行政相对人回访制度

行政相对人回访制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》等上位法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于风险防控与合规管理的指导意见，结合企业内部管理需求，旨在建立健全行政相对人回访制度，规范业务流程，防控专项风险，提升服务质量，促进企业可持续发展。本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖业务拓展、客户服务、供应商管理、合作伙伴协同等场景下的行政相对人互动行为。第二条行政相对人回访制度是指企业通过系统化、规范化的回访流程，对业务合作方、客户、供应商及其他利益相关者进行定期或不定期沟通，旨在了解合作情况、收集反馈意见、评估服务效果、识别潜在风险，并持续优化业务管理的制度安排。行政相对人包括但不限于业务客户、合作伙伴、供应商、渠道商及其他与企业建立合作关系或利益关联的个人或组织。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指企业围绕特定业务领域或管理环节，建立目标导向、流程闭环、风险防控的管理体系，涵盖政策制定、执行监督、效果评估、持续改进等全流程管理活动。（二）“XX风险”是指企业在经营活动中可能面临的合规风险、操作风险、信用风险、安全风险、法律风险等潜在危害，需通过管理措施进行识别、评估和处置。（三）“XX合规”是指企业在业务活动中严格遵循法律法规、行业准则、内部规章及商业道德，确保经营活动合法、正当、有序。（四）“行政相对人回访”是指企业通过电话、邮件、现场访谈、问卷调查等方式，对行政相对人进行沟通、核实、评估和引导的管理行为。第四条XX专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：回访范围应覆盖所有行政相对人，确保管理无死角；（二）责任到人：明确各层级、各部门回访职责，实现责任闭环；（三）风险导向：聚焦高风险领域和关键环节，优先开展回访；（四）持续改进：根据回访结果优化管理制度，提升管理效能；（五）合法合规：回访行为必须符合法律法规及企业内部规章，保障相对人合法权益。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对制度有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责制度的组织落实、监督考核和动态优化。第六条公司设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹协调、决策审批、监督评价全流程管理活动。领导小组下设办公室，挂靠[牵头部门名称]，负责日常工作推进。第七条XX专项管理领导小组主要职责包括：（一）制定、修订和解释XX专项管理制度；（二）统筹全公司XX专项管理工作，协调跨部门协作；（三）审批重大风险处置方案和专项管理资源调配；（四）组织开展年度管理评估，向公司主要负责人报告。第八条牵头部门职责：（一）负责XX专项管理制度建设，明确回访标准、流程和频次；（二）组织开展专项风险识别，建立风险清单；（三）监督各部门执行情况，定期发布管理报告；（四）组织培训宣贯，提升全员合规意识。第九条专责部门职责：（一）负责XX专项领域的业务合规审核，识别关键管控点；（二）优化业务流程，设计标准化回访模板；（三）处置重大风险事件，提供专业支持；（四）参与评估改进，完善管理机制。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域XX专项管理要求，开展日常回访；（二）收集相对人反馈，及时上报风险隐患；（三）配合处置风险事件，落实整改措施；（四）建立本领域回访台账，确保记录完整。第十一条基层执行岗责任：（一）严格按标准执行回访任务，确保沟通要素齐全；（二）签署岗位合规承诺书，履行风险上报义务；（三）配合开展数据核查，保证信息真实性；（四）发现违规行为及时制止并上报。第三章XX专项管理重点内容与要求第十二条业务合作方尽职调查：回访对象需核实合作方资质、经营范围、信用状况，确保符合法律法规及合同约定；禁止与存在重大法律风险或商业风险的相对人合作。第十三条招标采购流程规范：回访需确认招标程序合规性，包括信息发布、投标筛选、评标公示等环节；严禁干预招标结果、泄露商业秘密。第十四条资金审批权限管控：回访需核对资金审批流程是否与权限制度一致，重点核查大额资金使用合规性；禁止越权审批、重复审批。第十五条税务合规要求：回访需确认相对人税务申报是否准确、及时，发票管理是否规范；严禁虚开发票、偷税漏税等行为。第十六条数据安全保护：回访需评估相对人数据存储、传输、使用等环节的安全性，确保符合数据安全法要求；禁止非法获取或泄露敏感数据。第十七条合同履行监督：回访需核查合同执行进度、违约情况及争议解决机制；禁止恶意拖延履行合同义务。第十八条供应商协同管理：回访需评估供应商履约能力、服务质量及配合度，定期更新供应商名录；严禁利益输送、围标串标。第十九条安全生产协同：回访需确认相对人安全生产措施落实情况，排查隐患风险；禁止违规操作、隐瞒事故。第四章XX专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门每年至少组织一次制度评估，根据法律法规变化、业务调整及回访结果及时修订。第十三条风险识别预警机制：各部门每季度开展专项风险排查，分级评估风险等级，发布预警通知；高风险风险需在7日内制定应对方案。第十四条合规审查机制：将XX专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则；审查结果存档备查。第十五条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组协调处置；明确应急流程、责任协同及上报时限。第十六条责任追究机制：界定违规情形及处罚标准，联动绩效考核、纪律处分；情节严重者需移交司法机关或行业监管机构。第十七条评估改进机制：每年开展管理有效性评估，形成报告提交领导小组；根据评估结果优化流程、完善制度。第五章XX专项管理保障措施第十八条组织保障：各层级领导对XX专项管理负推进责任，定期召开专题会议研究解决重大问题。第十九条考核激励机制：将XX专项合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩；设立专项管理奖惩细则。第二十条培训宣传机制：分层级开展XX专项培训，管理层聚焦合规履职，一线员工聚焦操作规范；每年至少组织两次全员培训。第二十一条信息化支撑：通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控；建立数据共享机制，提升管理效率。第二十二条文化建设：发布XX专项合规手册，签订合规承诺书；通过内部宣传营造全员合规氛围。第二十三条报告制度：明确风险事件、年度管理情况的上报流程