合同审批流程及标准化文档模板

合同审批流程及标准化指南一、适用范围与核心价值二、全流程操作步骤详解步骤1：合同发起与资料准备操作主体：业务部门经办人（经办人）操作内容：根据业务需求，与合同相对方沟通初步条款，起草合同文本；准备合同审批所需附件，包括但不限于：合作方资质文件（营业执照复印件、相关行业许可证等）、需求说明、技术规格书、报价单、过往合作履约记录（如有）等；登录企业合同管理系统（或线下填写《合同审批申请表》），录入合同基本信息（合同名称、合同类型、合同金额、合作方全称、合同期限、主要履行地点等），并合同草案及附件。注意事项：合同标题应明确反映合同核心内容（如“项目采购合同”而非“合作协议”）；合作方名称需与营业执照一致，避免简称；附件需完整清晰，关键数据（如金额、数量、日期）与合同草案保持一致。步骤2：业务部门初审操作主体：业务部门负责人（部门负责人）操作内容：审核合同的业务必要性：是否符合部门年度计划、是否满足实际业务需求；审核合同条款的业务合理性：标的物/服务描述是否准确、数量/价格是否合理、履行期限是否可行；审核合作方资质：合作方是否具备履约能力（如经营范围、资质等级、业绩记录等）；在系统中填写初审意见，通过后流转至下一环节；若不通过，注明修改意见并退回至经办人。注意事项：业务部门需对合同内容的真实性、准确性负首要责任；对涉及跨部门协作的合同，需提前征求相关部门（如技术部、运营部）意见并附会签记录。步骤3：法务合规审核操作主体：法务专员（法务专员）操作内容：审核合同合法性：主体资格是否合法、合同内容是否违反法律法规及监管要求；审核条款合规性：权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定（如“提交企业所在地有管辖权的人民诉讼解决”）；审核法律风险：识别潜在法律风险点（如知识产权归属、保密条款、不可抗力界定等），并提出修改建议；审核通过后，在系统中签署法务意见；对重大风险合同，组织业务部门、财务部门召开专项评审会。注意事项：法务审核重点关注“合法性”与“风险可控性”，不干预商业谈判条款；对修改后的合同需重新审核确认，保证风险点已消除。步骤4：财务审核操作主体：财务部门负责人（财务负责人）操作内容：审核合同金额：价格是否符合企业采购政策、市场价格是否公允，总金额与预算是否匹配；审核付款方式：付款节点是否合理（如预付款比例、到货款、质保金比例等），是否符合企业财务管理制度；审核税费条款：是否明确税费承担方，是否符合税收法规；审核其他财务相关条款：如发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间、账户信息（合作方银行账户需与营业执照一致）等；审核通过后，在系统中签署财务意见；若涉及大额资金支付，需同步评估企业现金流状况。注意事项：付款条件需与合同履行进度挂钩，避免提前支付或超额支付；合作方账户信息需通过“三查”（查营业执照、查开户许可证、查银行系统）确认，防范支付风险。步骤5：领导审批操作主体：根据合同金额及重要性分级审批，如：金额≤10万元：分管副总（分管副总）审批；10万元＜金额≤50万元：总经理（总经理）审批；金额＞50万元：董事长（董事长）审批（或提交总经理办公会集体审议）操作内容：审核合同的战略匹配度：是否符合企业长期发展方向、是否与现有业务协同；审批核心条款：对合同标的、金额、期限、关键权利义务等最终确认；在系统中签署审批意见，重大合同需附书面审批单。注意事项：领导审批以“合规性+必要性+效益性”为核心，对审批结果负责；紧急合同可启动“绿色通道”，但需在事后补全审批流程并说明紧急原因。步骤6：用印与签署操作主体：行政部/综合管理部（用印管理员）、法定代表人/授权代表（签约代表）操作内容：用印前，用印管理员需核对审批流程是否完整、合同文本是否与审批版本一致、用印登记表信息是否准确；加盖企业合同专用章（或公章），骑缝章需覆盖合同封面、骑缝页、封底；由签约代表（需持有法定代表人授权委托书）与合作方正式签署合同，双方签字/盖章处需清晰、完整；签署后，扫描合同原件（含附件）至系统，并将纸质版合同正本、副本、附件等整理归档。注意事项：合同专用章严禁用于非合同类文件；签署页需由双方法定代表人或授权代表签字，并注明签署日期；禁止在空白合同或未审批合同上加盖印章。步骤7：合同履行与归档操作主体：业务部门、档案管理部门（档案管理员）操作内容：业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），并跟踪合作方履约情况，留存履约凭证（如验收单、付款凭证、沟通函件等）；合同履行完毕或终止后，业务部门提交《合同履行情况报告》；档案管理员将合同正本、审批资料、附件、履行凭证等统一归档，建立台账，保证档案完整、可追溯。注意事项：合同履行过程中若发生变更（如金额、期限调整），需重新履行审批流程并签订补充协议；档案保存期限一般为合同终止后10年（法律法规另有规定的从其规定）。三、标准化清单模板1：合同审批申请表字段名称填写说明合同名称�体现核心内容，如“2024年度办公设备采购合同”合同编号按规则编制，如“HT-2024-CG-001”（HT-合同，2024-年份，CG-采购，001-序号）合作方全称与营业执照一致，避免简称合同类型□采购□服务□合作□租赁□其他（请注明）合同金额（大写/小写）金额大小写一致，含币种（如人民币/美元）合同期限起止日期，如“2024年1月1日至2024年12月31日”主要标的物/服务内容简述核心内容，如“采购笔记本电脑50台，具体型号见附件1”付款方式如“预付款30%，到货款60%，质保金10%（质保期1年）”附件清单列出所有附件名称及份数，如“附件1：报价单（1份），附件2：合作方营业执照（1份）”业务部门初审意见部门负责人签字，日期法务审核意见法务专员签字，日期财务审核意见财务负责人签字，日期领导审批意见分管副总/总经理/董事长签字，日期模板2：合同框架模板（通用版）合同编号：[按规则填写]甲方：[企业全称]法定代表人/授权代表：签约代表地址：[企业注册地址]联系人：经办人，电话：[内部办公电话]乙方：[合作方全称]法定代表人/授权代表：[合作方法定代表人/授权代表姓名]地址：[合作方注册地址]联系人：[合作方联系人]，电话：[合作方办公电话]鉴于：[简述签订合同背景及目的，如“甲乙双方经友好协商，就甲方向乙方采购产品/服务事宜，达成如下协议”]第一条合同标的[详细列明标的物/服务名称、规格、数量、质量标准等，可引用附件]第二条合同金额及支付方式合同总价：人民币[大写]元整（¥[小写]）；支付方式：[分阶段支付说明，如“甲方在合同签订后5个工作日内支付预付款30%，乙方交付并验收合格后支付60%，质保期满无质量问题后支付10%”]；乙方账户信息：开户行：[合作方开户银行]账户名称：[合作方全称]账号：[合作方银行账号]第三条履行期限、地点和方式履行期限：[起始日期]至[结束日期]；履行地点：[如“甲方办公地址”“乙方生产地址”等]；履行方式：[如“乙方送货上门并安装调试”“甲方提供场地，乙方提供服务”等]第四条双方权利义务甲方权利：[如“对乙方交付的标的物进行验收”]；义务：[如“按时支付合同款项”]；乙方权利：[如“按约定收取合同款项”]；义务：[如“保证标的物质量符合约定标准”]第五条违约责任甲方违约：逾期付款的，每逾期一日按应付金额的[0.05%]支付违约金；乙方违约：逾期交付的，每逾期一日按合同总金额的[0.05%]支付违约金；质量不符合约定的，甲方有权拒收并要求乙方更换，乙方需承担由此造成的损失。第六条争议解决本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交[企业所在地]有管辖权的人民法院诉讼解决。第七条其他约定[如“本合同一式四份，甲乙双方各执两份，具有同等法律效力”“本合同自双方签字盖章之日起生效”等]甲方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：签约代表日期：____年__月__日乙方（盖章）：法定代表人/授权代表（签字）：[合作方签字]日期：____年__月__日四、关键执行要点与风险提示合同起草“三明确”：主体明确：避免使用“我方”“对方”等模糊表述，需写明全称及统一社会信用代码；权责明确：权利义务条款避免“尽量”“可能”等模糊词汇，违约责任需量化（如违约金比例、损失赔偿范围）；期限明确：履行期限、付款节点、质保期等需具体到日，避免“X月内”“完成后”等表述。审批流程“四禁止”：禁止跳审：未完成前置审核（如业务初审、法务审核）的合同不得进入下一环节；禁止代签：审批人需本人签字，不得由他人代签（特殊情况需附书面授权说明）；禁止用印“先斩后奏”：未完成审批的合同文本严禁加盖企业印章；禁止“口头审批”：所有审批意见需在系统或书面文件