行政文件归档管理流程文档分类及存储模板

行政文件归档管理流程文档分类及存储模板一、适用范围与使用场景二、标准化操作流程（一）文件收集与初步整理责任主体：各部门行政专员*为文件收集第一责任人，需在文件形成后3个工作日内完成初步整理。整理要求：清理文件中的重复件、草稿件及无保存价值的材料（如临时便签、未经审批的初稿）；检查文件完整性（如合同需含双方签字盖章页、会议纪要需含参会人员签字）；对文件进行排序（按形成时间或逻辑顺序），并在首页右上角标注“归档”字样。交接登记：行政专员*将整理后的文件填写《文件交接清单》（见模板1），交至档案管理部门，双方签字确认。（二）文件分类与编号分类标准：采用“年度-类别-保管期限-流水号”四级分类法，具体类别划分A类：综合管理（含公司制度、年度计划、工作报告、外事往来等）；B类：会议管理（各类会议纪要、议程、材料等）；C类：人事管理（招聘、培训、劳动合同、人事任免、奖惩记录等）；D类：财务管理（预算审批表、报销单据、财务审计报告等）；E类：资产管理（固定资产采购合同、验收单、维保记录、报废申请等）；F类：合同协议（业务合同、服务协议、合作意向书等）；G类：其他（无法归入上述类别的临时性重要文件）。编号规则：年度：文件形成年份（如2024年标注为“2024”）；类别：用类别代码首位字母（如A类为“A”）；保管期限：分为“永久（Y）”“长期（C，10年以上）”“短期（D，10年以下）”，代码分别为“Y”“C”“D”；流水号：同类别同保管期限文件的顺序号，从“001”开始编起。示例：2024年形成的A类永久文件第1件，编号为“2024-A-Y-001”。（三）档案价值鉴定与期限划分鉴定组织：由档案管理部门牵头，组织行政负责人、法务专员（必要时）及各部门代表组成鉴定小组，每半年开展一次集中鉴定。鉴定标准：永久保存：反映公司重大决策、核心业务、历史沿革及具有长远利用价值的文件（如公司章程、年度总结报告、重要合同等）；长期保存：对公司日常管理、业务开展具有持续参考价值的文件（如制度文件、会议纪要、人事档案等）；短期保存：仅在特定阶段参考、无长期保留必要的文件（如临时通知、活动方案初稿等）。结果确认：鉴定小组填写《档案价值鉴定表》（见模板2），明确每份文件的保管期限，经部门负责人*审核后存档。（四）编制目录与著录著录内容：采用《档案著录规则》（DA/T18-1999），对每份文件进行标准化著录，核心字段包括：分类号、文件标题、形成日期、责任者（发文部门或个人）、页数、保管期限、存放位置、备注等。编制方式：电子目录：使用Excel或档案管理系统录入，保证信息准确无误，每年12月底前完成本年度目录汇总；手工目录：对少量无电子版的文件，填写《档案目录卡》（见模板3），按分类顺序装订成册。（五）存储与保管存储方式：纸质文件：统一使用无酸档案盒存放，档案盒标注“分类号-文件标题-年度”，按分类号顺序排列于档案柜中，避免阳光直射和潮湿环境；电子文件：存储于公司专用服务器或加密云盘，定期（每季度）进行备份，备份介质需标注“档案备份-年度-类别”并异地存放。保管要求：档案库房配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），每季度检查一次环境指标；定期（每半年）翻动纸质文件，防止粘连或虫蛀；电子文件每半年进行一次病毒查杀。（六）借阅与利用借阅权限：仅公司内部员工因工作需要可借阅档案，借阅需填写《档案借阅申请表》（见模板4），经部门负责人审批（涉密文件需经分管领导签字同意）。借阅流程：借阅人持审批后的申请表至档案管理部门办理登记，领取档案时核对文件数量及完整性；借阅期限：一般文件不超过7个工作日，涉密文件不超过3个工作日，到期需续借的需重新申请；借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换档案文件，不得擅自复制（复制需经档案管理部门审批）。归还与核销：借阅人归还档案时，档案管理员需检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录，逾期未还的及时催收。（七）鉴定与销毁销毁条件：达到保管期限且无继续保存价值的文件，由档案管理部门提出销毁建议。销毁流程：每年年底开展一次到期档案鉴定，填写《档案销毁审批表》（见模板5），由鉴定小组确认无保存价值后，经分管领导*审批；销毁时需由档案管理部门、行政办公室共同监销，纸质文件采用粉碎或焚烧方式（保证信息无法复原），电子文件进行彻底删除并销毁备份介质；监销人需在《档案销毁清册》（见模板6）上签字，销毁记录永久保存。三、分类存储模板示例模板1：文件交接清单交接日期文件分类文件标题（份数）形成日期交接人接收人备注2024-03-15A类年度工作计划（1）2024-01-05张*李*含附件3份2024-03-15C类员工劳动合同（5）2024-02-20王*李*新入职员工模板2：档案价值鉴定表文件编号文件标题形成部门保管期限建议鉴定理由鉴定人审核人2024-A-Y-001公司2024年度工作总结总经办永久反映公司年度核心经营成果，具有历史价值赵*钱*2024-B-D-0053月部门例会纪要行政部短期日常事务性文件，无长期参考价值孙*周*模板3：档案目录卡（示例）分类号2024-A-Y-001文件标题公司2024年度工作总结形成日期2024-01-05责任者总经办页数25页保管期限永久存放位置档案柜-1-A-01备注含附件：各部门年度计划汇总模板4：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期刘*市场部2024-03-202024-03-27文件编号文件标题借阅理由审批人2024-F-C-012项目合作协议业务谈判参考郑*备注不得复制，现场查阅模板5：档案销毁审批表文件编号文件标题保管期限形成日期销毁理由鉴定小组意见审批人2023-D-001临时活动方案（初稿）短期2023-05-10已完成归档，无利用价值同意销毁吴*模板6：档案销毁清册销毁日期文件编号文件标题保管期限销毁方式监销人备注2024-12-302023-D-001临时活动方案（初稿）短期粉碎李、钱共10份四、关键注意事项与管理要求（一）人员职责与管理档案管理员需具备专业档案管理知识，定期参加培训，熟悉分类规则及操作流程；各部门负责人需对本部门文件归档工作负总责，保证文件及时、完整移交；严禁私自留存应归档文件，离职时需办理文件交接手续，未归档文件不得带走。（二）保密与安全涉密文件（如未公开合同、财务数据、人事任免等）需单独存放，借阅需经分管领导*审批，并限定查阅范围；电子档案需设置访问权限，定期更新密码，防止数据泄露或篡改；档案库房需配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器），严禁存放易燃易爆物品，非工作人员禁止入内。（三）合规性要求文件归档需符合《中华人民共和国档案法》及公司内部档案管理制度，保证分类、编号、著录等环节合法合规；涉及法律效力的文件（如合同、协议），需保证原件完整，复印件需注明“复印件”及核对无误签字；定期（每年）向档案行政