档案管理制度(3篇)

档案管理制度(3篇)档案管理制度（一）第一章总则第一条为规范本单位档案的收集、整理、保管、利用与处置，确保档案真实、完整、可用、安全，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作业务建设标准》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等上位规范，结合本单位组织架构、业务流程与信息化现状，制定本制度。第二条本制度所称档案，是指本单位在研发、生产、经营、管理、党群、人事、财务、基建、科研、知识产权、审计、法务等活动中形成的、具有保存价值并经过归档程序的各种文字、图表、声像、电子、实物等历史记录。第三条档案工作实行“统一领导、分级管理、分工负责、全程控制”原则，纳入单位目标责任制与绩效考核，与业务流程、信息化项目、保密管理、风险管理同步设计、同步实施、同步检查。第四条任何部门与个人均有依法保护档案、及时移交档案的义务，不得据为己有、擅自销毁、涂改、伪造、泄露、买卖档案。对违反本制度造成损失或泄密的，按“谁主管谁负责、谁形成谁负责、谁损毁谁赔偿”原则追责。第二章组织与职责第五条设立档案工作领导小组，由分管行政负责人任组长，综合管理部、信息化部、法务部、财务部、人力资源部、保密办、审计部、核心业务部门负责人为成员，负责审议档案工作规划、年度预算、重大建设项目档案验收、档案开放与销毁清单、档案信息化方案、档案安全事件处置报告。第六条综合管理部下设档案室，为档案工作归口管理机构，配专职档案员不少于编制员工总数的1‰，设档案管理岗、档案信息化岗、档案安全岗，岗位职责公开上墙。第七条档案室职责：（一）起草并持续优化档案管理制度、标准、细则、操作指引；（二）制定档案工作年度计划、经费预算、设备采购、人员培训、考核指标；（三）指导、监督、检查各部门文件材料形成、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计、处置；（四）负责档案实体库房与数字档案管理系统（以下简称“系统”）日常运维，确保四防（防火、防盗、防潮、防有害生物）与信息安全等级保护三级达标；（五）组织档案鉴定、开放、编研、展览、统计、报送、移交进馆；（六）对接司法、纪检、审计、巡察、产权交易、资产评估、史志编纂等外部调卷，提供证据链服务；（七）建立档案应急管理体系，制定并演练档案灾害应急预案，配置离线备份、异地容灾、核心数据加密存储；（八）受理档案工作咨询、投诉、建议，每年发布档案管理白皮书。第八条各部门设兼职档案员，原则上由部门副职或综合事务骨干兼任，接受档案室业务领导与考核。兼职档案员职责：（一）宣贯档案制度，监督本部门文件材料规范形成；（二）依据《文件材料归档范围与保管期限表》（以下简称“期限表”），在业务系统或项目平台中实时预归档，确保元数据完整；（三）对需实体归档的纸质文件，在办结后五个工作日内完成整理、装订、封面著录、部门级检查，并填写《归档移交清单》；（四）每季度向档案室移交一次，交接双方签字确认，系统生成二维码封条；（五）对涉密文件，按照保密编号、密级、保密期限、知悉范围单独组卷、专柜存放、双人双锁；（六）配合档案室开展档案利用、统计、鉴定、销毁、信息化加工；（七）人员调离时，须完成档案交接审计，未清不得办理离职手续。第九条信息化部负责为档案室提供基础设施资源，包括服务器、存储、数据库、备份、网络、安全设备，确保系统7×24小时可用，RPO≤15分钟，RTO≤2小时；对电子文件实施四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性），并生成检测报告归入电子档案元数据。第十条财务部负责档案工作经费预算审核与资金拨付，单列“档案专项”科目，确保档案设备、数字化、培训、鉴定、抢救、保险、应急演练等费用专款专用。第十一条法务部负责审核档案开放、公布、转让、许可使用中的知识产权、隐私权、商业秘密、个人信息保护合规性，出具法律意见书。第十二条人力资源部将档案工作纳入员工手册、入职培训、岗位说明书、绩效考核与评优评先，档案工作考核权重不低于部门绩效的5%。第三章文件材料归档范围与保管期限第十三条归档范围实行“负面清单”管理，凡未列入不归档清单的文件材料，均应归档。不归档清单由档案室每年发布一次，征求意见后报领导小组批准。第十四条保管期限分为永久、30年、10年、5年、3年五档，以“期限表”形式嵌入系统，随业务流程自动提示。任何部门不得擅自缩短或延长保管期限；确需调整的，须提交档案室组织专家论证、领导小组审批、职工代表大会公示。第十五条核心归档类型示例：（一）决策类：党委会、董事会、总经理办公会、专题会议纪要、记录、决定、请示、批复、议案、表决票、音视频；（二）治理类：章程、股东协议、出资证明、股权变更、董事会述职、内控自评、风险管理报告；（三）人事类：招录、调配、任免、薪酬、社保、职称、培训、绩效、离职、退休、优抚、劳动争议裁决；（四）财务类：年度预算、决算、月度快报、会计凭证、账簿、报表、纳税鉴证、资产评估、审计报告、IPO底稿；（五）科研类：立项、任务书、合同、预算、实验记录、计算书、图纸、工艺、配方、检测报告、鉴定、结题、奖项、专利、软件著作权、技术秘密；（六）生产类：工艺规程、工卡、检验记录、不合格品审理、设备台账、计量校准、能源消耗、环保监测、职业健康、安全事故调查；（七）采购类：供应商准入、招标、投标、评标、合同、验收、质保、索赔、供应商评价；（八）销售类：客户档案、信用评估、报价、合同、订单、发货、回款、售后、客户满意度调查；（九）基建类：项目建议书、可研、初设、概算、施工图、变更、隐蔽工程验收、竣工图、结算、后评价；（十）党群类：党员名册、组织关系、民主评议、党风廉政、巡视巡察、工会、团委、妇联、统战、精神文明创建；（十一）声像实物类：照片、底片、录音、录像、奖杯、奖牌、证书、印章、题词、模型、样品、纪念品；（十二）电子系统类：数据库快照、系统日志、源代码、配置文件、测试报告、上线审批、运维月报、灾备演练记录。第十六条对双套制（纸质+电子）文件，电子件须满足来源可靠、程序规范、要素合规、随时可用，经系统检测合格后可仅以电子形式保存，纸质件可销毁；对仅有纸质的重要文件，须在入库后90日内完成数字化扫描、OCR、双层PDF、质检、挂接、备份。第十七条对非公文类但具有记忆价值的材料，如员工回忆录、口述史、社交媒体截图、短视频、直播回放，由档案室发布采集指南，鼓励员工自愿移交，经鉴定后归入“职工记忆库”，保管期限10年，到期评估。第四章整理与编号第十八条档案整理遵循“来源原则+职能原则”，保持文件之间有机联系，实行“部门—年度—项目—保管期限”四级分类，系统生成唯一档号，格式为：F{部门代码}.{年度}.{项目代码}.{盒号}.{件号}，共20位字符，支持二维码、RFID自动识别。第十九条纸质文件装订采用不锈钢钉、线装、热熔胶装三种方式，装订前拆除金属曲别针、塑料夹、回形针，对A3图纸折叠成A4幅面，图标外露；对热敏传真纸、复写纸进行复印替代，复印件加盖“与原件一致”章并由经办人签字。第二十条每份文件首页右上角加盖归档章，包含档号、保管期限、件号、页数、密级、归档人、归档日期；对涉密文件另盖密级章，使用红色印油，便于目视识别。第二十一条盒内文件按“件”为单位编制目录，系统打印《卷内目录》两份，一份置盒首，一份贴盒脊；盒脊标签包含档号、年度、部门、起止件号、保管期限、盒序号，字体为黑体小三号，确保30米外可辨。第二十二条电子文件以“双轨制”存储：在线存储采用对象存储+SSD缓存，离线存储采用一次性写入蓝光光盘（BD-R）或LTO磁带，每五年实施一次媒体迁移；对超大容量科研数据采用硬盘冷备+分布式云归档，每三年抽检5%进行可读性校验。第二十三条对声像档案进行格式标准化：照片为TIFF无压缩或JPEG2000无损，音频为BWF或FLAC，视频为MXF或FFV1，存储于冷库，温度4℃±1℃，相对湿度35%±5%，每两年倒带或迁移一次。第二十四条对实物档案进行三维扫描，生成OBJ+STL格式，3D打印复制件用于展览，原件封存；对易碎、易腐、易氧化实物进行充氮密封，氧含量≤0.3%，并放置氧指示剂。第五章库房与设备第二十五条档案库房独立设置，远离强震动、强磁场、污染源，耐火等级一级，抗震烈度按当地设防烈度+1度设计，地面荷载≥12kN/m²，设甲级防火门、气体灭火（IG541）、烟感+温感双鉴、极早期烟雾探测（VESDA），严禁水喷淋。第二十六条库房分区域管理：纸质区、声像区、实物区、电子区、涉密区、修复区、整理区、消毒区，各区用不同颜色地坪漆标识；涉密区安装红外幕帘、双因子门禁、防尾随互锁门，窗户贴防窃听膜。第二十七条配置恒温恒湿中央空调系统，温度14℃—24℃±1℃，相对湿度45%—55%±3%，24小时连续记录，数据保存不少于三年；安装除湿加湿一体机，具备自动故障短信报警。第二十八条密集架采用电动智能型，具备防尘、防鼠、防光、防倾倒功能，运行噪音≤50dB，过道宽度≥1.2米，每列安装应急手动摇把；地面铺设1.2mm防静电PVC地板，电阻10⁶—10⁹Ω。第二十九条配置便携式低温冷冻杀虫箱（-35℃、72小时）、真空充氮杀虫柜、无臭氧紫外消毒灯、超声波清洗机、纸浆补书机、冷光LED翻拍台，用于档案消毒、除霉、修裱、仿真复制。第三十条建立设备台账，实行“一机一档”，包含购置合同、说明书、保修卡、维保记录、报废鉴定；对达到折旧年限但性能良好设备，经第三方检测合格可延长使用三年。第六章利用与开放第三十一条档案利用实行“审批+实名+全程留痕”，系统与OA、HR、财务、科研、合同平台单点登录，自动识别用户身份与权限。第三十二条权限分级：（一）公开级：所有员工可在线阅览非涉密档案，系统自动加水印（用户名+时间+IP）；（二）内部级：需填写利用申请，部门负责人审批，档案室自动赋权，阅览限时8小时，禁止下载；（三）受限级：含商业秘密、工作秘密，须分管高管审批，阅览在监控室进行，手机、相机、录音笔寄存，提供纸质摘录，不复印；（四）涉密级：按保密法办理《涉密档案利用许可证》，双人全程陪同，使用专用电脑，屏幕加装防窥膜，操作日志同步到保密办。第三十三条外单位利用须出具单位介绍信、个人身份证、利用目的说明，签订《档案利用协议》，约定引用方式、版权归属、保密义务；对司法调取，执行“收文—登记—审批—复制—核对—签收—回执”七步流程，复制件加盖档案证明章，与原件具有同等法律效力。第三十四条建立档案信息开放平台，与公共信用信息平台、政府采购网、科技报告服务系统对接，主动公开无密级科技成果、招投标、环评、社会责任报告，每年更新不少于两次。第三十五条对民生档案（职工工龄、职称、社保、房产、医疗、学籍），实行“异地查档、跨馆出证”，通过全国档案查询利用服务平台，48小时内响应，免费出证。第三十六条对高频利用档案，制作专题汇编、电子书、短视频、H5页面，嵌入新员工培训、客户展厅、投资者关系专区；对珍贵历史档案，开发文创产品（复刻邮票、手账、盲盒），收益纳入档案保护基金。第三十七条建立档案利用评价机制，用户每次利用后自动弹出满意度调查，系统统计利用率、下载量、引用量、用户评分，作为档案价值鉴定与考核依据；对连续三次评分低于80分的档案，启动复查与整改。第七章鉴定与销毁第三十八条档案鉴定分为初始鉴定、期满鉴定、即时鉴定三种。初始鉴定在文件形成时由兼职档案员完成；期满鉴定在保管期限届满当年由档案室组织；即时鉴定针对机构撤销、项目终止、资产并购、司法纠纷、重大灾害等突发情形。第三十九条鉴定小组由档案、业务、法务、审计、信息化、纪检、工会七方代表组成，人数不少于5人且为奇数，实行票决制，三分之二以上同意方可列入销毁清单。第四十条销毁清单在办公网公示五个工作日，无异议后报领导小组审批，并报上级档案行政管理部门备案；涉密档案销毁须送保密局指定销毁机构，使用碎浆+脱墨+压块工艺，全程视频监控，出具《销毁证明》。第四十一条对具有二次利用价值但无需继续保存的档案，可转为“资料”或“文物”，移交资料室或展览馆；对具有历史价值但保管条件不佳的档案，可提前移交同级国家综合档案馆，办理“提前进馆”手续。第四十二条建立“档案死亡记录”，对每一份销毁档案保留档号、题名、年度、件号、销毁理由、鉴定专家签字、销毁日期、销毁方式、销毁视频文件名，保存永久，实现“虽亡犹录”。第八章信息化与数字转型第四十三条系统采用“云原生+微服务”架构，支持私有云、混合云、行业云部署，提供SaaS模式给下属单位使用；核心功能包括：收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁、编研、大屏展示、移动端、AI辅助。第四十四条电子文件归档实行“四性”自动检测：真实性采用国产SM2数字签名+时间戳；完整性采用SHA-256摘要+区块链存证；可用性采用格式识别+病毒查杀+沙箱模拟；安全性采用加密传输（TLS1.3）、加密存储（SM4）、零信任访问控制。第四十五条配置AI智能著录引擎，对图纸、合同、发票、会议纪要自动识别关键字段，人工辅助标引，著录效率提升70%；对语音会议自动转写，识别准确率≥95%，支持方言、中英混合。第四十六条建立档案大数据仓库，接入ERP、PLM、CRM、MES、HR、财务共享、合同管理、邮件系统，实现业务数据—电子文件—电子档案自动关联，一键生成审计证据链、知识产权证据包、诉讼材料包。第四十七条对BIM、GIS、三维仿真、工业仿真等超大文件，采用分级存储：热数据SSD、温数据磁盘、冷数据蓝光、极冷数据云归档，自动分层策略由AI根据访问频率预测。第四十八条每年组织“档案黑客松”活动，鼓励内部员工与高校、开源社区共同开发档案利用小程序，优秀项目给予奖金与专利署名；对利用AI发现历史规律、预测市场趋势、辅助科研创新的团队，授予“档案数据科学家”称号。第九章安全与保密第四十九条档案安全实行“红蓝对抗”机制：红队模拟入侵、渗透、社工、勒索病毒、内鬼泄密，蓝队负责检测、响应、溯源、恢复，每半年演练一次，演练报告向全员公开。第五十条建立档案安全事件分级响应：（一）特别重大（Ⅰ级）：档案库房火灾、爆炸、整体失窃、系统被加密，30分钟内启动应急预案，1小时内向行业主管部门报告，24小时内召开新闻发布会；（二）重大（Ⅱ级）：涉密档案丢失、服务器宕机超过4小时，2小时内报告，72小时内完成恢复；（三）较大（Ⅲ级）：局部水浸、虫蛀、设备故障，8小时内处置完毕；（四）一般（Ⅳ级）：单份档案破损、误删，24小时内修复。第五十一条对核心档案实行“异地三中心”：主中心（本地）、同城灾备中心（50km）、异地灾备中心（500km以上），数据同步采用异步复制+增量快照，RPO≤15分钟，RTO≤2小时，每年至少进行一次真实切换演练。第五十二条建立档案保密审查机制，对拟公开档案进行“自审—复审—终审”三级审查，重点审查国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私、敏感地理信息；对AI生成内容加贴“AI生成”水印，防止深度伪造。第五十三条对离职、退休、外包人员，实行“档案离岗审计”，由档案室+保密办+IT运维三方联合检查个人电脑、邮箱、网盘、笔记、纸质资料，签署《离岗保密承诺书》，保密期限延续至脱密期结束。第十章考核与奖惩第五十四条档案考核指标量化到人，包括归档率（≥98%）、完整率（≥99%）、准确率（≥99.5%）、及时率（