公司运营管理综合手册

公司日常运营管理综合手册本手册旨在规范公司日常运营管理流程，提升工作效率，保证各项工作有序开展。手册内容涵盖办公管理、会议组织、文档处理、资产维护、人事基础事务及跨部门协作等核心模块，适用于公司全体员工及管理人员。请各部门结合实际情况参照执行，共同维护高效、规范的工作环境。一、日常办公管理规范适用情形员工日常考勤打卡、办公设备使用申请、办公环境维护、假期申请等日常办公事务。操作流程考勤管理（1）员工每日上下班通过企业/钉钉打卡，迟到/早退15分钟内需向部门负责人说明原因，15分钟以上按《员工考勤制度》处理；（2）因公外出需提前在系统提交外出申请，注明事由、时间、地点，经部门负责人审批后生效；（3）每月最后一个工作日，员工核对考勤记录，如有异议需在3个工作日内提交考勤异常复核申请。办公设备使用（1）需使用打印机、投影仪等设备时，提前通过办公系统提交《设备使用申请》，填写使用时间、设备名称、用途；（2）设备使用后及时清理，如遇故障，第一时间联系行政部（联系人：*），禁止擅自拆解；（3）个人办公电脑需定期杀毒，重要文件加密存储，下班前锁屏。假期申请（1）年假、病假等假期需提前3个工作日提交《假期申请表》，附相关证明（如病假条）；（2）突发情况需请假时，需在1小时内电话告知部门负责人，并在事后2个工作日内补交申请；（3）假期结束当日返岗，及时销假。表单参考表1：考勤异常复核申请表申请人部门异常日期异常类型（迟到/早退/缺勤）原因说明附件审批人申请日期表2：设备使用申请表申请人部门设备名称（打印机/投影仪等）使用日期开始时间结束时间使用事由审批人申请日期关键提示考勤记录作为绩效核算、奖金发放依据，务必真实准确；办公设备属于公司资产，需妥善使用，避免人为损坏；保持工位整洁，下班关闭电源、锁好文件柜，保证安全。二、会议组织与跟进管理适用情形部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等各类会议的组织、召开及后续跟进。操作流程会议筹备（1）会议发起人明确会议主题、目标、参会人员，提前3个工作日通过系统发送《会议通知》，包含时间、地点（线上会议附）、议程及需提前准备的资料；（2）如需使用会议室，提前1天在系统预订，确认设备（投影仪、麦克风等）正常；（3）参会人员需提前10分钟到场，特殊情况需提前向会议发起人请假。会议召开（1）会议发起人主持会议，按议程推进，控制各环节时间；（2）指定专人记录《会议纪要》，内容包括会议时间、地点、参会人员、讨论要点、决议事项及负责人、完成时限；（3）鼓励参会人员积极发言，避免偏离主题，争议事项需当场明确结论。会议跟进（1）会议结束2个工作日内，会议发起人整理《会议纪要》，经部门负责人审核后分发至全体参会人员；（2）决议事项负责人按计划推进，每周在项目群同步进展，如有延迟需提前说明原因；（3）行政部定期（每月末）汇总会议决议完成情况，纳入部门绩效考核。表单参考表3：会议通知单会议主题会议时间会议地点（线上/线下）参会人员议程资料准备发起人发起日期表4：会议纪要模板会议时间会议地点参会人员缺席人员及原因会议主题讨论要点决议事项负责人完成时限纪要人审核人日期关键提示会议通知需明确议程，避免临时增加议题；会议纪要需突出“决议”和“时限”，保证可执行；重要决议需邮件确认，避免口头传达导致信息偏差。三、文档管理与归档规范适用情形公司各类文件（制度、合同、报告、会议纪要等）的创建、审批、存储、借阅及归档。操作流程文档创建与审批（1）文档需按统一模板编写，标题明确（如“XX部门2024年Q3工作计划”），内容简洁、数据准确；（2）涉及跨部门协作的文档，需经相关部门负责人会签；（3）制度类文件需经法务部（联系人：*）审核后，由总经理办公会审批发布。文档存储与分类（1）电子文档存储于公司指定服务器（如“OA系统-文档中心”），按“部门-年份-文件类型”分类，命名规则为“部门_文件名_日期_版本号”（如“行政部_考勤管理制度_20240101_V1”）；（2）纸质文档需存入文件柜，贴上标签，标注部门、文件名、日期及保管人；（3）涉密文档（如财务数据、合同）需加密存储，借阅需经部门负责人及分管领导审批。文档借阅与归档（1）借阅电子文档需在系统提交《借阅申请》，说明用途、借阅期限（最长不超过7天）；（2）借阅纸质文档需登记《文档借阅登记表》，签字确认，阅后及时归还；（3）年度末各部门需对文档进行整理，归档至公司档案室，保存期限按《档案管理制度》执行（如普通文档保存3年，重要合同保存10年）。表单参考表5：文档借阅申请表申请人部门文档名称文档编号借阅用途借阅期限审批人申请日期归还日期表6：文档分类目录表部门文件类型存储方式（电子/纸质）保存期限负责人最后更新日期关键提示文档版本需及时更新，避免使用旧版文件；涉密文档严禁外传，借阅后需检查是否完整；定期清理过期文档，保证存储空间高效利用。四、办公资产维护管理适用情形办公设备（电脑、打印机、空调等）、固定资产（办公家具、生产设备等）的采购、领用、维护、报废。操作流程资产采购（1）部门因工作需要新增资产，需填写《资产采购申请表》，注明资产名称、规格、数量、预算及用途，经部门负责人、行政部、财务部审批后采购；（2）采购需选择合格供应商（至少比价3家），签订采购合同，保证质量及售后保障；（3）资产到货后，行政部验收（核对型号、数量、质量），填写《资产验收单》，登记入《资产台账》。资产领用与保管（1）员工领用资产需填写《资产领用表》，签字确认，明保证管责任人；（2）资产转移（如部门间调拨）需提交《资产转移申请》，更新《资产台账》；（3）员工离职时，需将名下资产交还行政部，确认无损坏后办理离职手续。资产维护与报废（1）资产使用人需定期清洁、检查，发觉故障及时报修（联系行政部*）；（2）行政部每季度对资产盘点一次，保证账实相符；（3）资产损坏无法修复或达到使用年限，需填写《资产报废申请表》，经鉴定、审批后统一处置，残值交财务部。表单参考表7：资产采购申请表申请部门申请人资产名称规格型号单位数量预算（元）用途审批人申请日期表8：资产台账资产编号资产名称规格型号部门保管人购入日期使用年限状态（正常/维修/报废）备注关键提示资产编号唯一，严禁涂改、拆卸；保管人需对资产负责，因人为损坏需照价赔偿；报废资产需交由专业机构处理，禁止随意丢弃。五、人事基础事务处理适用情形员工入职、转正、岗位调动、离职等人事基础流程的办理。操作流程员工入职（1）人力资源部收到入职通知后，提前1天准备《入职引导清单》（工位、工牌、电脑、劳动合同等）；（2）入职当日，员工提交证件号码、学历证明等材料，签订劳动合同，办理社保、公积金缴纳手续；（3）人力资源部组织入职培训（公司制度、岗位职责、安全规范等），培训后填写《入职培训记录表》。员工转正（1）试用期员工提前10天提交《转正申请表》，附试用期工作总结；（2）部门负责人对员工试用期表现进行评估，填写《转正评估表》，反馈人力资源部；（3）评估合格者正式转正，不合格者延长试用期或解除劳动关系。员工离职（1）员工需提前30天提交《离职申请表》（试用期提前3天），说明离职原因；（2）部门负责人安排工作交接，填写《工作交接清单》，交接内容包括工作内容、资料、资产等；（3）人力资源部办理社保、公积金停缴手续，结算工资，开具离职证明。表单参考表9：入职引导清单序号项目负责人完成情况（是/否）完成日期1工位安排行政部*2工牌办理行政部*3劳动合同签订人力资源部*4社保公积金办理人力资源部*表10：工作交接清单交接人接交人部门交接内容（工作资料、资产、待办事项）交接日期监交人关键提示入职材料需真实有效，虚假信息将解除劳动合同；工作交接需全面，避免遗漏重要事项；离职原因需客观记录，避免引发劳动纠纷。六、跨部门协作管理适用情形跨部门项目合作、资源协调、问题解决等协作场景。操作流程协作需求发起（1）需求部门填写《跨部门协作申请表》，明确协作目标、内容、时间节点及所需资源；（2）发送至协作部门负责人，双方沟通确认可行性，达成一致后签字；（3）涉及多部门协作时，需明确主责部门（牵头部门）及配合部门职责。协作过程推进（1）牵头部门组织召开协作启动会，明确分工、进度及沟通机制（如每周例会）；（2）配合部门按计划推进工作，如有延迟需提前2天告知牵头部门，说明原因及调整方案；（3）协作过程中遇到问题，由牵头部门协调解决，无法解决时上报分管领导。协作结果反馈（1）协作完成后，需求部门验收成果，填写《协作结果确认表》；（2）牵头部门整理协作总结（经验、不足），提交人力资源部作为部门绩效考核依据；（3）对协作表现突出的部门/个人，纳入年度评优参考。表单参考表11：跨部门协作申请表需求部门协作部门协作主题协作内容开始时间完成时间所需资源牵头人申请日期表12：协作结果确认表需求部门协作部门协作主题成果描述验收结果（合格/