电子档案归档及保管管理制度内容

电子档案归档及保管管理制度内容为了加强电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，更好地为单位各项工作服务，结合本单位实际情况，特制定本电子档案归档及保管管理制度。电子档案归档范围1.文书类电子档案：本单位在行政管理、党务管理等活动中形成的各种电子文件，包括通知、决定、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务类电子档案：与本单位主要业务活动相关的电子文件，如业务合同、项目文档、客户资料、统计报表等。3.科技类电子档案：科研项目研究过程中产生的电子文件，包括科研报告、实验数据、设计图纸、技术文档等。4.会计类电子档案：会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业资料的电子文件。5.声像类电子档案：本单位在各项活动中形成的照片、音频、视频等电子文件。电子档案归档要求1.完整性：归档的电子档案应是成套、完整的，能够反映相关活动的全貌。对于有多个版本的电子文件，应同时归档所有有保存价值的版本。2.准确性：电子档案的内容应准确无误，与实际业务活动相符。文件的题名、日期、作者、文号等元数据应填写完整、准确。3.可读性：电子档案应采用通用的文件格式，确保在不同的计算机系统和软件环境下能够正常读取。对于特殊格式的电子文件，应同时归档相应的软件和技术说明。4.安全性：在归档过程中，应采取必要的安全措施，防止电子档案被篡改、损坏或丢失。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的电子档案，应按照相关保密规定进行处理。电子档案归档流程1.收集：各部门指定专人负责本部门电子文件的收集工作，定期将本部门形成的电子文件进行整理，确保文件的完整性和准确性。2.整理：收集到的电子文件应按照档案分类方案进行分类整理，建立相应的文件夹和索引。对电子文件进行编号，确保每份文件都有唯一的标识符。3.鉴定：由档案管理部门会同相关业务部门对整理好的电子文件进行鉴定，确定其保存价值和保管期限。对无保存价值的电子文件，应按照规定进行销毁。4.存储：经过鉴定合格的电子文件应及时存储到档案管理系统中。存储介质应选择安全可靠、读写性能良好的设备，如磁带、光盘、磁盘阵列等。同时，应对存储介质进行定期检查和维护，确保数据的安全性和可靠性。5.移交：各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的电子档案移交至档案管理部门。移交时，应填写《电子档案移交清单》，双方签字确认。电子档案保管要求1.存储环境：电子档案存储库房应保持适宜的温度、湿度和洁净度，温度应控制在[具体温度范围]，湿度应控制在[具体湿度范围]。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防磁等设施，确保电子档案的安全。2.存储方式：电子档案应采用“双套制”存储方式，即同时存储在本地服务器和异地备份中心，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致数据丢失。3.访问控制：档案管理部门应建立严格的访问控制制度，对电子档案的访问进行授权管理。只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案，访问过程应进行记录和审计。4.数据备份：定期对电子档案进行备份，备份周期应根据电子档案的重要性和更新频率确定。备份数据应存储在不同的存储介质和地点，确保数据的安全性和可恢复性。5.维护更新：档案管理部门应定期对电子档案进行维护和更新，检查数据的完整性和可读性，及时修复损坏的数据。对存储介质进行定期更换，确保数据的长期保存。电子档案利用管理1.利用申请：本单位内部人员因工作需要查阅、利用电子档案时，应填写《电子档案利用申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、利用电子档案时，应持单位介绍信或相关证明材料，经本单位领导批准后，方可办理借阅手续。2.利用方式：电子档案的利用方式主要包括在线查阅、下载和打印等。在利用过程中，应遵守相关法律法规和保密规定，不得将电子档案泄露给他人。3.利用记录：档案管理部门应对电子档案的利用情况进行记录，包括利用时间、利用人员、利用内容等。利用记录应保存一定的期限，以备查询和审计。电子档案安全管理1.安全制度：档案管理部门应建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理职责和工作流程。加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高安全意识和防范能力。2.技术防护：采用防火墙、入侵检测、加密等技术手段，对电子档案管理系统进行安全防护，防止黑客攻击和病毒感染。定期对系统进行安全评估和漏洞修复，确保系统的安全性和稳定性。3.应急处置：制定电子档案应急预案，明确应急处置流程和责任分工。定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。发生安全事故时，应及时采取措施进行处置，并向上级主管部门报告。监督与考核1.监督检查：档案管理部门应定期对各部门电子档案的归档和保管情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。对违反本制度的行为，应及时进