企业档案管理规范标准化指导手册

企业档案管理规范标准化指导手册为规范企业档案管理工作，保证档案的完整性、安全性、系统性和可用性，提高档案利用效率，防范档案管理风险，特制定本手册。本手册旨在为企业各部门提供标准化档案管理指引，实现档案工作与企业经营活动的同步推进、有效支撑。第一章适用范围与管理对象一、适用范围本手册适用于企业总部及各分支机构、各部门在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全生命周期管理活动，覆盖企业运营各环节产生的各类档案。二、管理对象本手册所指档案是企业及员工在生产经营、管理活动、技术研发、人力资源、财务管理等过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，具体包括但不限于：文书档案：各类请示、报告、通知、会议纪要、合同协议、规章制度等；科技档案：项目立项材料、研发报告、图纸、技术标准、专利文件等；人事档案：员工入职材料、劳动合同、绩效考核、培训记录、职称评定等；财务档案：会计凭证、账簿、报表、税务文件、审计报告等；声像档案：照片、录音、录像、光盘等；实物档案：奖杯、锦旗、样品、印章等。第二章档案分类与编号规范一、档案分类原则科学性：以档案形成的内在规律为基础，保持档案之间的历史联系；系统性：分类层次清晰，逻辑连贯，便于检索和利用；实用性：结合企业组织架构和业务特点，满足管理需求；稳定性：分类标准一旦确定，非重大调整不得变更。二、档案分类层级采用“大类-子类-保管期限-年度-机构-流水号”六级分类法：大类：按档案性质分为文书（W）、科技（K）、人事（R）、财务（C）、声像（S）、实物（SW）6类；子类：在大类下按业务类型细分，如科技类可分为研发（K1）、生产（K2）、基建（K3）等；保管期限：分为永久（Y）、长期（C30，保存30年以上）、短期（D10，保存10年）3级；年度：档案形成年度，如“2024”；机构：形成档案的部门，如“综合管理部（Z）”“研发部（Y）”；流水号：部门内当年该类档案的顺序编号，从“001”开始。三、档案编号规则档案编号=大类代码+子类代码+保管期限代码+年度+机构代码+流水号示例：综合管理部2024年形成的永久性请示文件编号为“W-Q-Y-2024-Z-001”。第三章档案全生命周期管理流程第一节档案归档操作流程步骤1：档案形成与收集各部门在业务活动结束后，由经办人负责对具有保存价值的材料进行收集，保证材料齐全（如合同需包含协议、附件、审批单等原件）。对收集的档案进行初步审核，检查内容是否完整、字迹是否清晰、签批手续是否完备，缺失材料需及时补充。步骤2：档案整理与组卷按档案类别和分类规范对材料进行排序，去除无关、重复件；采用“一事一卷”或“一类一卷”原则组卷，文字材料装订时左侧对齐，去除金属物，加装卷皮；图纸、照片等特殊材料按规格装入档案袋或相册，并标注对应说明。填写《卷内文件目录》，注明文件标题、责任者、日期、页次等信息，一卷一式两份（一份卷内、一份备考）。步骤3：档案价值鉴定与划定保管期限由部门负责人牵头，会同档案管理员对档案进行价值鉴定，依据《档案保管期限表》（见附录）划定保管期限；对保管期限存有疑问的档案，提交企业档案鉴定小组（由分管领导、部门负责人、档案管理员组成）审议确定。步骤4：档案移交与归档每月25日前，部门经办人将整理完毕的档案填写《档案归档移交清单》（一式三份），经部门负责人签字后，向企业档案室移交；档案管理员核对档案数量、质量及分类编号，核对无误后在移交清单上签字确认，双方各执一份，档案室留存一份备查；移交后的档案由档案室统一登记、上架，电子档案同步录入档案管理系统。第二节档案保管操作流程步骤1：库房环境管理档案库房应保持恒温（18-22℃）、恒湿（45%-60%），配备温湿度计，每日记录并调控；库房内严禁吸烟和存放易燃、易腐、有放射性物品，配备消防器材（如二氧化碳灭火器）和防盗设施（防盗门、监控摄像头）。步骤2：档案存放与保护档案柜排列整齐，柜架标明大类、子类及档案存放范围，便于查找；定期检查档案状况，对破损、褪色档案及时修复（如复印、裱糊），重要档案制作副本；声像、电子档案存放在防磁柜中，远离磁场和强光，定期读取数据，防止载体损坏。步骤3：档案清点与统计每季度末由档案管理员组织对库藏档案进行清点，核对实物与账目是否一致，填写《档案库存统计表》；年末开展档案总清点，编制《年度档案管理情况报告》，报企业分管领导审批。第三节档案借阅利用流程步骤1：借阅申请因工作需要借阅档案，由借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案编号、名称、借阅用途、归还期限，经部门负责人签字后提交档案室；涉及密级档案（如未公开合同、核心技术资料），需经分管领导或总经理审批。步骤2：审批与登记档案管理员审核借阅申请，确认档案状态（如是否在库、是否涉密）及借阅权限，审批通过后办理借阅登记；借阅时由档案管理员当面交接，检查档案完整性，借阅人签字确认。步骤3：档案使用与归还借阅档案仅限在指定场所（如档案查阅室）使用，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制（需复制的须经分管领导批准）；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还的，应填写《档案归还登记表》，经档案管理员检查无误后签字确认；确因工作需要延期的，须在到期前1日办理续借手续，续借期限不超过3个工作日。第四节档案鉴定与销毁流程步骤1：鉴定启动对达到保管期限的档案，由档案室编制《档案鉴定销毁清册》，注明档案编号、名称、形成日期、保管期限、数量等信息，报企业档案鉴定小组。步骤2：价值复审鉴定小组对到期档案逐一复审，确认无继续保存价值的，列入《档案销毁清册》；仍有保存价值的，重新划定保管期限并标注“续存”。步骤3：销毁审批与执行《档案销毁清册》经分管领导审核、总经理批准后，由档案管理员会同监销人员（2人以上，含档案管理部门负责人）共同执行销毁；销毁过程需详细记录《档案销毁情况登记表》，注明销毁时间、地点、监销人、销毁方式（如粉碎、焚烧），监销人签字确认；电子档案销毁需进行低级格式化或物理销毁，保证数据无法恢复。第四章档案管理工具模板模板一：企业档案分类表大类代码大类名称子类代码子类名称保管期限（年）备注W文书档案W01行政管理永久/长期/短期含请示、报告、通知等W02合同协议永久/长期含各类业务合同K科技档案K01研发项目永久/长期含立项、报告、专利等K02生产技术长期/短期含工艺图纸、操作规程等R人事档案R01员工入职永久含简历、录用材料等R02考核培训长期/短期含绩效、培训记录等模板二：档案归档移交清单部门：___________移交日期：____年__月__日序号——123移交人（签字）：_____________接收人（签字）：_____________部门负责人（签字）：_____________模板三：档案借阅申请审批表借阅人部门_________借阅人_________档案编号_______________档案名称_______________借阅用途_______________借阅期限自_年_月_日至_年__月__日部门负责人意见签字：___________日期：____年__月__日档案管理员意见签字：___________日期：____年__月__日分管领导意见（涉密档案必填）签字：___________日期：____年__月__日归还情况归还日期：____年_月日档案管理员签字：________模板四：档案鉴定销毁清册鉴定批次：______鉴定日期：____年__月__日序号——12鉴定小组组长（签字）：_____________档案管理员（签字）：_____________第五章关键管理要点与风险规避一、归档环节要点及时性：档案应在业务活动结束后1个月内完成归档，跨年形成的档案（如年度总结）次年第一季度前归档；完整性：归档材料需包含所有必要环节（如合同需有经办人、部门负责人、分管领导签字及公章），避免缺失关键内容；规范性：严格按照分类编号规则整理，不得擅自简化或更改编号，保证档案有序存放。二、保管环节要点安全保密：库房钥匙由档案管理员专人保管，非工作时间库房落锁，严禁无关人员进入；涉密档案单独存放，借阅需履行更高审批流程；防损措施：定期检查档案柜、档案袋等存放设施，及时更换破损材料；对电子档案进行双备份（本地服务器+异地存储），防止数据丢失。三、借阅环节要点权限控制：根据员工岗位职责设定借阅权限，普通员工仅可借阅本部门相关档案，管理人员可跨部门借阅工作所需档案；责任追溯：借阅人对档案安全负全责，如发生涂改、丢失，按《档案管理规定》追究责任，情节严重的给予纪律处分。四、鉴定销毁环节要点程序严谨：严禁擅自销毁档案，销毁前必须完成“