认真落实谈话和被谈话制度

认真落实谈话和被谈话制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》等国家法律法规，参照行业合规管理准则及集团母公司关于企业风险防控的统一要求，结合公司实际管理需求，为有效防控专项风险、规范业务流程、提升管理效能制定。制度的实施旨在通过系统化的谈话与被谈话机制，强化全员合规意识，明确行为边界，完善风险管控体系，确保公司稳健运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理全流程，包括但不限于业务拓展、采购、生产、销售、财务、人力资源、技术研发、数据管理等场景。所有员工均须严格遵守本制度规定，落实谈话与被谈话要求，确保合规管理要求有效传导至各层级、各环节。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”：指公司针对特定业务领域或风险类型，通过谈话与被谈话机制实施的系统性管控活动，包括风险识别、评估、预警、处置、改进等环节，旨在实现风险的可控、在控。（二）“XX风险”：指在日常经营管理中可能对公司资产安全、经营秩序、声誉形象等产生不利影响的潜在或现实威胁，如业务操作风险、合规风险、信息安全风险等。（三）“XX合规”：指公司员工及业务活动符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度要求的状态，强调主动防范与持续改进。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保管理范围覆盖所有业务领域、层级及岗位，不留管理空白；（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责权限，实现责任闭环；（三）风险导向：聚焦重大风险领域，优先配置资源，强化重点防控；（四）持续改进：通过动态评估与优化机制，不断提升管理体系有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导对专项管理直接负责，承担组织协调、监督落实的直接责任。公司领导班子成员根据分管领域履行“一岗双责”，确保专项管理要求穿透到各业务单元。第六条设立XX专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调专项管理工作，研究决策重大事项，审批关键制度，监督评价管理成效，确保各项要求落地见效。领导小组下设办公室，由牵头部门指定专人负责日常事务。第七条明确三类主体的职责分工：（一）牵头部门：负责专项管理制度建设与修订，组织开展风险识别与评估，制定并落实监督考核方案，统筹推进培训宣贯工作；（二）专责部门：负责专项领域的业务合规审核，优化相关流程与标准，组织风险处置与应急演练，提供专业咨询与技术支持；（三）业务部门/下属单位：落实本领域专项管理要求，开展日常风险排查与防控，执行谈话与被谈话制度，及时上报异常情况。第八条基层执行岗位须严格遵守岗位合规操作指引，履行以下责任：（一）熟知并执行相关业务流程与风险防控要求；（二）主动报告发现的合规问题或风险隐患；（三）参与谈话与被谈话活动，如实反映情况，积极配合调查；（四）签署岗位合规承诺书，强化个人责任意识。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购领域：（一）合规标准：供应商选择须遵循“公开、公平、公正”原则，严格执行尽职调查、招标投标、合同签订等流程，确保交易过程合规；（二）禁止行为：严禁关联交易利益输送、严禁围标串标、严禁未履行审批程序擅自采购；（三）重点防控：关注供应商资质审核、价格合理性、合同履约监督等环节，防范采购舞弊风险。第十条财务领域：（一）合规标准：资金审批须严格遵循权限分级与流程规范，税务处理符合政策要求，财务报告真实完整；（二）禁止行为：严禁违规拆借资金、严禁虚列成本、严禁账外设账；（三）重点防控：加强预算管理、资金流向监控、税务合规性审查，防范财务舞弊与资金风险。第十一条业务运营领域：（一）合规标准：业务开展须符合法律法规及行业规范，确保产品质量安全、服务标准达标；（二）禁止行为：严禁虚假宣传、严禁侵犯知识产权、严禁违反市场公平竞争规则；（三）重点防控：强化合同履约管理、产品质量监管、客户投诉处理，防范经营风险。第十二条信息安全领域：（一）合规标准：数据采集、存储、使用、传输须符合安全规范，加强访问权限控制与加密保护；（二）禁止行为：严禁非授权访问敏感数据、严禁泄露商业秘密、严禁未报备进行数据跨境传输；（三）重点防控：完善数据防泄露措施、强化系统安全防护、定期开展安全审计，防范信息泄露风险。第十三条人力资源领域：（一）合规标准：招聘选拔、薪酬福利、绩效考核、离职管理须符合法律法规与公司制度；（二）禁止行为：严禁招聘歧视、严禁违规解雇、严禁利益输送；（三）重点防控：加强员工背景调查、规范劳务派遣管理、完善离职交接程序，防范劳动用工风险。第十四条技术研发领域：（一）合规标准：专利申请、技术转化、知识产权保护须符合行业要求，确保研发活动合法合规；（二）禁止行为：严禁侵犯他人知识产权、严禁技术成果不当转移、严禁泄露商业技术秘密；（三）重点防控：加强专利布局与维权、规范技术对外合作、强化涉密载体管理，防范技术侵权风险。第十五条业务外包领域：（一）合规标准：外包合作须严格筛选供应商，明确外包范围与责任边界，加强过程监督；（二）禁止行为：严禁将核心业务外包给不具备资质的单位、严禁违规收取回扣、严禁对外包供应商监管缺位；（三）重点防控：规范外包合同签订、强化外包过程审计、建立风险退出机制，防范外包管理风险。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：牵头部门根据法规变化、业务调整、风险案例等，每季度评估制度适用性，必要时组织修订，确保管理要求与时俱进。修订后的制度需经领导小组审批后发布实施。第十七条风险识别预警机制：各部门每季度开展专项风险排查，专责部门汇总评估后形成风险清单，对重大风险发布预警通知，明确防控措施与责任部门。第十八条合规审查机制：将专项审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。专责部门对重点领域实施前置审核，确保业务活动符合要求。第十九条风险应对机制：按风险等级分级处置。一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组牵头协调处置。建立应急流程，明确责任协同与上报要求，确保风险及时化解。第二十条责任追究机制：对违规行为界定处罚标准，轻则诫勉谈话，重则降职、解聘，并联动绩效考核、纪律处分。形成“违规必究、奖优罚劣”的管理闭环。第二十一条评估改进机制：每年由领导小组组织对专项管理体系有效性开展评估，形成评估报告，针对发现的漏洞优化流程，实现持续改进。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：各级领导须定期研究专项管理事项，确保资源投入与工作推动，形成“一级抓一级、层层抓落实”的管理格局。第二十三条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩。对突出贡献的集体与个人给予表彰奖励，对失职渎职的严肃处理。第二十四条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层侧重合规履职要求，一线员工侧重操作规范。每年至少组织2次全员合规培训，提升全员意识。第二十五条信息化支撑：通过系统工具实现业务流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。专责部门负责平台运维，确保数据准确、安全。第二十六条文化建设：发布专项合规手册，签订合规承诺书，通过内部宣传渠道营造“人人讲合规、事事守底线”的管理氛围。第二十七条报告制度：各部门每月报送风险事件、整改情况，牵头部门汇总形成月度