财务审批流程规范化手册

财务审批流程规范化手册一、手册编制说明为规范公司各项财务收支审批行为，明确审批职责与流程，提高资金使用效率，防范财务风险，特制定本手册。本手册适用于公司各部门、各分支机构的各类财务事项审批，保证财务活动合规、有序、高效运行。二、适用范围与业务场景（一）适用范围本手册涵盖公司所有涉及资金支付的财务事项，包括但不限于：日常费用报销、采购付款、项目资金申请、预付款支付、费用分摊、备用金申请与核销等。（二）常见业务场景日常费用报销：员工因公发生的交通费、住宿费、办公费、业务招待费等，需按流程报销。采购付款：采购部门发起的物资、服务采购，需完成供应商确认、订单审批后申请付款。项目资金申请：新建、扩建或专项项目实施过程中，需申请项目启动资金、进度款或结算款。预付款支付：大额采购或长期服务合同，需按约定支付预付款，后续再冲抵尾款。备用金管理：常驻外勤人员或部门因零星支出需要，可申请定额备用金，定期核销。三、标准化操作流程详解财务审批流程遵循“谁发起、谁负责”“分级审批、权责对等”原则，具体步骤如下（以“日常费用报销”为例，其他场景可参照调整）：（一）第一步：申请发起发起人：由费用实际发生人（或部门经办人）通过公司OA系统或财务系统提交审批申请。提交材料：填写《费用报销单》（需注明费用发生事由、金额、日期、所属部门等信息）；附合规原始凭证（如行程单、采购小票、费用清单等，需注明事由并由经办人签字）；涉及多人共同发生的费用，需附费用分摊说明。系统操作：在审批模块中选择对应审批流程，附件后提交至部门负责人。（二）第二步：部门审核审核人：费用发生部门负责人。审核内容：费用是否属于部门预算范围内，是否符合公司费用管理制度；费用事由是否真实、合理，是否与部门业务相关；原始凭证是否完整、合规（如日期、金额、签字是否齐全）。审核结果：通过：流转至下一环节（财务部门）；不通过：退回申请人并注明原因，补充材料后重新提交。（三）第三步：财务复核复核人：财务部门指定专员（按费用类型分工）。复核内容：报销单填写是否规范（金额大小写是否一致、部门/项目编号是否准确等）；原始凭证是否符合税务及财务制度要求（如票据抬头、税号是否正确，是否有涂改等）；费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）；预算余额是否充足，超预算费用是否已履行预算调整审批。复核结果：符合要求：流转至下一环节（按金额分级审批）；不符合要求：退回申请人并明确修改意见，补充材料后重新提交。（四）第四步：分级审批根据费用金额，由不同层级领导审批（示例）：费用金额审批人5,000元（含）以下部门负责人+财务经理5,001-20,000元部门负责人+财务经理+分管副总20,001-50,000元部门负责人+财务经理+分管副总+总经理50,001元以上部门负责人+财务经理+分管副总+总经理+董事长审批要点：审批人需对费用支出的必要性、合理性进行最终把关，并在审批系统中签署意见。（五）第五步：资金支付执行人：财务部门出纳。操作流程：收到最终审批通过的报销单后，核对审批流程完整性及金额准确性；通过银行转账或现金方式支付款项（现金支付需符合公司备用金管理规定）；在系统中更新付款状态，《资金支付台账》。时限要求：审批完成后，常规付款应在3个工作日内完成；紧急付款（需注明“急”字）应在1个工作日内完成。（六）第六步：归档管理归档人：财务部门档案管理员。归档内容：审批通过的报销单、原始凭证、审批记录等纸质及电子资料。归档要求：按月分类整理，标注“部门-费用类型-日期”，保存期限不少于5年（涉密资料按保密规定执行）。四、常用表单模板及填写指引（一）费用报销单模板费用报销单部门：_________申请人：_________日期：_________费用类型：□交通费□住宿费□办公费□招待费□其他_________费用事由：______________________________________________金额（小写）：_________大写：_________________________预算项目：_________预算余额：_________附件清单（原始凭证）：_________张部门负责人意见：____________________签字：_________日期：_________财务复核意见：______________________签字：_________日期：_________分管副总意见：______________________签字：_________日期：_________总经理意见：________________________签字：_________日期：_________付款方式：□银行转账□现金收款账户：____________________填写指引：费用类型需勾选具体项目，多种费用类型需分项填写；费用事由需简明扼要，说明“为什么发生、用于何事”；附件需注明张数，并在报销单上粘贴整齐（原始凭证不得折叠）；预算项目需填写公司年度预算中的对应科目名称。（二）付款申请单模板（适用于采购/项目付款）付款申请单供应商名称：_________付款类型：□预付款□进度款□尾款采购/项目名称：______________________________________合同编号：_________申请金额：_________大写：_________付款账户信息：户名_________账号_________开户行_________付款事由：______________________________________________附件清单：□合同□订单□验收单□发票_________张采购/项目负责人意见：__________________签字：_________日期：_________财务复核意见：________________________签字：_________日期：_________总经理意见：__________________________签字：_________日期：_________付款状态：□已支付□待支付付款日期：_________填写指引：付款类型需明确，不同类型付款需附对应附件（如预付款附合同，尾款附验收单）；供应商账户信息需与合同一致，避免错付；付款事由需注明“合同第X条约定”“项目第X阶段款项”等关键信息。（三）审批流程跟踪表模板审批流程跟踪表申请单号：_________业务类型：_________提交日期：_________申请人：_________部门：_________申请金额：_________审批环节—————-部门审核财务复核分管副总审批总经理审批付款执行备注：__________________________________________________用途：用于跟踪审批进度，明确各环节处理时限，便于财务部门及申请人查询。五、执行要点与风险提示（一）核心执行要点材料完整性：所有申请必须附合规原始凭证，凭证需注明事由、经手人签字，保证“一事一单、一单一据”。审批时限：各环节审批人需在2个工作日内完成审批（特殊情况需在审批系统中注明原因），避免流程积压。预算控制：超预算费用需提前提交《预算调整申请》，经审批通过后方可发起支付，严禁无预算支出。信息准确：申请人需保证填写信息（姓名、部门、金额、账户等）真实准确，因信息错误导致的付款延误或损失由申请人承担。（二）常见风险提示虚假报销风险：严禁虚构费用、伪造凭证，一经发觉将追究相关人员责任，情节严重者解除劳动合同并追究法律责任。审批越权风险：审批人需按权限审批，不得越权审批或化整为零规避审批，违规审批需承担连带责任。资金安全风险：收款账户信息必须由申请人提供并确认，财务部门需核对账户与合同/供应商信息一致后付款，避免错付、漏付。档案管理风险：审批资料需妥善保