办公档案立卷归档保管管理制度

办公档案立卷归档保管管理制度本制度适用于公司各部门及全体员工在经营管理、业务开展、项目实施等活动中形成的具有保存价值的各类文件材料的立卷、归档及保管管理工作。综合管理部（办公室）为公司档案管理的统筹部门，负责制定档案管理制度，指导、监督各部门文件材料的收集、整理、立卷工作，统一接收、保管公司各类档案，提供查阅利用服务；各部门指定1名兼职档案员，负责本部门文件材料的日常收集、整理及定期移交，确保文件材料的完整、准确、系统。应归档文件材料包括：文书类，如上级机关发来的与本单位主要职能相关的决定、决议、通知、通报、批复；本单位制发的请示、报告、通知、会议纪要、工作总结；本单位与其他单位签订的各类合同、协议；内部工作简报、大事记等。人事类，如员工招聘登记表、劳动合同、岗位说明书、绩效考核记录、培训档案、奖惩文件、离职手续材料等。财务类，如原始凭证、记账凭证、各类账簿、财务报表、审计报告、税务申报材料、银行对账单等。业务类，如项目立项报告、可行性研究报告、招投标文件、客户需求记录、项目实施记录、验收报告、售后服务记录等。科技类，如研发项目计划书、实验记录、技术标准、专利申请文件、技术改进方案、设备维护档案等。声像类，如重要会议、活动的照片（含电子版）、录音、录像资料及文字说明。电子类，如各类办公系统生成的电子公文、业务数据、邮件往来（重要事项）、扫描件等。不归档文件材料包括：重份文件（同内容多份仅存1份）、无查考利用价值的临时性通知、一般性表态发言记录、未生效的合同草稿、个人事务性信件等。归档文件材料应符合以下要求：纸质文件需字迹清晰、签署完整，手写材料需使用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用圆珠笔、铅笔；电子文件需为原始生成格式（如doc、xls、pdf等），重要电子文件需同时保存元数据，确保可读取性；照片需附拍摄时间、地点、人物、事件说明；录音、录像资料需标注内容摘要、制作时间及制作人。归档时间要求：文书类、人事类、财务类文件材料一般应在形成年度次年3月底前完成归档；项目类、科技类文件材料在项目完成或验收后1个月内归档；跨年度项目可在项目结束后次年3月底前归档；声像类、电子类文件材料应在形成后即时整理，每季度集中归档1次。归档时，移交部门需填写《档案移交清单》，列明文件材料名称、数量、形成时间、保管期限等信息，经部门负责人审核后，与综合管理部（办公室）档案管理员共同清点核对，双方签字确认，清单一式两份，移交部门与档案管理部门各存1份。立卷工作应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类采用“年度机构问题”或“年度问题保管期限”的方法，具体根据部门职能和文件特性选择：按“年度机构问题”分类的，先分年度，再分部门，最后按问题（如“合同管理”“会议管理”）细分；按“年度问题保管期限”分类的，先分年度，再按问题（如“人事管理”“财务管理”），最后按保管期限（永久、30年、10年）细分。卷内文件排列应按重要程度或时间顺序，重要文件在前，一般文件在后；同一事由的文件按“正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后”的原则排列。卷内目录需逐项填写文件题名、责任者、文件日期、页号，文件题名应准确反映内容，无明确题名的需自拟并标注“[自拟]”。案卷封面需填写全宗号、目录号、案卷号、案卷题名（应简明准确，如“2023年行政部会议纪要”）、保管期限、立卷人及立卷时间。装订前需去除文件中的金属物（如订书钉、回形针），对破损文件进行修补，对超大纸张进行折叠（与A4纸大小一致），装订采用“三孔一线”方式，确保整齐牢固，案卷厚度一般不超过2厘米；电子文件立卷需按分类建立文件夹，命名规则与纸质档案对应，存储介质（移动硬盘、光盘等）需标注案卷题名、存储时间及备份人。档案保管需配备专用库房，库房应满足防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温要求，安装自动灭火系统、监控设备、温湿度调控设备，温度控制在1424℃，相对湿度控制在4560%；档案装具使用标准档案柜（架），按分类顺序排列，柜（架）外标注类别、年度、保管期限；电子档案需采用“双套制”保管，即同时存储于公司服务器和移动硬盘，重要电子档案每2年进行一次格式转换和检测，确保数据安全；建立档案保管台账，记录档案收进、移出、保管数量、鉴定情况等信息，每季度对库房档案进行一次全面检查，检查内容包括案卷完整性（有无虫蛀、霉变、破损）、电子档案可读性（能否正常打开），发现问题及时采取修复、复制等措施，并记录处理情况。档案查阅需填写《档案查阅申请表》，经申请部门负责人审批后，到综合管理部（办公室）办理查阅手续；查阅绝密、机密级档案或涉及公司核心商业秘密的档案，需经分管领导审批；查阅人需在档案室内查阅，不得将档案带离库房，确需复制的，需注明“复制件”并登记备案；查阅过程中不得拆卷、勾划、涂改档案，如需摘抄内容，需经档案管理员核对后签字确认；电子档案查阅需通过公司档案管理系统，按权限登录，系统自动记录查阅时间、查阅人、查阅内容，禁止通过非授权方式获取电子档案；查阅结束后，查阅人需在《档案查阅登记薄》上签字，档案管理员及时清点归位，确保档案完整。档案鉴定工作由综合管理部（办公室）牵头，会同业务部门、法务部门组成档案鉴定小组，每5年对保管期满的档案进行一次鉴定；鉴定小组需逐卷审查档案内容，确定继续保管或销毁，对仍有保存价值的档案，重新划定保管期限；对无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，列明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息；《档案销毁清册》需经分管领导审批，销毁时由2名以上人员监销（其中1名为档案管理员），采用碎纸机粉碎或焚烧方式处理，确保彻底销毁；销毁完成后，监销人需在《档案销毁清册》上签字，清册由综合管理部（办公室）永久保存。对违反本制度