财务审核审批及报销制度

财务审核审批及报销制度第一章总则第一条为规范公司财务审核审批及报销管理，有效防范财务风险，提升资金使用效益，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司相关财务管理制度，结合公司实际情况，制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、规范业务流程、强化风险防控，确保财务活动合法合规、高效有序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖日常经营活动中涉及资金支付、费用报销、预算管理、税务处理等全流程财务事项。具体适用范围包括但不限于采购付款、差旅报销、固定资产购置、项目支出等业务场景。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“财务审核审批管理”是指公司对资金支付、费用报销等财务事项进行真实性、合规性、合理性审核及授权审批的过程，涵盖事前预算控制、事中流程监控、事后审计监督全环节管理。（二）“财务专项风险”是指因制度缺陷、流程漏洞、操作失误或外部环境变化导致的资金损失、舞弊、合规处罚等潜在风险。（三）“财务合规”是指公司财务行为严格遵守国家法律法规、行业准则及内部管理制度，确保资金使用透明、权责清晰、风险可控。第四条财务审核审批及报销管理遵循以下原则：（一）“全面覆盖”原则，确保所有财务事项纳入制度管控范围，不留管理盲区；（二）“责任到人”原则，明确各层级、各部门、各岗位的审核审批职责，实现责任闭环；（三）“风险导向”原则，聚焦高风险业务环节，实施差异化管控策略；（四）“持续改进”原则，定期评估制度有效性，优化管理流程，适应业务发展。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对财务审核审批及报销管理承担全面领导责任，负责统筹制度体系建设、重大风险决策及监督考核。分管财务、业务等领域的领导承担直接管理责任，负责分管领域制度执行及风险防控。第六条公司设立财务审核审批及报销管理委员会（以下简称“委员会”），由公司主要负责人担任主任，分管领导担任副主任，财务、审计、业务、人力资源等部门负责人组成。委员会负责统筹协调全公司财务审核审批及报销管理工作，制定重大事项决策方案，监督制度执行效果，每年至少召开两次会议审议管理报告。第七条公司财务部作为财务审核审批及报销管理的牵头部门，负责：（一）组织制定、修订、解释本制度及配套细则；（二）建立财务审核审批标准及操作流程，优化报销审批系统；（三）开展财务专项风险排查，提出防控建议；（四）监督各部门制度执行情况，协调解决业务问题；（五）定期开展财务合规培训，提升员工操作能力。第八条审计部作为财务审核审批及报销管理的专责部门，负责：（一）独立开展财务审核审批专项审计，重点关注审批权限滥用、审批流程变异等风险；（二）评估报销费用真实性、合规性，核查异常数据；（三）提出优化建议，推动财务管理系统完善；（四）对违规行为进行问责建议，协助相关部门处理。第九条各部门及下属单位作为财务审核审批及报销管理的业务部门，负责：（一）落实本部门业务场景的财务审核审批要求，确保资金支出符合预算及政策；（二）加强员工费用报销管理，杜绝虚假、重复报销；（三）配合财务部、审计部开展检查，及时整改发现的问题；（四）建立内部费用控制机制，降低运营成本。第十条基层执行岗位（如报销经办人、付款审批员）作为财务审核审批及报销管理的执行主体，应当履行以下职责：（一）严格按照制度要求进行业务操作，不得擅自变更审批流程；（二）对报销单据、审批权限进行逐项核查，拒绝不合理或违规请求；（三）发现疑似舞弊或重大风险时，立即向直属上级及财务部报告；（四）签署岗位合规承诺书，确保个人操作符合制度规定。第三章专项管理重点内容与要求第十一条预算管理环节财务部应建立全流程预算管控机制，要求所有资金支出需在年度预算额度内执行。预算编制应结合业务计划，由业务部门提交需求方案，财务部审核匹配性，经委员会审批后作为支出上限。禁止超预算支出，特殊情况需提交专项说明及上级授权。第十二条费用报销环节（一）差旅费报销须提供真实票据及行程说明，严禁虚报、套取资金。乘坐交通工具、住宿标准须符合公司差旅管理办法；伙食补助按实际天数计算，不得超额领取。（二）招待费报销需提供业务招待记录及发票，单次支出上限为X元，年度累计不超过预算比例。禁止以会议、培训名义变相发放福利。（三）采购及维修费用报销需提交合同、验收单等附件，大额支出（X万元以上）需附采购决策记录。第十三条采购付款环节（一）供应商选择须通过比价、招标或集中采购，禁止向亲属或特定对象倾斜。采购合同签订前需由法务部审核条款，财务部复核价格合理性。（二）付款审批遵循“分级授权”原则，小额支出（X万元以下）由部门负责人审批，大额支出需经分管领导及财务总监联合审批。紧急采购需启动绿色通道，但事后须补齐审批手续。（三）禁止将大额支付拆分为多笔小额付款规避审批权限。第十四条资金审批权限（一）设立三级审批体系：基层岗位审批（X万元以下）、中层审批（X-X万元）、高层审批（X万元以上）。各级审批人须在授权范围内独立决策，不得转交他人代签。（二）审批权限需每年复核一次，根据岗位变动、业务量调整权限额度。财务部应建立权限台账，确保审批记录可追溯。（三）禁止越权审批、代签或诱导他人违规操作。第十五条税务合规管理（一）所有发票需符合“三流一致”原则（发票、合同、资金流），禁止虚开发票或接受虚开发票。增值税专用发票认证期限、留抵退税申请须按税法规定执行。（二）小规模纳税人不得转登记为一般纳税人，特殊情况需提交税务局备案文件。季度申报前需由财务部进行税务风险自查。（三）禁止以“预提费用”名义提前确认收入或税金，须按权责发生制准确核算。第十六条异常交易监控（一）财务系统应设置大额支付预警功能，对单笔或连续多笔超额支出、高频交易进行标记。（二）报销单据异常（如发票抬头错误、重复报销）需重点核查，审计部每季度抽查X%的异常记录。（三）供应商存在“一票多开”“多次开票”等行为的，禁止继续合作，并追究采购部门责任。第十七条预算外支出管理（一）非预算项目支出需提交专项申请，说明必要性及资金来源，经委员会审议通过后方可执行。（二）预算调剂需符合“先内部调剂后外部申请”原则，调剂额度不得超过X%。（三）禁止以预算外支出规避预算管理，所有资金流向须纳入统一核算。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制财务部每年第一季度需评估制度适用性，结合国家政策变化、集团要求及业务实践，提出修订方案。重大调整需经委员会审议，并组织全员培训。系统功能升级应同步优化审批流程，避免管理真空。第十九条风险识别预警机制（一）财务部每月开展专项风险排查，重点关注超额报销、供应商异常、审批串通等情形，形成风险评估报告。（二）审计部每半年开展一次财务合规抽查，对高风险部门增加检查频次。（三）发现重大风险时，需立即发布预警通知，要求相关部门限时整改，委员会跟踪落实。第二十条合规审查机制（一）所有资金支付需嵌入合规审查节点：采购合同签订前审查条款合理性，付款审批前审查预算匹配度，报销提交前审查附件完整性。（二）财务系统应实现线上自动校验，例如发票类型与业务场景是否匹配、审批链是否完整等。（三）明确规定“未经合规审查的财务事项一律不得执行”，并设置责任追溯条款。第二十一条风险应对机制（一）一般风险（如轻微流程遗漏）由财务部限期整改，部门负责人承担管理责任；（二）重大风险（如系统漏洞导致资金损失）需启动应急预案，由委员会协调资源处置，相关责任人暂停权限或调岗。（三）风险事件上报路径为：基层岗位→部门负责人→财务部→分管领导，紧急情况需越级上报。第二十二条责任追究机制（一）违规情形及处罚标准：虚假报销按金额10%-30%罚款，涉及采购的同步追究采购部门责任；审批串通直接解除岗位，涉嫌犯罪的移交司法。（二）处罚执行由人力资源部牵头，财务部提供违规证据，审计部复核结果。（三）考核挂钩：部门年度合规评分低于X分的，取消评优资格；个人处罚记录计入诚信档案。第二十三条评估改进机制（一）每半年开展制度执行效果评估，通过问卷调查、流程测试等方式收集反馈。（二）审计部每年出具财务审核审批专项报告，分析管理漏洞并提出优化建议。（三）系统化改进优先解决高频问题，例如增加发票异常自动拦截功能。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障（一）各级领导班子须每季度听取一次财务审核审批及报销工作汇报，解决重大障碍。（二）设立财务合规督导员，由各部门骨干担任，负责监督制度落地。第二十五条考核激励机制（一）将财务合规情况纳入部门年度考核指标，权重不低于X%。（二）对制度执行优秀的部门，奖励预算额度X%的绩效奖金；对发现重大风险的员工，给予额外奖励。（三）连续两年考核不及格的部门，负责人需述职说明。第二十六条培训宣传机制（一）新员工入职需参加财务合规培训，考核合格后方可接触资金业务。（二）每年X月开展全员政策宣贯，结合典型案例解读制度要求。（三）制作可视化操作指南，张贴于报销点、OA系统显眼位置。第二十七条信息化支撑（一）升级财务报销系统，实现发票智能校验、审批链可视化、异常自动拦截。（二）建立电子档案库，报销单据、审批记录按年归档，确保可追溯。（三）对接银行系统，实时监控大额支付流向。第二十八条文化建设（一）编印《财务合规手册》，涵盖报销标准、审批流程、风险案例等内容。（二）每两年组织合规承诺仪式，全员签署《诚信承诺书》。（三）设立“合规金点子奖”，鼓励员工提出流程优化建议。第二十九条报告制度（一）风险事件报告：基层岗位在发现违规行为后X小时内上报，需附初步证据。（二）