财务资料申请制度

财务资料申请制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国合同法》及相关行业监管要求，结合集团母公司关于财务风险防控的指导意见，以及本公司提升财务管理规范化水平、加强内部控制体系建设的内部需求制定。旨在规范财务资料的申请、审批、归档及使用管理，防范财务信息泄露、操作违规等风险，保障公司资产安全与经营合规，特此规定。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在财务资料申请、流转、存储及处置等环节的管理活动。具体覆盖场景包括但不限于：预算编制与执行、资金支付审批、会计凭证处理、财务报告编制、税务申报、资产处置、内部审计等涉及财务数据及文件的业务场景。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）财务资料专项管理：指公司通过建立健全财务资料管理制度，明确各环节操作标准、风险控制节点及责任主体，确保财务信息真实性、完整性、安全性的系统性管理活动。（二）财务专项风险：指因财务资料管理不善可能导致的资产损失、法律责任、声誉影响等潜在风险，包括资料泄露风险、操作差错风险、合规违规风险等。（三）财务合规：指公司财务资料管理活动符合国家法律法规、行业准则及内部制度要求，不存在虚假记载、违规操作或泄密行为。第四条财务资料专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有财务资料纳入管理范围，不留盲区；（二）责任到人：明确各层级、各岗位的管理职责，实现闭环控制；（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化预防与监控；（四）持续改进：定期评估管理有效性，优化制度与流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对财务资料专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障及最终监督责任；分管财务工作的负责人为直接责任人，负责具体组织、协调及推动制度的落实。第六条设立财务资料专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管负责人任副组长，财务、审计、法务及各主要业务部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调全公司财务资料管理工作的顶层设计；（二）审议重大财务资料管理决策及制度修订；（三）监督评估专项管理成效，协调解决跨部门问题。第七条财务部为本制度的牵头部门，承担以下职责：（一）制定并维护财务资料管理细则，组织制度培训与宣贯；（二）主导财务资料的风险识别与评估，建立风险库；（三）监督各业务部门执行情况，开展专项检查与考核；（四）统筹财务资料的归档、保管及销毁管理。第八条审计部为财务资料专项管理的专责部门，负责：（一）审核财务资料管理流程的合规性与有效性；（二）参与重大财务事项的合规性预审，出具专业意见；（三）对违规行为进行调查处置，提出改进建议。第九条各业务部门及下属单位为本制度的执行主体，承担以下责任：（一）落实本领域财务资料的管理要求，开展日常自查；（二）组织本部门员工进行制度培训，确保操作规范；（三）及时上报财务资料管理中的风险隐患及异常情况。第十条基层执行岗位员工须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确保密义务与风险上报责任；（二）按照授权范围处理财务资料，不得超权或违规操作；（三）发现财务资料异常或潜在风险时，立即向直接上级报告。第三章专项管理重点内容与要求第十一条预算编制与审批管理：财务资料专项管理需覆盖预算草案的编制依据、数据来源及审批流程。业务部门须确保预算数据真实准确，严禁虚构业务或虚增规模；财务部须严格审核预算的合规性，杜绝不合理支出。第十二条资金支付审批管理：严格执行“三重授权”制度，即业务申请、财务审核、管理层审批；禁止无预算或超预算支付，严禁关联方交易未履行回避程序。第十三条会计凭证与账簿管理：所有会计凭证须完整附有经济业务支撑文件，严禁单据伪造或内容篡改；电子账簿需实现不可逆修改记录，定期进行数据备份与灾难恢复测试。第十四条财务报告编制管理：财务报告须由法定代表人签字盖章，确保数据来源可追溯，杜绝人为干预；报告发布前需经内部审计复核，重大差异须查明原因。第十五条税务资料管理：发票开具、进项抵扣、申报表填写等环节须符合税法规定，禁止虚开发票或逃避纳税义务；税务文件需按年度分类归档，保存期限不少于五年。第十六条资产处置管理：固定资产报废、对外投资清算等业务须提供完整的财务资料支撑，审计部需对处置过程进行专项跟踪；处置文件须经股东大会或董事会审议通过。第十七条关联交易管理：关联方交易须事先披露，非关联人员参与审议，且交易价格不得显著偏离市场公允值；财务部需建立关联方清单，定期核查交易合理性。第十八条财务资料存储与销毁管理：纸质文件须采用防盗防潮措施，电子文档需设置访问权限；档案销毁需经审批，由专人监督，并记录销毁过程。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：财务部每年牵头评估制度适用性，根据《会计法》修订、《企业会计准则》更新等外部变化及时修订，修订后三十日内发布执行。第二十条风险识别预警机制：每月开展财务资料风险排查，采用“风险点-控制措施-责任部门”矩阵表进行评估；高风险项须发布预警通知，限期整改。第二十一条合规审查机制：将财务资料合规审查嵌入以下关键节点：（一）新业务上线前，由财务部出具资料合规意见；（二）合同签订前，法务部联合审计部审核财务条款；（三）年度审计前，财务部完成全量资料自查。第二十二条风险应对机制：按风险等级分类处置：（一）一般风险：由责任部门限期整改，财务部跟踪落实；（二）重大风险：启动应急预案，成立专项工作组，必要时向管理层汇报。第二十三条责任追究机制：违规情形及处罚标准如下：（一）资料伪造或篡改：解除劳动合同，并承担民事赔偿责任；（二）泄密行为：罚款金额不低于直接损失两倍，情节严重者移送司法；（三）违反审批权限：取消年度评优资格，部门负责人承担管理责任。第二十四条评估改进机制：每半年对制度有效性开展评估，通过问卷调查、访谈等方式收集反馈，形成改进报告提交领导小组审议。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：各级领导干部须在月度会议上强调财务资料管理要求，将执行情况纳入述职考核；设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接财务部。第二十六条考核激励机制：将财务资料合规情况纳入部门年度考核占分不低于10%，连续两年排名末位者需调整岗位；优秀执行者可获专项奖励。第二十七条培训宣传机制：分层级开展培训：（一）管理层：每季度组织合规履职培训，重点讲解法律责任；（二）业务人员：每年进行操作规范培训，考核合格后方可上岗。第二十八条信息化支撑：财务系统需具备以下功能：（一）电子审批流，实现全程留痕；（二）权限分级管理，IP地址与终端绑定；（三）数据加密传输，日志不可篡改。第二十九条文化建设：每年发布《财务合规手册》，员工入职时签署《保密承诺书》；设立合规案例库，定期组织警示教育。第三十条报告制度：风险事件须在二十四小时内上报至财务部，年度管理情况需于次年3月前提交领导小组；重大事项