公章使用管理违规处理制度内容

公章使用管理违规处理制度内容公章使用管理违规行为的认定及处理严格依据《公司印章管理办法》（以下简称《办法》）及相关内部制度执行，旨在规范用印行为，防范法律风险，维护公司合法权益。本制度所指公章包含公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章及其他具有法律效力的专用印章。一、违规行为界定（一）未经审批用印：未通过OA系统或纸质《用印申请单》完成三级审批（申请人部门负责人、法务合规部、分管领导），擅自使用公章；或通过伪造、篡改审批流程（包括但不限于冒用他人电子签名、私盖审批人签名章）获取用印权限。（二）超范围用印：用印文件内容超出《用印申请单》填写的"用印事由"及"文件范围"，包括但不限于：申请用印为"一般性业务联系函"，实际用于对外担保协议；申请用印为"员工收入证明"，实际用于劳动合同补充条款。（三）违规外带用印：未按《办法》要求办理《公章外带审批单》（需注明外带时间、地点、使用事由、监印人），擅自将公章带离办公场所；外带期间未由监印人全程陪同，或未在返回后2小时内归还保管柜并登记《公章外带归还记录表》。（四）保管失职：公章保管人未按规定将公章存放于带锁保险柜（密码与钥匙分人管理），或未每日下班前检查保险柜封条；因保管不当导致公章丢失、被盗，未在发现后30分钟内逐级上报至总经理并同步向属地公安机关报案。（五）虚假用印登记：用印登记台账（电子或纸质）未如实记录用印时间、文件名称、份数、申请人、审批人，或登记信息与实际用印文件不符（如登记为"2份销售合同"，实际用印5份）。（六）重复用印：对同一内容、同一版本文件重复用印（经审批的补打文件除外），或对已作废文件（标注"作废"字样或系统显示"失效"状态）用印。（七）其他违规行为：包括但不限于将公章交与非授权人员保管、利用公章为个人或第三方谋取利益、通过技术手段（如扫描复制）伪造公章电子文档用于线上用印。二、违规处理程序（一）违规发现：通过以下渠道发现违规行为：1.日常用印抽查（行政部每月抽查不少于20%用印记录，与文件原件、审批单核对）；2.专项审计（审计部每半年开展公章管理专项审计）；3.内部举报（设立举报邮箱及电话，对实名举报10个工作日内核查）；4.外部反馈（合作方、监管部门反馈用印文件异常）。（二）调查核实：发现违规线索后，由行政部联合法务合规部组成调查组，3个工作日内启动调查。调查内容包括：调取用印登记台账、OA审批记录、监控录像（保存期不少于6个月）、文件原件及复印件；询问相关人员（申请人、审批人、保管人）并制作笔录；必要时委托司法鉴定机构对文件真实性、公章痕迹进行鉴定。（三）责任认定：调查组在调查结束后5个工作日内形成《违规调查报告》，明确违规行为性质（一般/严重/重大）、直接责任人（用印申请人）、间接责任人（审批人、保管人）及责任比例（如审批人未审核文件内容导致超范围用印，承担30%责任；保管人未上锁导致丢失，承担40%责任）。（四）处理决定：《违规调查报告》经总经理办公会审议通过后，由人力资源部3个工作日内出具《违规处理决定书》，载明违规事实、责任认定、处理依据及处理结果，通过OA系统及书面形式送达责任人。三、违规处理措施（一）一般违规（单次用印未造成经济损失或影响轻微）：1.首次违规：通报批评，扣除当月绩效奖金30%，参加2学时公章管理专项培训并考核；2.二次违规：记过处分，扣除季度绩效奖金50%，岗位调整至非用印相关岗位；3.三次及以上违规：解除劳动合同。（二）严重违规（单次用印造成经济损失5万元以下或公司声誉受损）：1.直接责任人：解除劳动合同，追偿经济损失（按损失金额的50%赔偿）；2.审批人/保管人：记大过处分，扣除半年绩效奖金，降职一级；3.部门负责人：通报批评，扣除季度绩效奖金20%。（三）重大违规（单次用印造成经济损失5万元及以上，或涉及虚假合同、对外担保、伪造公文等违法行为）：1.直接责任人：立即解除劳动合同，全额追偿经济损失；涉嫌犯罪的，移交公安机关处理；2.审批人/保管人：解除劳动合同（明知违规仍放任的）或降职二级（过失导致的）；3.部门负责人：降职一级，扣除年度绩效奖金50%；4.公司同步向合作方、监管部门书面说明情况，消除不良影响。四、申诉与复核责任人对处理决定有异议的，可在收到