跨部门协作需求申请流程模板

一、适用情境当企业内部某部门需其他部门提供资源、支持或协同完成特定工作时，如新产品研发需市场部配合用户调研、技术部提供开发支持，或运营活动需设计部制作物料、财务部审批预算等跨部门协作场景，均可通过此流程规范申请与执行，保证协作高效、责任清晰。二、流程步骤详解（一）需求发起与表单填写发起申请：由需求部门（以下简称“申请部门”）的负责人或指定经办人（申请人）发起跨部门协作需求，明确协作的必要性与目标。填写申请表：申请人需完整填写《跨部门协作需求申请表》（详见第三部分），内容需包含：需求背景、具体目标、协作内容（分部门列出所需支持项，如“设计部需提供活动主视觉海报3张”）、期望完成时间、优先级（高/中/低，需说明理由）等关键信息。（二）部门内部初审审核需求合理性：申请部门负责人（部门主管A）对需求表单进行初审，重点核对需求是否符合部门工作目标、资源是否匹配、描述是否清晰无歧义。确认优先级：部门主管A结合部门工作安排，对需求优先级进行最终确认，并签字批准提交至跨部门协作管理岗（或项目管理办公室，以下简称“协管岗”）。（三）跨部门会签与资源评估分发至协作部门：协管岗收到申请表后，1个工作日内将表单分发至所有涉及协作的部门。部门反馈意见：各协作部门负责人（部门主管B/C/D）需在2个工作日内反馈意见，重点说明：协作内容的可行性（如技术部需评估开发周期是否满足期望时间）；所需资源（人力、设备、预算等）是否可调配；建议完成时间或需调整的需求细节。若协作内容存在争议，需提出具体修改建议并与申请部门沟通达成一致。（四）审批与方案确认汇总审批：协管岗收集各部门反馈后，形成《协作需求审批汇总表》，提交至公司分管领导（审批领导）或项目管理委员会审批。明确执行方案：审批通过后，协管岗组织申请部门与各协作部门召开协作启动会（若需），共同确认最终执行方案，包括：各部门具体任务、责任人（协作人B1/C1）及完成节点；沟通机制（如每周进度同步会、线上群组等）；风险应对预案（如资源冲突时的优先级处理规则）。（五）执行进度跟踪定期同步：各协作部门责任人需按约定频率（如每日/每周）向协管岗提交进度更新，协管岗跟踪关键节点完成情况，对延迟风险及时预警。问题协调：执行过程中若出现资源不足、需求变更等问题，由协管岗牵头组织相关部门协商解决，必要时启动调整流程（详见第六部分“注意事项”）。（六）成果验收与归档成果提交：协作完成后，由协作部门向申请部门提交成果物（如调研报告、设计稿、开发模块等），并附《协作成果说明》（包含完成情况、质量自评等）。验收确认：申请部门负责人（部门主管A）组织对成果进行验收，确认达标后签字确认《协作成果验收单》；若不达标，需明确修改意见并退回协作部门整改。流程归档：协管岗将申请表、审批汇总表、进度更新、验收单等资料整理归档，保存期限不少于2年，作为后续协作流程优化的参考依据。三、申请表单模板跨部门协作需求申请表申请单号申请日期年月日申请部门申请人申请人联系方式电话/内部通讯号需求名称需求背景与目标（简要说明发起协作的原因、需达成的具体效果，如：为配合Q3新产品上市，需市场部完成目标用户画像分析，支撑产品推广策略制定）涉及协作部门（填写需配合的部门全称，如：市场部、技术部、设计部）具体协作内容（分部门列出所需支持项，示例：市场部：提供2023年上半年用户调研数据及分析报告；技术部：完成产品原型图中的用户交互模块开发；设计部：根据产品风格指南，制作5张宣传海报初稿）期望完成时间（各协作内容需明确截止日期，示例：市场部：2023年X月X日；技术部：X月X日；设计部：X月X日）优先级□高（需说明：如影响产品上线进度）□中（如常规活动支持）□低（如长期规划类需求）申请部门负责人意见签字：__________日期：__________协作部门意见（此栏由协作部门填写，可附页）市场部：签字：__________日期：__________技术部：签字：__________日期：__________设计部：签字：__________日期：__________协管岗/审批领导意见签字：__________日期：__________备注（如需特殊说明的事项）四、关键注意事项需求描述精准化：申请表中的“协作内容”需具体、可量化（如“提供用户调研报告”需明确报告包含的维度、数据来源、字数要求等），避免模糊表述（如“协助完成推广工作”）。提前沟通前置：在提交正式申请前，申请部门建议先与协作部门进行非正式沟通，初步评估资源可行性，减少正式会签阶段的反复调整。时间节点合理化：期望完成时间需结合协作部门工作量、现有任务安排综合确定，避免设置过短导致协作质量下降，或过长影响项目整体进度。变更规范管理：执行过程中若需调整协作内容、时间或优先级，需由申请部门提交《协作需求变更申请表》，经原审批流程重新确认后执行，严禁擅自变更。沟通记录留存：所有跨部门沟通（如启动会、进度协调会）需形