企业行政文书归档管理制度文件模板

企业行政文书归档管理制度文件模板一、总则（一）目的与依据为规范企业行政文书的管理，保证文书材料的完整性、系统性和安全性，提高档案利用效率，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业总部及各分支机构在行政管理过程中形成的各类文书材料的归档管理，包括但不限于通知、报告、会议纪要、规章制度、请示批复、合同协议、调研材料、大事记等具有保存价值的纸质及电子文书。二、行政文书归档范围与分类标准（一）归档范围综合管理类：企业年度工作计划、总结、请示、批复、通知、通报；内部管理制度、章程、组织架构图；重要会议纪要、会议记录；大事记、年鉴等。人事管理类：员工招聘、录用、培训、考核、任免、奖惩、离职等材料；劳动合同、人事档案、工资福利审批材料（不含敏感信息）。财务管理类：年度财务预算、决算报告；财务分析、审计报告；费用报销凭证（按会计档案管理规定执行）、资产评估报告等。业务管理类：业务合同、协议、招投标文件、项目方案、调研报告、客户往来函件；产品说明、技术资料等。行政管理类：固定资产登记表、办公物资采购清单、基建工程资料、安全检查记录、后勤服务合同等。其他类：企业获得的荣誉证书、资质文件、外部单位来函、重要活动影像资料等。（二）分类标准年度分类法：以文书形成的自然年度为基础分类，如“2023年度文书档案”。问题分类法：在年度下按文书内容主题分为综合、人事、财务、业务等一级类目，一级类目下可根据需要设置二级类目（如“人事类”下设“招聘”“考核”等）。保管期限分类：分为永久、定期（10年、30年）三类，定期期限根据文书价值确定（如企业发展规划、年度总结为永久；一般通知、会议纪要为10年）。三、行政文书归档管理操作流程（一）文书形成与审核文书起草：各部门在处理行政事务时，需按照规范格式起草文书，保证内容真实、逻辑清晰、要素齐全（如标题、主送机关、发文机关、成文日期等）。审核签发：文书须经部门负责人审核后，按权限报请分管领导或总经理签发。涉密文书需经保密部门审核。（二）整理与组卷文书收集：文书办理完毕后，承办人需在3个工作日内将文书正本（含附件）收集齐全，避免遗漏。排序与编页：按文书处理流程（如请示-批复、通知-回执）顺序排列，采用阿拉伯数字编写页码（正面编页，背面空白不编）。组卷：将内容相关、具有联系的文书组合为一卷，厚度一般不超过2cm；涉密文书单独组卷，标注密级。填写卷内目录：每卷文书需填写《卷内文件目录》（表1），包含文件名称、文号、责任者、形成日期、页次、密级等信息。（三）移交与接收移交准备：承办人整理好案卷后，填写《文书档案移交清单》（表2），注明案卷题名、起止日期、件数、页数、保管期限等，经部门负责人签字确认。移交手续：承办人将案卷及移交清单提交至档案管理部门，双方共同核对无误后，在移交清单上签字，各执一份。接收登记：档案管理部门对移交案卷进行验收，对不符合要求的案卷退回承办人重新整理；验收合格后，在《档案总登记簿》中登记，并编制档案号（如“2023-综合-001”）。（四）编目与装订编制案卷目录：档案管理部门按年度、类目编制《档案案卷目录》（表3），包含档案号、案卷题名、年度、保管期限、件数、页数、存放位置等信息。装订要求：采用线装或胶装方式装订，保证牢固平整；纸质文书统一使用A4纸，左侧装订，破损文书需修补后装订。（五）保管与维护存放管理：文书档案存放于专用档案柜，库房保持通风、干燥、防火、防盗、防虫、防潮（温度14-24℃，相对湿度45-60%）；电子档案存储于专用服务器，定期备份（每月一次），备份介质异地存放。定期检查：档案管理部门每半年对库存档案进行检查，发觉损坏及时修复，并做好检查记录。（六）鉴定与销毁鉴定程序：对保管期限届满的档案，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对档案价值进行鉴定，形成《档案鉴定意见书》。销毁审批：对无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（表4），经档案管理部门负责人、分管领导审批后，方可销毁。销毁执行：销毁时需由两人以上监销，保证档案信息无法复原；销毁后监销人在销毁审批表上签字，并将审批表存档。四、相关表单模板表1：卷内文件目录序号文件名称文号责任者形成日期页次密级备注12023年度工作计划*企办发〔2023〕1号总经办2023-01-051-5普通2关于召开年度总结会的通知*企办发〔2023〕2号总经办2023-12-206-8普通3年度总结会议纪要*企办发〔2023〕3号总经办2023-12-259-12普通表2：文书档案移交清单移交部门移交人接收部门接收人移交日期总经办*某档案管理部*某2024-01-10案卷信息序号案卷题名起止日期件数页数12023年度综合管理类2023-01-01至2023-12-311512022023年度人事任免类2023-01-01至2023-12-31865表3：档案案卷目录档案号案卷题名年度类目保管期限件数页数存放位置2023-综合-0012023年度综合管理类2023综合30年151201号柜-1层2023-人事-0022023年度人事任免类2023人事永久8651号柜-2层表4：档案销毁审批表档案名称档案号保管期限数量（件）销毁原因2018年度会议纪要2018-综合-00510年20保管期限届满，无保存价值审批意见部门意见：负责人签字：*某日期：2023-12-01档案管理部门意见：负责人签字：*某日期：2023-12-05分管领导审批：签字：*某日期：2023-12-10销毁执行情况监销人：某、某销毁日期：2023-12-15五、执行要点与风险提示（一）责任分工各部门：负责本部门文书的形成、收集、整理和初步移交，保证文书材料齐全、规范。档案管理部门：负责档案的接收、分类、编目、保管、鉴定、销毁及利用服务，监督各部门归档工作。分管领导：负责审批重要档案的销毁、涉密档案的管理，协调解决归档工作中的重大问题。（二）时间要求文书办理完毕后，承办人需在3个工作日内收集材料；每月最后一个工作日前，各部门将上月形成的案卷移交至档案管理部门；年度终了后1个月内，完成全年档案的整理、归档和编目工作。（三）电子档案管理电子文书需与纸质文书同步归档，存储格式为PDF或PDF/A，保证长期可读；电子档案需进行加密管理，访问权限分级控制（如普通员工仅可查阅，管理员可修改）；定期对电子档案进行病毒查杀和格式转换，每两年检查一次存储介质的可用性。（四）保密与安全涉密文书需标注“秘密”“机密”“绝密”字样，单独存放，查阅需经分管领导批准；档案库房严禁烟火，配备消防器材和监控系统，非管理人员不得随意进入；查阅档案需填写《档案查阅登记表》，查阅后及时归还，不得涂改、抽取、撤换档案材料。（五）常见问题处理文书材料缺失：承办人需及时联系相关业务部门补全，无法补全的需在移交清单中注明原因；归档不及时：档案管理部门定期提醒，对连续3次未按时归档的部