询价采购”“招标采购”或“定点采购”等方式。审核结果反馈：审核通过：采购部门在“采购审核”栏签字，标注“建议同意”，并附上比价记录或采购方案，转至审批人；审核不通过：注明原因（如“规格描述不清晰”“预算未通过”），退回采购部门或申请人补充材料。（四）审批与决策分级审批：根据采购金额确定审批权限（示例）：金额≤2000元：行政部经理审批；2000元＜金额≤10000元：分管行政副总审批；金额＞10000元：总经理审批。审批要点：审批人重点审核采购的必要性、预算合理性、采购方式合规性及性价比。审批结果：审批人在“审批意见”栏签署“同意”“不同意”或“补充说明”，不同意需注明理由，流程终止；同意则转采购部门执行。（五）采购执行与结果反馈订单下达：采购部门根据审批结果，通过公司指定供应商或采购平台下达订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等。验收与确认：物品/服务送达后，由申请人所在部门联合采购部门共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；检查质量是否符合要求（如设备功能、服务效果）；验收合格后，双方在《采购验收单》签字确认，验收单作为付款依据。结果反馈：采购部门将验收结果反馈给申请人及财务部门，完成采购闭环。（六）资料归档采购完成后，采购部门负责整理全套资料（申请表、审批记录、比价单、订单、验收单等），按月归档保存，保存期限不少于3年，以备审计或查询。三、行政采购需求申请表（标准模板）基本信息申请人姓名*所属部门申请日期年月日内部联系方式采购需求明细物品/服务名称规格型号（品牌、参数等）数量预估单价（元）例：A4复印纸80g/白色，500张/包10包25例：笔记本电脑联想小新Pro14，i5处理器，16G内存，512G固态1台4500用途说明（需具体描述，如“用于行政部日常文件打印”“销售部新员工入职配置”）预算信息预算科目（如“办公经费-耗材”“专项采购费-IT设备”）预算编号审批流程部门负责人审核签字：__________日期：______年_月___意见：□同意□不同意（请注明原因：__________）采购部门审核签字：__________日期：______年_月___意见：□建议同意□退回（请注明原因：__________）附件：□比价记录□技术参数要求□其他：__________审批人意见（根据金额分级审批）签字：__________日期：______年_月___意见：□同意□不同意（请注明原因：__________）验收确认验收结果□合格□不合格（不合格说明：__________）验收人签字：__________日期：______年_月___采购部门经办人签字：__________联系方式：__________四、关键注意事项与常见问题提示（一）需求描述规范采购物品/服务名称需准确，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；规格型号应明确技术参数（如尺寸、材质、功能指标），避免“质量好”“性价比高”等主观描述；用途说明需结合具体工作场景，便于审批人判断必要性（如“用于季度客户会议物料制作”而非“办公使用”）。（二）预算与附件要求预估单价需参考历史采购价格或市场公允价，严重偏离市场价的需提供价格说明；单笔采购金额≥3000元，需提供至少2家供应商的书面报价单（需加盖供应商公章或电子签章）；新采购物品需提供技术参数要求或样品确认记录。（三）审批流程时效各环节审核人需在收到申请后1个工作日内完成审核，紧急采购（如突发设备故障需立即维修）可标注“加急”，审批流程需在4小时内完成；审批过程中如需补充材料，申请人需在24小时内反馈，超时未反馈视为自动撤回申请。（四）采购执行纪律采购部门必须从公司合格供应商库中选择供应商，严禁未经审批私自采购；验收不合格的物品