商务合同审批流程模板

通用商务合同审批流程模板一、适用范围与业务场景二、审批流程操作细则合同发起与资料准备责任主体：业务经办人（如业务经理、采购专员等）操作内容：（1）根据业务需求与合作方沟通，拟定合同初稿，明确合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容、权利义务、金额及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款；（2）收集并整理合同附件（如合作方资质文件、技术规格书、报价单、会议纪要等），保证附件内容与合同条款一致；（3）在企业OA系统或合同管理系统中创建审批流程，合同初稿、附件及相关背景说明（如项目立项批复、合作必要性分析等），填写《合同审批表》基础信息（合同名称、编号、合同总金额、合作方名称、预计签订日期等）。输出成果：合同初稿、附件材料、《合同审批表》发起版本。业务部门负责人审核责任主体：业务部门负责人（如销售部经理、采购部总监等）审核重点：（1）合同内容是否符合业务发展规划与部门年度目标；（2）合作方选择方式是否符合企业采购/销售管理规定（如招投标、比价、单一来源采购等）；（3）业务条款（如交付标准、验收流程、服务期限）是否合理可行，是否存在履约风险；（4）合同金额是否在部门审批权限内，超出权限需标注提报层级。操作内容：在审批系统中查看合同资料，填写审核意见，通过则流转至下一环节；不通过则退回业务经办人修改，明确修改意见后重新发起。时限要求：1-2个工作日内完成审核。法务部门合规性审核责任主体：法务专员/法务部门负责人审核重点：（1）合同主体资格是否合法有效（如合作方是否为依法设立并存续的企业，法定代表人身份是否真实）；（2）合同条款是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在无效或可撤销风险；（3）权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否合法；（4）知识产权、保密条款等特殊约定是否符合企业风险控制要求。操作内容：对合同条款逐条审核，出具《法务审核意见书》，列明法律风险点及修改建议；重大风险需与业务部门沟通协调，调整合同条款后再次审核。时限要求：3-5个工作日内完成审核（复杂合同可适当延长，但不超过7个工作日）。财务部门财务条款审核责任主体：财务专员/财务部门负责人审核重点：（1）合同金额、定价策略是否符合企业财务制度与成本控制要求；（2）支付方式、支付节点、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）是否明确，是否符合税务规定；（3）履约保证金、质保金等财务保障条款是否合理，资金安排是否对企业现金流造成压力；（4）涉及跨境业务的，需审核汇率风险、外汇管制等财务合规性。操作内容：审核合同中财务相关条款，填写《财务审核意见》，确认资金安排合理性；对存在财务风险的条款（如预付款比例过高），提出调整建议并跟踪落实。时限要求：2-3个工作日内完成审核。领导审批（根据合同金额与重要性分级）责任主体：根据企业授权体系确定，如：金额在[10万元以下]且无特殊风险的：分管业务副总审批；金额在[10万-50万元]或涉及重要合作项目的：总经理审批；金额在[50万元以上]或重大战略合作、对外投资类合同：董事长/董事会审批。审批重点：（1）合同是否符合企业战略发展方向与整体利益；（2）跨部门审核意见是否已落实，重大争议是否已妥善解决；（3）资源投入（资金、人力、物力）是否在企业可承受范围内。操作内容：综合各部门审核意见，对合同进行最终决策，签署审批意见；批准则流转至用印环节，退回则注明原因并退回发起部门。时限要求：2-3个工作日内完成审批（需董事会审批的，根据会议安排确定时限）。合同用印与签订责任主体：行政部（或指定用印管理部门）、业务经办人操作内容：（1）业务经办人凭审批通过的《合同审批表》及合同终稿，到行政部办理用印手续；用印前需核对合同内容与审批版本是否一致，保证无修改；（2）用印完成后，合同正本一式[贰/叁]份，企业留存[壹]份，合作方持有[壹]份（如涉及备案，可增加份数）；（3）业务经办人与合作方法定代表人或授权代表共同签字盖章，保证签字字迹清晰、印章完整；签订后3个工作日内将合同正本原件移交档案管理部门归档。输出成果：已签字盖章的合同正本、合同复印件（相关部门留存）。合同执行与归档管理责任主体：业务经办人、档案管理部门操作内容：（1）业务部门负责合同履行过程中的跟踪管理，及时与合作方沟通履约进展，记录履约情况（如交付验收单、付款凭证等）；（2）如需变更或解除合同，需重新发起审批流程，签订补充协议或解除协议；（3）档案管理部门对合同正本、审批表、附件、履约凭证等资料进行分类归档，建立合同台账，保证档案完整、可追溯。三、合同审批表模板合同基本信息合同名称合同编号（由企业统一编码规则，如“HT-部门代码-年份-序号”，例：CG-2024-001）合作方全称合作方统一社会信用代码我方合同主体□公司本部□子公司（请注明：_________）合同类型□采购合同□销售合同□服务合同□合作协议□其他：_________合同总金额（元）大写：_________________________小写：_________________________履约期限自______年_月_日至______年_月_日支付方式□一次性支付□分期支付（请注明节点：_________________）拟签订日期______年_月_日附件清单1._________________________2._________________________审批流程审批人所属部门审批意见签字/日期业务经办人业务部门负责人*经理法务审核*法务专员法务部财务审核*财务经理财务部领导审批（分级）*副总/总经理用印登记*行政主管行政部备注（可填写特殊说明，如“需附技术协议”“已提前预审”等）四、流程执行关键要点合同信息完整性：发起审批前，需保证合同核心要素（主体、金额、履行期限、违约责任等）明确，附件材料齐全，避免因信息缺失导致审批延误或争议。审核时限管理：各部门需在规定时限内完成审核，确有特殊情况需延期的，需在审批系统中注明原因并提前通知发起人，总审批周期原则上不超过15个工作日（复杂合同除外）。用印规范性：严禁在空白合同或未审批通过的材料上加盖企业印章，用印前需由行政部双人核对审批流程与合同内容，保证用印合规。合同变更与解除：履行过程中如需变更或解除，必须重新履行审批流程，严禁口头约定或未经审批擅自修改合同条款，已履约部分需保留书面凭证。档案安全与保密：合同档案涉及企业商业秘