行政事务审批与处理操作手册

行政事务审批与处理操作手册前言为规范公司内部行政事务管理流程，保证各项申请与处理工作有序、高效开展，特制定本操作手册。本手册适用于公司全体员工在涉及行政事务审批时的场景参考，旨在统一操作标准，提升跨部门协作效率，保障行政工作合规性。一、适用范围与常见事务类型（一）适用对象公司各部门员工、部门负责人、行政管理人员及相关审批权限人。（二）常见事务类型日常办公支持：办公用品申领、办公设备维修申请、文件打印复印需求等；空间与资源使用：会议室预订、办公区域调整申请、固定资产领用等；差旅与出行：国内/国际差旅申请、交通工具租赁、住宿标准确认等；行政支出申请：小额采购（如活动物资、宣传物料）、行政服务外包（如保洁、绿植养护）等；其他临时性行政需求：如访客接待安排、公章使用申请、证明开具等。二、标准化操作流程（一）申请发起明确需求：申请人需根据实际需求，确定事务类型、具体内容（如物品名称、数量、使用时间、预算等），并确认是否符合公司行政管理制度。准备材料：根据事务类型准备必要附件，例如：办公用品申领：需填写《办公用品需求清单》，注明用途及规格；会议室预订：需提供会议时间、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风等）清单；差旅申请：需附上出差事由、行程计划、预估费用明细（含交通、住宿、补贴等）。提交申请：通过公司OA系统或行政部指定邮箱提交申请，选择对应审批流程，并填写完整申请信息（申请人姓名、部门、联系方式、申请日期等）。（二）部门审核审核职责：部门负责人*需对申请的必要性、合理性及预算合理性进行审核。审核要点：需求是否符合部门工作计划；数量/规格是否超出常规标准；预算是否符合公司成本控制要求。审核结果：通过：“同意”并流转至下一审批环节；不通过：注明驳回理由（如“预算超标”“需求重复”等）并退回申请人，待修改后重新提交。（三）流转审批根据事务类型及金额，审批流程分级常规事务（小额/低风险）：示例：办公用品申领（金额≤500元）、会议室预订（≤4小时）；审批路径：部门负责人*→行政部专员*→审批完成。重要事务（大额/跨部门）：示例：差旅申请（金额≥3000元）、办公设备维修（费用≥1000元）；审批路径：部门负责人*→行政部主管*→分管领导*→审批完成。特殊事务：示例：固定资产领用、公章使用；审批路径：部门负责人*→行政部经理*→总经理*→审批完成。注：审批人需在1-2个工作日内完成审核，遇特殊情况需及时反馈。（四）结果反馈审批通过：行政部在收到最终审批通过结果后，1个工作日内通知申请人，并启动后续处理（如物品采购、会议室安排、差旅预订等）。审批驳回：行政部将驳回理由同步至申请人，申请人可根据反馈调整申请内容后重新提交。（五）归档管理归档内容：审批通过的申请单、附件材料、审批记录、处理结果等。归档方式：电子档存于OA系统指定文件夹，纸质档由行政部统一整理存档，保存期限不少于3年。三、常用审批模板示例（一）《行政事务审批单》（通用版）基本信息申请人姓名所属部门联系方式申请日期年月日事务类型□办公用品申领□会议室预订□差旅申请□维修申请□其他：_________申请事由（请简要说明需求背景及目的，100字内）申请明细（可另附页，需注明物品名称/规格、数量、预估单价、总价、使用时间等）附件清单□需求清单□行程计划□报价单□其他：_________审批意见部门负责人*签字：_________日期：_________行政部专员*签字：_________日期：_________行政部主管*签字：_________日期：_________分管领导*签字：_________日期：_________总经理*签字：_________日期：_________（二）《办公用品采购申请表》物品名称规格型号单位申领数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明申请人部门日期审批意见部门负责人*签字：_________行政部审核*签字：_________（备注：库存情况/采购周期）（三）《会议室使用申请表》会议主题使用时间开始时间：____年__月日:结束时间：__年__月日:__参会人数______人所需设备□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他：_________申请人部门联系方式审批意见部门负责人*签字：_________日期：_________行政部确认*签字：_________日期：_________（备注：会议室分配结果）四、操作要点与常见问题规避（一）提前规划，预留时间需提前2-3个工作日提交申请（如差旅、会议室预订等需协调外部资源的事务，建议提前5个工作日），避免因审批或资源调配延误影响工作。（二）信息准确，完整填写申请单中“申请明细”“联系方式”“使用时间”等信息需真实、准确，附件材料需齐全（如采购申请需附供应商报价单），避免因信息不全导致审批退回。（三）遵守预算与标准申领物品或支出费用需符合公司《行政费用管理制度》及标准（如差旅住宿标准、办公用品品类上限），超标准申请需额外说明理由并经更高层级审批。（四）及时跟踪反馈提交申请后，可通过OA系统查询审批进度；若超过规定时限未获反馈，可主动联系行政部专员*（联系方式：内线X）咨询。（五）特殊情况处理紧急事务（如突发设备故障需立即维修），可先通过电话/口头向行政部及分管领导*报备，事后1个工