财务内部监督及费用审核制度

财务内部监督及费用审核制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等国家相关法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司关于企业治理与风险防控的统一要求，结合公司内部管理实际需要，为规范财务内部监督及费用审核工作，有效防范财务风险，提升资金使用效益，特制定本制度。本制度旨在通过明确组织职责、细化管控要求、优化运行机制、强化保障措施，构建全面覆盖、权责清晰、风险可控的财务内控体系，确保公司各项经济活动合法合规、高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司运营过程中涉及的费用预算、报销、支付、核算、监督等全部环节，包括但不限于日常运营费用、项目支出、资本性支出、关联交易费用等，以及所有通过公司账户进行的资金收付行为。第三条本制度中下列核心术语定义如下：（一）财务内部监督。指公司内部各层级、各部门依据职责分工，对财务活动及财务管理的合法性、合规性、合理性进行的持续性监控、检查与评价，旨在及时发现并纠正偏差，防范舞弊与风险。（二）专项风险。指在财务活动中存在的可能导致资金损失、声誉受损或违反法律法规的潜在风险，包括但不限于审批不严、核算错误、支付风险、信息泄露、利益输送等。（三）合规管理。指公司依照法律法规、内部制度及职业道德要求，对财务行为进行规范化约束与引导，确保各项业务活动符合政策规定与公司利益。（四）费用审核。指对各项费用支出的真实性、准确性、合理性进行的事前、事中、事后审查，包括预算匹配、单据核验、权限控制、标准符合性等环节。第四条财务内部监督及费用审核工作应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则。监督范围覆盖所有财务活动及关键岗位，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则。明确各级管理及执行主体的监督与审核职责，实现责任可追溯。（三）风险导向原则。聚焦高风险领域与关键环节，优先配置监督资源，实施差异化管控。（四）持续改进原则。定期评估监督效果，优化制度流程，提升管理效能。（五）协同联动原则。加强各部门间信息共享与工作协同，形成监督合力。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司财务内部监督及费用审核工作负总责，承担第一责任人职责；分管财务、审计等关键业务的领导为直接责任人，负责统筹部署、组织协调及重大事项决策。公司领导班子成员根据分工履行“一岗双责”，对分管领域内的财务监督工作承担领导责任。第六条公司设立财务内部监督及费用审核工作领导小组（以下简称“领导小组”），作为专项工作的最高决策与协调机构，负责制定监督策略、审批重大方案、解决跨部门争议，并对监督结果进行最终评价。领导小组由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括财务、审计、纪检监察、法务及关键业务部门负责人，办公室设在财务部。领导小组下设办公室，由财务部牵头，统筹日常事务。第七条领导小组主要履行以下职责：（一）统筹规划财务内部监督及费用审核工作，研究确定监督重点与方向；（二）审议年度监督计划、重大风险事项处置方案及监督工作报告；（三）协调解决监督过程中遇到的跨部门问题，确保工作顺利推进；（四）对监督发现的重要问题进行决策，督促整改落实。第八条牵头部门（财务部）作为财务内部监督及费用审核工作的归口管理部门，主要职责包括：（一）牵头制定、修订本制度及配套实施细则，组织宣贯培训；（二）建立费用审核标准体系，明确预算、单据、权限等核心要素；（三）负责预算执行监控，审核费用报销的合规性与合理性；（四）组织专项风险排查，评估监督效果并提出优化建议。第九条专责部门（审计部）作为监督工作的技术支撑与独立评价机构，主要职责包括：（一）开展专项审计调查，对费用审核流程的完备性、有效性进行独立评价；（二）核查重大费用支出的真实性，识别并报告潜在舞弊线索；（三）提出流程优化建议，推动监督机制完善；（四）对监督结果进行跟踪验证，确保问题整改到位。第十条业务部门及下属单位作为财务监督的直接责任主体，主要职责包括：（一）落实费用预算管理要求，控制本领域支出规模与结构；（二）规范内部报销流程，确保单据完整、合规；（三）开展日常自查，及时发现并纠正费用管理中的问题；（四）配合领导小组及专责部门的监督工作，提供必要资料与支持。第十一条基层执行岗位（如报销人员、出纳、会计等）作为财务监督的终端落实者，应履行以下义务：（一）严格遵守费用审核标准，对经手业务的真实性、合规性负责；（二）签署岗位合规承诺书，明确违反规定的责任后果；（三）发现异常情况或潜在风险时，及时上报主管或专责部门；（四）参与定期培训，提升业务操作能力与风险识别意识。第三章专项管理重点内容与要求第十二条预算编制与执行监督。财务部应结合业务计划，组织各部门编制年度费用预算，明确各项目标、标准与额度。预算需经领导小组审议通过后下达，业务部门不得超预算或无预算列支。财务部定期监控预算执行情况，对偏差超限的及时预警并查明原因。第十三条费用报销审核标准。所有费用报销必须符合以下要求：（一）真实性。提供完整合规的单据（如发票、合同、验收单等），严禁虚构业务；（二）合规性。支出内容符合公司制度规定，严禁列支非法或不当费用；（三）合理性。支出规模与业务需求匹配，不得超出市场公允水平；（四）完整性。单据要素齐全，审批流程完整，电子单据需通过系统验证。禁止性行为：严禁以虚开发票、虚假发票、重复报销等方式套取资金；严禁将非业务支出计入费用预算；严禁通过关联方转移费用以规避监管。重点防控点：关注长期合作供应商的发票真实性，对异常发票进行第三方核查。第十四条支付审批权限控制。根据费用性质与金额设定审批权限，一般费用由部门主管审批，重大费用需经分管领导或领导小组审批。电子支付需通过系统自动校验权限，人工干预需记录理由。严禁越权审批、空白审批。禁止性行为：严禁未经授权直接转账给个人账户；严禁通过非正规渠道支付费用。重点防控点：监控大额支付流向，对频繁向个人账户转账的关联方进行重点核查。第十五条关联交易费用审核。关联交易费用需经法务部前置审核，确保定价公允、程序合规。财务部在报销时需核对交易背景，对价格异常的进行特别标注并上报领导小组。禁止性行为：严禁通过关联交易转移利润或利益输送；严禁未履行必要决策程序即支付关联费用。重点防控点：对关联方交易频率过高、金额异常的及时排查，必要时要求提交交易必要性说明。第十六条税务合规管理。财务部需确保所有费用支出符合税法规定，发票类型与业务匹配，避免虚开发票带来的双重风险。下属单位需在每月X日前提交税务自查报告，财务部汇总后报领导小组。禁止性行为：严禁使用非法发票抵扣税款；严禁通过虚列成本偷逃税款。重点防控点：监控发票开具时间与业务发生时间的匹配性，对异常情况追溯业务源头。第十七条大额及特殊费用专项审核。金额超过X万元的费用支出，需由领导小组指定第三方机构进行独立评估；涉及资本性投入的费用需附可行性研究报告及预算对比说明。禁止性行为：严禁将资本性支出列为费用列支；严禁在未完成审批前支付大额款项。重点防控点：对项目变更导致的费用调整进行严格评估，确保有充分依据。第十八条内部控制流程嵌入。所有费用审核需通过财务系统流程化管理，嵌入以下控制节点：（一）申请环节：自动校验预算匹配性；（二）审批环节：分级推送至授权人；（三）支付环节：核对发票与合同要素；（四）归档环节：系统自动生成电子档案。禁止性行为：严禁绕过系统流程进行线下审批；严禁篡改系统记录。重点防控点：监控系统异常操作日志，对非正常登录、修改行为及时预警。第十九条风险分级管控。根据费用类型与金额设定风险等级：（一）高风险：资本性支出、大额关联交易、涉外费用；（二）中风险：长期合作供应商结算、多人分拆报销；（三）低风险：日常办公用品、小额内部费用。针对不同等级采取差异化审核措施，高风险费用需双人复核，中风险费用需部门主管加签，低风险费用可由专人快速审核。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制。财务部每年X月牵头评估制度执行情况，结合监管政策变化、业务拓展需求及监督发现的问题，修订完善本制度及配套细则。修订稿需经领导小组审议，报公司主要负责人批准后实施。第十三条风险识别预警机制。财务部每季度组织一次专项风险排查，结合行业案例、内部数据及审计发现，对费用审核中的薄弱环节进行分级评估。风险清单需报送领导小组，高风险项纳入当期监督计划。第十四条合规审查嵌入机制。所有费用报销需同时满足以下条件方可支付：（一）预算已下达；（二）单据合规有效；（三）审批流程完整；（四）系统校验通过。任何一项不满足，系统将阻止支付并提示责任岗位。重大不合规项需经领导小组审批豁免后方可支付，但需同步整改。第十五条风险事件处置机制。发生以下情形时启动应急流程：（一）重大资金损失；（二）系统性舞弊线索；（三）监管机构督办事项。处置流程：专责部门48小时内出具初步调查报告，领导小组72小时内确定处置方案，涉及违法行为的移交法务部协调。所有事件需纳入年度管理台账。第十六条责任追究机制。对违反本制度的行为，按以下标准处理：（一）一般违规：通报批评，取消当期评优资格；（二）重大违规：追缴资金，解除劳动合同；（三）涉嫌违法：移交司法机关处理。处罚标准需与绩效考核系统联动，确保执行到位。第十七条评估改进机制。每年X月，领导小组组织对制度有效性进行评估，内容包括：（一）监督覆盖率；（二）问题整改率；（三）员工合规意识。评估结果作为次年监督重点的依据，持续优化管理措施。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障。公司主要负责人在年度会议上部署专项工作，分管领导每月听取工作汇报。各部门负责人对本领域监督责任履行情况进行述职，纳入绩效考核。第十九条考核激励机制。将费用审核合规性作为部门年度考核指标，具体权重为X%。对发现重大问题的部门给予专项奖励，对屡次发生问题的责任人降级或调岗。第二十条培训宣传机制。每年X月开展全员财务合规培训，新员工入职必须考核相关制度。财务部每月发布风险提示，通过内网专栏、培训手册等形式强化意识。第二十一条信息化支撑。财务部牵头建设费用审核系统，实现以下功能：（一）电子单据自动校验；（二）预算实时监控；（三）风险预警推送；（四）操作日志不可篡改。系统需与业务系统集成，确保数据共享与流程协同。第二十二条文化建设。编制《财务合规手册》，内容涵盖本制度核心要求、常见问题清单及案例剖析。每年X月组织签署《合规承诺书》，将承诺情况作为岗位评价参考。第二十三条报告制度。各部门每月X日前提交费用