采购申请审批流程操作指南模板

采购申请审批流程操作指南模板一、适用范围与发起条件本流程适用于公司各部门因工作需要开展的各类采购活动，包括但不限于办公用品采购、固定资产购置、服务类项目外包（如IT支持、保洁服务等）及生产原材料采购等。发起采购申请需满足以下条件：采购需求符合部门年度工作计划及预算安排；所购物资或服务属于公司经营范围且不违反采购管理规定；无紧急采购特殊情况（紧急采购需参照公司《紧急采购管理办法》执行，流程可适当简化但需事后补签审批）。二、流程操作步骤详解（一）申请人发起申请角色：需求部门申请人（如行政专员、业务主管等）操作内容：填写《采购申请单》（模板详见第三部分），明确以下信息：采购物资/服务的名称、规格型号、数量、预估单价及总价；采购用途（需具体说明，如“用于项目办公设备配置”“部门日常耗材补充”等）；预算来源（如“年度行政预算”“项目专项预算”）；期望交付时间（如有特殊要求需注明，如“需在X月X日前到货”）。附相关支撑材料（根据采购类型准备）：办公用品/固定资产：提供3家及以上供应商的比价报价单（需注明供应商联系方式、报价明细）；服务类项目：提供项目需求说明书、服务方案及服务商资质文件（如营业执照、相关行业许可证等）；生产原材料：提供技术参数标准、质量要求及过往采购记录（如有）。通过公司OA系统或指定审批平台提交申请，选择“采购申请审批流程”，并填写完整的《采购申请单》及支撑材料。注意事项：申请人需对采购信息的真实性、准确性负责，严禁虚报、瞒报采购需求。（二）部门负责人审核角色：申请人所在部门负责人（如部门经理、部门主管）操作内容：接收审批任务后，重点审核以下内容：采购需求是否与部门工作计划匹配，是否必要；预算金额是否在部门年度预算额度内，是否存在超预算情况；采购规格、数量是否合理，是否存在过度采购。审核通过：在系统中“同意”，并签署审核意见（如“同意采购，按流程报批”）；审核不通过：在系统中“驳回”，注明驳回原因（如“超预算”“需求不合理”），申请人在系统中修改后重新提交。时限要求：需在收到审批任务后1个工作日内完成审核。（三）采购部门复核角色：采购部门专员/负责人操作内容：接收审批任务后，对采购申请进行合规性及必要性复核：核对采购物资/服务是否属于公司集中采购目录（如属于，需优先从合格供应商库中选择）；审核比价报价单是否符合要求（供应商数量、价格明细、资质文件是否齐全）；判断是否存在更优采购方案（如批量采购、替代型号等）。复核通过：在系统中“同意”，并签署复核意见（如“比价合规，建议proceed”）；复核不通过：“驳回”，注明原因（如“供应商资质不符”“未按要求比价”），退回申请人或部门负责人补充材料。对于金额较大（如超过5万元）或复杂的采购项目，可组织现场考察、技术论证或召开采购评审会，形成评审意见作为审批依据。时限要求：常规采购需在2个工作日内完成复核，复杂采购项目不超过3个工作日。（四）财务部门审核角色：财务部门专员/负责人操作内容：接收审批任务后，重点审核预算及资金安排：采购预算是否已纳入公司年度预算，预算科目是否正确；资金来源是否落实（如自有资金、项目资金等）；预估总价是否合理，是否存在价格虚高情况。审核通过：在系统中“同意”，并签署审核意见（如“预算充足，同意采购”）；审核不通过：“驳回”，注明原因（如“预算不足”“科目错误”），退回申请人调整预算或修改采购方案。时限要求：需在1个工作日内完成审核。（五）分管领导审批角色：公司分管采购/财务/业务的副总经理/总经理助理操作内容：接收审批任务后，从公司整体战略及管理角度进行最终审批：采购项目是否符合公司年度发展目标；采购金额是否在授权范围内（如超过分管领导审批权限，需提交总经理审批）；对于重大项目（如单次采购超过10万元），需重点关注采购效益及风险。审批通过：在系统中“同意”，签署审批意见（如“同意执行，请采购部门跟进”）；审批不通过：“驳回”，注明原因，流程终止或退回上一环节调整。时限要求：需在2个工作日内完成审批（重大项目不超过3个工作日）。（六）采购执行与结果反馈角色：采购部门、申请人、财务部门操作内容：采购部门：审批通过后，根据采购类型执行采购：办公用品/固定资产：从合格供应商库中选择供应商，下达采购订单，跟踪物流及到货情况；服务类项目：与服务商签订服务合同，明确服务范围、标准、付款方式等；生产原材料：根据生产计划协调供应商交货，保证原材料质量及供应及时性。申请人：收到到货通知后，及时组织验收（物资需核对数量、规格、质量；服务需验收成果是否符合约定标准），填写《采购验收单》（需验收人签字确认）。财务部门：收到《采购申请单》《采购订单》《验收单》及发票后，安排付款，完成采购闭环。采购部门：在采购完成后，将最终采购结果（供应商名称、实际成交价、交付时间等）在OA系统中反馈给申请人及相关部门。时限要求：采购部门需在审批通过后5个工作日内完成采购订单下达，紧急采购项目需在约定时间内完成。三、采购申请单模板（示例）采购申请单基本信息申请编号（系统自动）申请部门部申请人*联系方式申请日期YYYY年MM月DD日采购类型□办公用品□固定资产□服务类□原材料□其他预算金额￥,X.元资金来源□行政预算□项目预算□专项预算□其他紧急程度□普通□紧急（请注明紧急原因：________________）采购明细序号物资/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）主要用途供应商（如有）1办公电脑联想ThinkPadE14台55,000.0025,000.00项目办公科技公司2A4打印纸80g/500张箱2025.00500.00日常使用办公用品公司合计金额￥,X.元（大写：人民币万仟佰拾元角分）审批流程环节角色签字日期意见申请人*（签字）YYYY-MM-DD部门负责人*（签字）YYYY-MM-DD采购部门*（签字）YYYY-MM-DD财务部门*（签字）YYYY-MM-DD分管领导*（签字）YYYY-MM-DD附件清单□比价报价单（3家及以上）□供应商资质文件□项目需求说明书□其他：______________备注（如需特殊说明，可在此填写：________________________）|||四、操作要点与常见问题提示（一）预算控制要点申请人需严格核对部门预算，保证采购金额在预算额度内；如遇超预算情况，需提前向财务部门申请预算调整，审批通过后方可发起采购。采购部门在复核时需重点关注预算匹配性，避免无预算、超预算采购。（二）审批时限管理各审批环节需在规定时限内完成，如遇特殊情况需延时，需在系统中说明原因并通知申请人。申请人可通过OA系统实时查看审批进度，如发觉审批停滞，可及时联系对应环节审批人及采购部门协调。（三）材料规范要求比价报价单需包含供应商全称、联系方式、报价明细（需加盖供应商公章或公章扫描件），电子版需清晰可辨。服务类项目需提供详细的服务方案，明确服务内容、标准、周期及验收方式，避免后续纠纷。（四）紧急采购处理因突发情况（如生产设备故障需立即更换）需紧急采购时，申请人可通过电话向部门负责人及分管领导口头申请，经同意后先行采购，但需在采购完成后1个工作日内补填《采购申请单》及支撑材料，完成审批流程。（五）信息变更与档案保存采购申请审批通过后，如需变更采购内容（如增减数量、更换规格），需重新发起采购申请流程，原审批流程自动失效。《采购申请单》《比价报价单》《采购订单》《验收单》等材料需由采购部门统一归档保存，保存期限不少于5年，以备审计及查阅。（六）常见问题处理问题1：审批被驳回后如何重新提交？处理：申请人根据驳回原因修改申请材料，确认无误后重新发起流程，原审批记录自动覆盖。问题2：