采购申请及审批流程标准化操作手册

采购申请及审批流程标准化操作手册一、适用范围与场景说明本手册适用于企业各部门在日常运营中因工作需要采购各类物资、服务或工程项目的流程管理，涵盖以下典型场景：常规物资采购：包括办公用品、生产辅料、劳保用品等计划内、预算内采购；设备资产采购：新增或替换办公设备、生产设备、IT设备等固定资产采购；服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务（保洁、安保等）；紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需立即响应的采购需求；特殊项目采购：涉及金额较大、技术复杂或需公开招标的专项采购。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与申请提报发起主体：各部门根据实际需求，由申请人（部门员工或指定对接人）发起采购申请。操作步骤：（1）申请人填写《采购申请单》（详见第三部分模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及需求时间等关键信息；（2）附相关支撑材料（如技术参数图纸、比价报价单、会议纪要等），保证需求描述清晰、依据充分；（3）在OA系统或指定审批平台提交申请，选择对应审批流程（常规/紧急/特殊）。（二）部门负责人初审责任主体：申请人所在部门负责人。审核要点：（1）核对采购需求的必要性：是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或可替代方案；（2）确认预算匹配度：采购金额是否在部门年度预算额度内，超预算需提前说明理由并附预算调整申请；（3）审核需求合理性：规格型号、数量是否与实际工作需求匹配，避免过度采购。输出结果：通过则流转至下一环节；驳回则需注明原因并退回申请人修改。（三）预算管理岗复审责任主体：财务部预算管理专员。审核要点：（1）核查预算科目准确性：采购项目是否归属对应预算科目（如“办公费”“设备购置费”等）；（2）确认预算余额：部门剩余预算是否覆盖本次采购金额，避免超支；（3）跨部门需求协调：涉及多部门共用资源时，确认预算分摊比例是否明确。输出结果：通过则流转至采购部门；驳回则反馈至申请人及部门负责人补充预算或调整需求。（四）采购部门复核责任主体：采购部负责人或指定采购专员。审核要点：（1）采购方式合规性：根据采购金额和类型确定采购方式（如询价、比价、招标、单一来源采购等）；（2）供应商初步筛选：是否需引入新供应商，现有合格供应商能否满足需求（紧急采购可简化流程）；（3）市场行情参考：预估单价是否与近期市场价格基本一致，明显偏离时需要求申请人说明原因。输出结果：通过则进入分级审批环节；需补充材料或调整采购方式的，反馈至申请人及相关部门。（五）分级审批决策根据采购金额和重要性，由不同层级领导审批：常规采购（金额≤5万元）：由采购部负责人、分管副总审批；重要采购（5万元＜金额≤20万元）：在上述基础上，提交总经理审批；重大采购（金额＞20万元或特殊项目）：需提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要后方可执行。注：紧急采购可启动“绿色通道”，经部门负责人和分管副总口头确认后先行采购，2个工作日内补办书面审批手续。（六）采购订单执行责任主体：采购部专员。操作步骤：（1）根据审批通过的《采购申请单》，向选定供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款；（2）跟踪订单进度：与供应商保持沟通，保证按时交付，如遇延期需及时反馈至申请部门并协商解决方案；（3）大额采购要求供应商提供履约保证金或预付款保函，降低履约风险。（七）到货验收与确认责任主体：申请部门牵头，采购部、财务部（必要时）参与。操作步骤：（1）货物送达后，申请部门对照采购订单和需求说明，核对数量、规格、质量（可抽样或全检），填写《到货验收单》；（2）服务类项目需由需求部门确认服务成果是否达标，附验收报告或使用记录；（3）验收不合格：当场拒收并通知采购部联系供应商退换货或整改，整改后需重新验收；（4）验收合格后，各部门负责人在《到货验收单》签字确认，作为后续付款依据。（八）财务付款与归档责任主体：财务部付款专员。操作步骤：（1）采购部汇总《采购申请单》《采购订单》《到货验收单》等全套单据，提交财务部审核；（2）财务部核对单据一致性（申请人、金额、验收信息等）及审批完整性，确认无误后安排付款；（3）采购部将全套流程资料（纸质/电子）整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。三、采购申请单模板及填写说明采购申请单申请编号CG-2024-X申请部门申请人联系方式申请日期YYYY-MM-DD需求日期YYYY-MM-DD采购类别□办公物资□生产辅料□设备资产□服务类□其他紧急程度□普通□紧急（请说明原因：）预算金额元预估金额元序号物品/服务名称规格型号/服务内容单位数量单价（元）小计（元）需求用途说明12……附件清单（可附页）：□技术参数□比价单□报价单□其他：_________________________审批意见：部门负责人预算管理岗采购部负责人分管副总总经理/总经理办公会日期：日期：日期：日期：日期：备注：填写说明申请编号：由采购部按“CG-年份-部门序号”规则自动编制，如“CG-2024-01”代表2024年部门第1笔申请；规格型号/服务内容：需详细描述，避免模糊表述（如“办公电脑”需注明“品牌、CPU、内存、硬盘配置”）；紧急程度：仅因突发生产故障、紧急任务等不可抗力因素勾选“紧急”，需在“需求用途说明”中具体说明；附件清单：技术复杂或金额较大的采购，必须附至少2家供应商的书面报价单（紧急采购可后补）；审批意见：各环节审批人需手写签字或电子签章，不得代签，审批日期需与实际审批日期一致。四、操作要点与常见问题规避（一）核心操作要点信息完整真实：申请单必填项（名称、规格、数量、预算等）不得遗漏，预估价格需基于市场调研，严禁虚报、瞒报；预算刚性约束：无预算或超预算采购需提前履行预算调整流程，禁止“先采购后补预算”；审批时限管理：各环节审批人需在1-3个工作日内完成审核（紧急采购2小时内响应），逾期未反馈视为默认通过；采购方式合规：严格执行企业《采购管理办法》，不得化整为零规避审批，禁止指定未经认可的供应商。（二）常见问题规避需求描述不清：风险：导致采购物资与实际需求不符，造成浪费或延误工作。规避：申请人需与使用部门确认细节，必要时附图纸或样品参数，采购部可要求补充说明。紧急流程滥用：风险：规避正常审批，增加采购成本和质量风险。规避：紧急采购需部门负责人书面说明紧急原因，经分管副总签字后方可启动“绿色通道”，事后核查。验收环节流于形式：风险：不合格物资或服务流入企业，影响后续使用或生产。规避：申请部门需指定专人验收，对质量有异议的当场拍照留存并联系采购部处理，验收单需注明“合格/不合格