2026年6S管理之文件分类与归档标准及操作题库

2026年6S管理之文件分类与归档标准及操作题库一、单选题（每题2分，共20题）1.在6S管理中，文件分类的主要目的是什么？A.减少文件数量B.提高文件利用率C.美化办公环境D.减轻档案管理负担2.企业内部文件归档时，以下哪项不属于一级分类标准？A.部门B.时间C.文件类型D.重要性3.对于需要长期保存的文件，通常采用哪种归档方式？A.纸质归档B.电子归档C.两者皆可D.两者皆不可4.文件分类时，以下哪项不属于常见分类方法？A.事由分类法B.时间分类法C.人员分类法D.流程分类法5.在6S管理中，文件归档的“定置管理”原则指的是什么？A.文件按部门存放B.文件按时间排序C.文件存放位置固定D.文件数量固定6.企业档案管理中，以下哪项不属于“红头文件”？A.命令文件B.通知文件C.常规报告D.批复文件7.文件归档时，以下哪项不属于“三清”要求？A.文件清点B.文件清洁C.文件清理D.文件清退8.对于涉密文件，以下哪项措施是必须的？A.加密存储B.专人保管C.定期销毁D.以上皆是9.文件分类时，以下哪项不属于“事由分类法”的范畴？A.会议文件B.财务文件C.员工档案D.技术图纸10.在6S管理中，文件归档的“动态管理”原则指的是什么？A.文件定期更新B.文件位置固定C.文件数量固定D.文件不移动二、多选题（每题3分，共10题）1.文件分类时，常见的分类标准有哪些？A.部门B.时间C.文件类型D.重要性E.流程2.企业档案管理中，以下哪些属于“红头文件”？A.命令文件B.通知文件C.批复文件D.常规报告E.会议纪要3.文件归档时，以下哪些属于“三清”要求？A.文件清点B.文件清洁C.文件清理D.文件清退E.文件分类4.对于涉密文件，以下哪些措施是必要的？A.加密存储B.专人保管C.定期销毁D.限制传播E.明确责任5.文件分类时，常见的分类方法有哪些？A.事由分类法B.时间分类法C.人员分类法D.流程分类法E.领域分类法6.在6S管理中，文件归档的“定置管理”原则包括哪些内容？A.文件存放位置固定B.文件编号统一C.文件分类清晰D.文件数量固定E.文件定期更新7.企业档案管理中，以下哪些属于“动态管理”原则的范畴？A.文件定期更新B.文件位置调整C.文件数量控制D.文件销毁E.文件备份8.文件归档时，以下哪些属于“纸质归档”的要求？A.文件装订规范B.文件编号清晰C.文件存放整齐D.文件防潮防虫E.文件电子化9.对于需要长期保存的文件，以下哪些措施是必要的？A.加密存储B.专人保管C.定期备份D.防潮防虫E.明确保存期限10.文件分类时，以下哪些属于“电子归档”的要求？A.文件格式统一B.文件命名规范C.文件分类清晰D.文件防篡改E.文件定期备份三、判断题（每题2分，共10题）1.文件分类时，所有文件都必须按照部门进行分类。（×）2.企业档案管理中，“红头文件”是指所有正式文件。（×）3.文件归档时，“三清”要求包括文件清点、清洁和清理。（√）4.对于涉密文件，可以多人同时保管。（×）5.文件分类时，事由分类法是指按文件内容进行分类。（√）6.在6S管理中，文件归档的“动态管理”原则是指文件位置固定。（×）7.文件归档时，纸质文件和电子文件可以混放。（×）8.对于需要长期保存的文件，可以随意存放。（×）9.文件分类时，所有文件都必须按照时间排序。（×）10.企业档案管理中，“动态管理”原则是指文件不移动。（×）四、简答题（每题5分，共5题）1.简述6S管理中文件分类的主要目的和意义。2.简述企业档案管理中“红头文件”的定义和特点。3.简述文件归档时“三清”要求的具体内容。4.简述文件分类时“事由分类法”和“时间分类法”的区别。5.简述企业档案管理中“动态管理”原则的具体要求。五、操作题（每题10分，共2题）1.某企业需要对其财务文件进行分类归档，请根据6S管理标准，设计一套文件分类方案，并说明具体操作步骤。2.某企业需要对其会议文件进行电子归档，请根据6S管理标准，设计一套电子归档方案，并说明具体操作步骤。答案及解析一、单选题1.B解析：文件分类的主要目的是提高文件利用率，确保文件在需要时能够快速找到，避免浪费时间和资源。2.D解析：一级分类标准通常包括部门、时间和文件类型，而重要性属于二级分类标准。3.C解析：长期保存的文件通常采用纸质归档和电子归档相结合的方式，以确保数据安全。4.C解析：文件分类的常见方法包括事由分类法、时间分类法、流程分类法和领域分类法，而人员分类法不属于常见方法。5.C解析：“定置管理”原则是指文件存放位置固定，方便查找和使用。6.C解析：“红头文件”通常指带有特定标志的正式文件，如命令文件、通知文件和批复文件，而常规报告不属于此类。7.D解析：“三清”要求包括文件清点、清洁和清理，而清退不属于此范畴。8.D解析：涉密文件需要加密存储、专人保管和定期销毁，以上措施都是必须的。9.C解析：“事由分类法”包括会议文件、财务文件和技术图纸，而员工档案属于人员分类法。10.A解析：“动态管理”原则是指文件定期更新，以适应企业发展的需要。二、多选题1.A、B、C、D、E解析：文件分类的常见标准包括部门、时间、文件类型、重要性和流程。2.A、B、C、E解析：“红头文件”通常指带有特定标志的正式文件，如命令文件、通知文件、会议纪要等，而常规报告不属于此类。3.A、B、C、D解析：“三清”要求包括文件清点、清洁、清理和清退。4.A、B、C、D、E解析：涉密文件需要加密存储、专人保管、定期销毁、限制传播和明确责任。5.A、B、D、E解析：文件分类的常见方法包括事由分类法、流程分类法和领域分类法，而人员分类法不属于常见方法。6.A、B、C解析：“定置管理”原则包括文件存放位置固定、文件编号统一和文件分类清晰。7.A、B、C解析：“动态管理”原则包括文件定期更新、文件位置调整和文件数量控制。8.A、B、C、D解析：纸质归档的要求包括文件装订规范、文件编号清晰、文件存放整齐和文件防潮防虫。9.A、B、C、D、E解析：长期保存的文件需要加密存储、专人保管、定期备份、防潮防虫和明确保存期限。10.A、B、C、D、E解析：电子归档的要求包括文件格式统一、文件命名规范、文件分类清晰、文件防篡改和文件定期备份。三、判断题1.×解析：文件分类时，可以根据实际需要选择分类标准，并非所有文件都必须按照部门分类。2.×解析：“红头文件”是指带有特定标志的正式文件，并非所有正式文件都属于此类。3.√解析：“三清”要求包括文件清点、清洁和清理。4.×解析：涉密文件必须由专人保管，多人同时保管会增加泄密风险。5.√解析：“事由分类法”是指按文件内容进行分类。6.×解析：“动态管理”原则是指文件定期更新，而非文件位置固定。7.×解析：纸质文件和电子文件应分开存放，以避免混淆和损坏。8.×解析：需要长期保存的文件必须按照规定进行归档，不能随意存放。9.×解析：文件分类时，可以根据实际需要选择分类标准，并非所有文件都必须按照时间排序。10.×解析：“动态管理”原则是指文件定期更新和调整，而非文件不移动。四、简答题1.简述6S管理中文件分类的主要目的和意义。答：文件分类的主要目的是提高文件利用率，确保文件在需要时能够快速找到，避免浪费时间和资源。同时，文件分类有助于规范管理，降低管理成本，提高工作效率。2.简述企业档案管理中“红头文件”的定义和特点。答：“红头文件”是指带有特定标志的正式文件，如命令文件、通知文件和批复文件等。其特点是具有权威性、正式性和规范性，通常用于正式的行政或业务活动。3.简述文件归档时“三清”要求的具体内容。答：“三清”要求包括文件清点、清洁和清理。文件清点是指核对文件数量和完整性；文件清洁是指保持文件整洁；文件清理是指删除无用文件。4.简述文件分类时“事由分类法”和“时间分类法”的区别。答：“事由分类法”是指按文件内容进行分类，如会议文件、财务文件和技术图纸等；“时间分类法”是指按文件时间顺序进行分类，如按年份、季度或月份分类。5.简述企业档案管理中“动态管理”原则的具体要求。答：“动态管理”原则是指文件定期更新和调整，以适应企业发展的需要。具体要求包括文件定期更新、文件位置调整和文件数量控制。五、操作题1.某企业需要对其财务文件进行分类归档，请根据6S管理标准，设计一套文件分类方案，并说明具体操作步骤。答：文件分类方案：-一级分类：按部门分类，如财务部、审计部等。-二级分类：按时间分类，如按年份、季度或月份分类。-三级分类：按文件类型分类，如预算文件、报表文件、凭证文件等。具体操作步骤：1.清点文件：对所有财务文件进行清点，确保文件完整。2.分类整理：按部门、时间和文件类型进行分类整理。3.编号归档：对文件进行编号，并录入档案管理系统。4.存放归档：将文件存放在指定位置，并进行标识。5.定期更新：定期更新文件，删除无用文件。2.某企业需要对其会议文件进行电子归档，请根据6S管理标准，设计一套电子归档方案，并说明具体操作步骤。答：电子归档方案：-文件格式统一：采用统一的文件格式，如PDF或Word。-命名规范：文件命名规范，如“会议名称-日期-文件类型”。-分类清晰：按会议类型、时间或部门进行分类。-防篡改措施：采用加密或数字签名技术，确保文件