教科研档案管理制度

教科研档案管理制度第一章总则第一条制度定位教科研档案是高校与科研机构教学、科研、社会服务活动的原始凭证与知识资产，其管理质量直接影响学术声誉、项目审计、成果转化与历史传承。本制度以“全程伴随、分级负责、技术赋能、开放共享”为原则，通过标准化流程、数字化平台、责任矩阵与评价机制，确保档案真实、完整、可用、可追溯。第二条适用范围本制度覆盖本校（院）全体教师、科研人员、博士后、研究生、科研助理、合作企业驻校人员及承担本校项目的校外PI；适用于纵向课题、横向课题、教研教改、学科建设、人才计划、科研平台、学术会议、成果转化、科研伦理审查、科研设备采购、科研用房管理等全业务链。第三条术语定义1.主档案：指由项目（或平台、团队）负责人直接形成、具有法律效力与学术凭证价值的原始记录集合。2.副档案：指由支撑部门（财务、资产、人事、审计、国际合作等）在履职过程中形成的、对主档案起佐证作用的文件集合。3.预立卷：指在业务发生前即按档案标准设置目录模板、元数据与命名规则，实现“边做边归档”。4.四性检测：指在归档节点对文件进行真实性、完整性、可用性、安全性技术检测。5.长期保存格式：指符合ISO19005（PDF/A）、ISO28500（WARC）、UTF-8纯文本、TIFF未压缩、FLAC无损、RO-Crate等开放标准且禁用加密或私有算法。第二章组织与职责第四条校（院）档案工作委员会由校长（院长）任主任，分管科研、教学、信息化副校长任副主任，成员包括档案馆、科研处、教务处、财务处、资产处、审计处、人事处、国际处、法务办、信息中心、图书馆、研究生院、设备实验管理中心负责人。职责：1.审议年度档案工作计划与经费预算；2.裁决跨部门档案争议；3.发布档案技术标准更新；4.认定档案密级与开放审核结论。第五条档案馆为教科研档案业务归口部门，设教科研档案部，配备专职馆员不少于3人，具有档案学、图情、计算机、数据科学复合背景。职责：1.制定并动态修订本制度配套细则；2.维护数字档案管理系统（DAMS）与长期保存仓库；3.组织年度档案质量飞行抽查与绩效考核；4.出具档案法律证明与成果溯源报告；5.开展档案数据挖掘与知识服务。第六条项目（平台）负责人为教科研档案第一责任人，对档案的真实性、齐全性、保密性负终身责任。职责：1.在任务书签订后10个工作日内在DAMS创建项目档案空间，完成预立卷；2.指定1名档案协管员（可为博士后或科研助理），报档案馆备案；3.每季度末完成“季度自检”并上传《季度档案自查表》；4.在项目结题、平台验收、人员离职、设备报废等关键节点触发“四性检测”与正式归档；5.配合档案馆开展档案开放审核与利用服务。第七条支撑部门财务、资产、人事、审计、国际合作、法务、设备实验管理中心等部门指定一名档案联络员，负责副档案的同步形成、元数据对齐与电子文件交换。第三章文件形成与预立卷第八条文件形成规范1.电子文件须原生数字化，禁止“后补扫描”替代原始电子文件；2.纸质文件须使用耐久墨水打印，手写批注使用碳素墨水或黑色签字笔；3.实验数据须实时写入不可擦写介质（如一次性光盘、WORM磁带）或区块链存证；4.音视频须同时记录拍摄设备、参数、时间码、GPS坐标；5.软件代码须托管在校内GitLab实例，并启用持续归档（CI/CD归档镜像）。第九条预立卷模板档案馆为不同业务类型提供可复用的预立卷模板，模板内置：1.文件夹层级：01立项、02合同/任务书、03预算/预算调整、04伦理审查、05实验记录、06调研数据、07中期检查、08成果、09财务决算、10审计报告、11开放获取、12宣传报道、13结题验收、14后续资助、15延期变更、16撤销文件；2.元数据字段：文件题名、责任者、形成时间、页数/容量、格式、开放级别、关联项目号、关联设备编号、关联伦理批件号；3.命名规则：YYYYMMDD_单位代码_项目号_顺序号_关键词_版本号.扩展名；4.版本控制：每次上传自动生成MD5、SHA-256、BLAKE3三种哈希，写入不可篡改日志。第十条关键节点预归档1.立项批复后5日内完成合同、预算、伦理批件预归档；2.年度进展报告提交前3日完成当年实验数据、财务支出、中期检查意见预归档；3.论文在线发表或专利授权公告当日，将出版社PDF/A、专利公报、补充数据上传至“08成果”文件夹；4.设备到货验收单签字盖章后24小时内，将采购合同、验收单、发票、资产标签照片同步归档；5.项目经费外拨至合作单位前，须完成子合同、预算明细、合作单位资质、关联关系声明的预归档，否则财务系统不予放行。第四章归档流程与时限第十一条正式归档触发条件1.项目结题（验收）会议召开；2.平台（基地）验收或评估；3.PI离校、退休、去世；4.设备报废净值≥50万元；5.论文被撤回、专利被宣告无效、伦理审查被撤销；6.档案馆发出《强制归档通知书》。第十二条归档流程1.项目负责人登录DAMS，选择“正式归档”流程，系统生成《归档材料清单》与《缺失文件预警表》；2.档案协管员在5个工作日内补齐缺失文件，上传《补充说明》；3.系统调用“四性检测”引擎：a.真实性：校验哈希、电子签章、区块链时间戳；b.完整性：核对预立卷模板、页码、附件、元数据；c.可用性：格式风险评分、病毒扫描、损坏修复；d.安全性：密级标识、个人隐私脱敏、敏感词过滤；4.检测通过后，档案馆进行人工抽检，抽检比例不低于20%，其中财政经费≥500万元的项目抽检100%；5.抽检合格后，系统生成《归档合格通知书》与唯一档号，自动推送至长期保存仓库，同时向科研处、财务处返回“归档完成”标识，作为尾款支付、绩效发放、资产注销的前置条件；6.抽检不合格，发出《整改通知书》，限期10个工作日完成整改；整改后仍不合格，移交校（院）档案工作委员会，启动问责。第十三条时限要求1.纵向课题：验收结论下达后30日内完成正式归档；2.横向课题：委托方出具验收或结题证明后30日内完成；3.教研教改项目：教务处公布结题名单后30日内完成；4.科研平台：上级主管部门验收意见下达后45日内完成；5.设备：报废批复后15日内完成；6.论文撤回、专利无效：获知消息后7日内完成补充归档。第五章密级、开放与共享第十四条密级划分1.公开：可即时在互联网发布；2.内部：仅限校内IP访问；3.受限：须申请授权，审批记录留痕；4.秘密：按国家保密法管理，档案系统与校园网物理隔离；5.工作秘密：涉及商业敏感、技术秘密、个人隐私，原则上封闭期不超过5年。第十五条开放审核流程1.项目负责人提交《开放审核申请表》，明确开放级别与封闭期；2.档案馆组织法务、科研、伦理、国际合作、产业办进行联合会审；3.对涉及人类遗传资源、临床试验数据、企业商业秘密的文件，须获得伦理委员会、合作企业、受试者再次授权；4.审核结论公示5个工作日，无异议后生效；5.封闭期届满前6个月，系统自动向责任人发送《开放提醒》，责任人可申请延长，每次不超过2年，累计不超过10年。第十六条共享服务1.校内共享：教师凭统一身份认证可检索、在线浏览、申请下载水印版；2.校际共享：与联盟高校建立互认机制，使用DataCiteDOI解析，调用OAuth2.0接口；3.社会共享：对产业界提供脱敏数据集，采用CCBY-NC4.0协议，收益按学校科技成果转化办法分配；4.论文关联数据：强制要求提交至校数据仓储，系统自动生成数据可用性声明（DataAvailabilityStatement）插入论文，减少撤稿风险。第六章数字化与技术保障第十七条数字档案管理系统（DAMS）1.架构：微服务+分布式存储+区块链存证，支持PB级扩容；2.功能：预立卷、版本控制、四性检测、工作流、密级管理、开放审核、长期保存、数据可视化、AI辅助编研；3.接口：与科研系统、财务系统、资产系统、人事系统、伦理系统、GitLab、LIMS、大型仪器共享平台无缝对接；4.备份：采用“3-2-1-1”策略——3份副本、2种介质、1份异地、1份离线冷备；5.灾备：异地容灾距离≥300公里，RPO≤15分钟，RTO≤2小时。第十八条区块链存证1.选用国家网信办备案的国产联盟链，采用SM2、SM3国密算法；2.存证内容包括：文件哈希、责任人数字证书、时间戳、操作日志；3.支持跨链对接人民法院司法链，实现诉讼时一键出证；4.存证费用从学校网络运维专项列支，不向科研人员转嫁。第十九条AI辅助质检1.采用NLP模型自动抽取实验方法、样本量、伦理批件号，与元数据比对；2.采用CV模型检测扫描件是否缺页、歪斜、黑边；3.采用语音识别将会议录音转为文本，自动匹配议程与签到表；4.对异常结果生成《AI质检报告》，人工复核后决定是否退回整改。第七章实体档案管理第二十条实体档案范围1.具有法律凭证作用且无法电子化的原件，如外国机构盖章合同、手绘工程图、珍贵实验记录本；2.科研奖状、奖牌、模型、标本、芯片、光盘母盘；3.经档案工作委员会认定的其他实体。第二十一条实体档案流程1.编制实体档案目录，粘贴二维码，扫码后与电子条目关联；2.使用无酸纸盒、防霉袋、阻燃箱，温湿度控制在14-24℃，45-60%RH；3.珍贵实体采用氮气防火柜，配备RFID+震动报警；4.每年春季进行一次杀虫灭菌，使用环氧乙烷低温熏蒸，留痕记录；5.出库实行“双人双锁”，使用高清影像全程留痕，归还时再次核对。第八章绩效考核与奖惩第二十二条考核指标1.归档及时率=按期归档项目数/应归档项目数×100%，目标值100%；2.抽检合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%，目标值≥95%；3.开放共享比例=已开放数据集数/应开放数据集数×100%，目标值≥80%；4.档案利用率=年度下载次数/馆藏档案数×100%，目标值逐年提升5%；5.档案成果转化率=利用档案产生的技术合同金额/学校年度技术合同总金额×100%，目标值≥10%。第二十三条奖励措施1.对考核前10%的PI，授予“档案卓越奖”，颁发5万元科研经费，并优先推荐人才计划；2.对档案协管员发放劳务补贴，合格项目2000元/项，优秀项目3000元/项；3.对利用档案产生重大社会经济效益的团队，按《科技成果转化办法》上浮10%收益分配比例。第二十四条惩罚措施1.归档逾期：每逾期1日扣减项目尾款0.5%，上限10%；2.抽检不合格：限期整改，整改后仍不合格，冻结负责人新立项目申报资格1年；3.伪造、篡改、隐匿档案：移交校学术委员会，认定为学术不端，追回已拨经费，5年内禁止申报政府项目；4.造成档案泄密的，依据《保密法》追究民事、行政或刑事责任。第九章人员培训与文化建设第二十五条培训体系1.新入职教师：岗前培训设置“档案第一课”，未通过测试无法激活科研系统账号；2.在读研究生：将档案管理纳入必修环节，未提交合规实验记录不得申请学位论文送审；3.档案协管员：每年组织“档案夏令营”，邀请国家档案局专家、出版集团数据编辑、期刊DataEdito