行政管理考勤打卡制度执行流程模板

行政管理考勤打卡制度执行流程模板一、制度适用背景与范围本流程适用于企业全体在职员工的日常考勤管理，旨在规范上下班打卡行为，准确记录员工出勤情况，为薪酬核算、绩效考核及人力资源管理提供数据支持。适用场景包括：员工日常上下班打卡、因公外出（如出差、客户拜访）的考勤记录、因个人特殊情况（如病假、事假）的考勤异常处理等。制度覆盖对象包括正式员工、试用期员工及劳务派遣人员，特殊岗位（如外勤、弹性工作制岗位）可根据实际需求调整打卡规则，但需提前报备行政部门备案。二、考勤打卡执行全流程步骤步骤1：制度宣贯与规则说明责任主体：行政部门操作内容：每年年初或新员工入职时，通过内部培训、公告栏、企业通讯工具（如企业钉钉）等渠道，向全体员工明确考勤打卡制度，包括：打卡时间：上午上班时间（如08:30）、下午下班时间（如17:30），午休时间（如12:00-13:00）是否需打卡；打卡方式：支持指纹、人脸识别、手机APP（定位打卡）等多种方式，员工需在入职后3个工作日内完成打卡信息录入；异常情况定义：迟到（晚于上班时间10分钟内）、早退（早于下班时间10分钟内）、缺勤（未打卡且无请假记录）、外出（需提前申请外出事由及时间）。组织员工签署《考勤打卡确认书》，保证员工已充分理解制度内容并承诺遵守。步骤2：日常打卡操作责任主体：全体员工操作内容：上班打卡：员工到达办公地点后，需在规定时间内（如08:30前）通过指定方式完成上班打卡，打卡记录实时同步至考勤系统；下班打卡：员工完成当日工作后，需在规定时间内（如17:30后）完成下班打卡，避免因遗忘导致考勤异常；外出打卡：员工因公需外出办公时，需通过考勤系统提前提交《外出申请单》，注明外出时间、事由、地点及预计返回时间，经部门负责人审批后，外出期间无需打卡，返回后需在系统中更新“外出完成”状态。步骤3：异常情况处理责任主体：员工、部门负责人、行政部门操作内容：未打卡补卡申请：员工因忘记打卡、设备故障等客观原因未打卡的，需在异常发生后的2个工作日内，通过考勤系统提交《补卡申请表》，注明未打卡日期、原因、上下班时间，并附相关证明材料（如设备故障截图、部门负责人书面说明），经部门负责人审批后，行政部门在1个工作日内完成补卡操作；迟到/早退处理：员工迟到或早退的，考勤系统自动记录异常，部门负责人需在每月考勤统计前核对异常情况，确属特殊原因（如突发交通拥堵、紧急就医）的，员工可在系统中补充说明，行政部门根据公司规定（如每月迟到3次内不计扣款）进行审核；缺勤处理：员工未打卡且无请假记录的，系统默认为“缺勤”，部门负责人需及时与员工沟通，确认是否为旷工（如未履行请假手续擅自缺岗），旷工情况按《员工手册》规定处理，同时行政部门在月度考勤中标记“旷勤”。步骤4：考勤数据统计与核对责任主体：行政部门、部门负责人操作内容：每月最后1个工作日，考勤系统自动《月度考勤统计表》，内容包括员工姓名、工号、出勤天数、迟到次数、早退次数、缺勤天数、外出时长、请假类型等；行政部门将统计表分发至各部门，部门负责人需在3个工作日内完成核对，确认无误后签字反馈；如有异议，需在反馈期内向行政部门提出，并提供相关证明（如请假审批记录、外出审批单），行政部门在2个工作日内完成数据修正；核对无误后，行政部门将最终版《月度考勤统计表》存档，并同步至人力资源部用于薪酬核算。步骤5：考勤结果应用责任主体：人力资源部、行政部门操作内容：薪酬核算：人力资源部根据月度考勤统计表，核算员工全勤奖、迟到/早退扣款、旷工扣薪等，并在当月工资中体现；绩效考核：考勤记录作为员工绩效考核的参考指标之一，如全勤情况可纳入“工作态度”评分项，缺勤次数过多可能影响绩效等级评定；制度优化：行政部门每季度对考勤数据进行分析，如发觉异常打卡集中（如某部门频繁迟到），需与部门负责人沟通，知晓是否存在制度执行问题或客观困难，适时优化考勤规则（如调整打卡时段、增加弹性考勤试点）。三、配套表单模板模板1：补卡申请表申请日期申请人姓名工号所属部门未打卡日期日期1日期2日期3未打卡类型□上班未打卡□下班未打卡□全天未打卡未打卡原因（请详细说明，如：设备故障、忘记携带打卡设备等）证明材料□无□部门负责人说明□设备故障截图□其他：________部门负责人审批意见签字：________日期：________行政部门审核意见签字：________日期：________模板2：月度考勤统计表序号员工姓名工号所属部门应出勤天数实际出勤天数迟到次数早退次数缺勤天数外出时长（小时）请假类型（天）1*某A001市场部22211018病假12*某A002技术部22220000无3*某A003行政部22202124事假2模板3：外出申请单申请日期申请人姓名工号所属部门外出时间______年_月_日_时至_年_月_日__时外出地点（如：客户公司、项目现场等）外出事由（请详细说明，如：项目洽谈、设备维护等）预计返回时间______年_月_日____时部门负责人审批签字：________日期：________行政部门备案签字：________日期：________四、执行关键要点提示制度透明性：考勤规则、打卡方式、异常处理流程需向全体员工公开，保证员工知情权，避免因信息不对称导致执行争议；打卡设备维护：行政部门需定期检查打卡设备（如指纹机、人脸识别终端）的运行状态，保证设备正常使用，如遇故障需在24小时内修复或启用备用设备，同时通知员工；员工沟通机制：对考勤异常情况（如频繁迟到），部门负责人应及时与员工沟通，知晓是否存在客观困难（如通勤问题、家庭原因），协助员工解决，而非单纯处罚；数据安全管理：考勤数据涉及员工隐私，行政部门需采取加密存储、权限管控等措施，防止数据泄露，非经授权不得向无关人员提供考勤信息；特殊情况灵活处理