人力资源档案管理制度范文

为有效管理企业人力资源档案，保障员工信息的完整性、安全性与可追溯性，依据《中华人民共和国档案法》《企业职工档案管理工作规定》等法律法规，结合公司实际运营需求，制定本制度。本制度适用于公司全体员工的人力资源档案管理工作，涵盖档案的建立、收集、整理、保管、查阅、更新及销毁等全流程管理。一、人力资源档案的内容构成人力资源档案以员工个人为单位建档，分为基础档案、职业发展档案及专项档案三类，具体内容如下：（一）员工基础档案个人基本信息材料：入职登记表、身份证复印件、学历/学位证书复印件、职业资格证书复印件、入职照片等；劳动关系材料：劳动合同文本、试用期考核表、转正审批表、离职申请及审批材料、解除/终止劳动合同证明等；家庭及社会关系材料：紧急联系人信息、家属关系证明（按需提供）等。（二）员工职业发展档案培训记录：内部培训签到表、培训考核结果、外部培训协议及结业证书等；绩效考评材料：年度/季度绩效考核表、绩效面谈记录、绩效改进计划等；岗位变动材料：调岗申请及审批表、职务任免通知、晋升/降职相关文件等；奖惩材料：表彰决定、奖励证书、处分通知及申诉处理记录等。（三）其他专项档案根据企业管理需求，可包含员工薪酬调整记录、保密协议、竞业限制协议、健康体检报告（含入职及年度体检）等材料。二、档案管理职责分工档案管理遵循“统一管理、分工负责、安全保密”原则，明确各主体职责：（一）人力资源部职责作为档案管理主责部门，制定档案管理细则，组织档案的收集、整理与归档；建立电子与纸质档案台账，定期更新档案信息，确保与员工实际情况一致；统筹档案借阅、复制及移交工作，监督档案使用的合规性；牵头组织档案鉴定与销毁工作，留存销毁记录。（二）各部门职责配合人力资源部收集本部门员工的绩效、培训、奖惩等材料，确保材料真实、及时；部门负责人对提交的档案材料初审并签署意见，移交人力资源部；如需查阅本部门员工档案，按规定流程申请并遵守保密要求。（三）员工职责入职时如实填写个人信息，提交真实有效的证明材料；个人信息变动（如学历更新、家庭住址变更等）时，15个工作日内提交书面说明及证明材料；配合档案管理部门完成信息核查与更新工作。三、档案的收集与整理（一）收集要求入职阶段：员工入职3个工作日内，人力资源部完成基础档案材料收集；劳动合同签订后1个工作日内归档劳动关系材料。在职阶段：各部门在绩效考评、培训、岗位变动等事项完成后5个工作日内，移交相关材料；员工个人信息变动时同步提交更新材料。离职阶段：员工离职手续办结后10个工作日内，人力资源部完成离职档案整理与封存，包含离职申请、面谈记录、离职证明等。（二）整理规范纸质档案：按员工姓名拼音首字母或工号顺序编号，用统一档案袋/盒存放；每份材料注明形成时间、来源部门及类型，重要材料加盖公章或骑缝章。电子档案：建立与纸质档案对应的电子台账，扫描件命名规则为“工号-姓名-材料类型-日期”；存储于公司加密服务器，定期备份。四、档案的保管与保密（一）保管要求存放环境：纸质档案存放于干燥、通风、防盗的专用档案柜，温度保持14-24℃、湿度45%-60%；电子档案服务器具备冗余备份、病毒防护及权限控制功能。保管期限：基础档案（如劳动合同、入职材料）：永久保管；绩效、培训等在职材料：员工离职后保管5年；离职档案：离职后保管10年（含竞业限制期相关材料）。（二）保密规定档案管理人员签订《保密协议》，严禁泄露档案内容，不得擅自复制、涂改档案；电子档案设置分级访问权限：人力资源部负责人可查看全部档案，部门负责人仅限查看本部门员工非敏感信息，普通员工无访问权限；档案借阅、复制需经审批，仅限公司内部指定场所使用（特殊情况需总经理审批）。五、档案的查阅与使用（一）内部查阅人力资源部因工作查阅档案，填写《档案查阅申请表》经部门负责人审批后可直接查阅；其他部门因员工管理、审计等工作查阅档案，由部门负责人申请，经人力资源部负责人审批后，在档案管理人员陪同下查阅，不得摘抄敏感信息（如薪酬、健康隐私）。（二）外部查阅因司法调查、劳动仲裁等法定事由查阅档案，需出具法律文书及介绍信，经人力资源部负责人审批后，指定专人陪同查阅并记录内容；员工个人查阅自身档案，提交书面申请经审批后，在档案管理人员监督下查阅，不得修改或抽取材料。（三）档案复制因工作需要复制档案，填写《档案复制申请表》经审批后，由档案管理人员复制并加盖“档案复制件与原件一致”章；复制件仅限用于申请事由，不得转借或挪作他用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定流程人力资源部每5年组织档案鉴定，成立由人力资源、法务、财务等部门组成的鉴定小组；鉴定小组审核保管期满的档案，区分继续保管、销毁或移交的档案，形成《档案鉴定意见书》报总经理审批。（二）销毁要求经审批销毁的档案，编制《档案销毁清册》，列明档案名称、数量、形成时间等；销毁工作由两人以上监销，监销人签字确认，销毁过程全程录像存档。七、责任与监督（一）违规处理档案管理人员失职导致档案丢失、泄露，视情节给予警告、辞退等处理，造成损失的承担赔偿责任；员工提供虚假档案材料，公司有权解除劳动合同且不支付经济补偿；未经批准擅自查阅、篡改档案，给予警告或记过处分，严重者追究法律责任。（二）监督机制人力资源部定期自查档案管理工作，每年