沟通会议的标准化流程模板

适用场景说明本标准化流程模板适用于企业内部各类常规沟通会议，包括但不限于：部门周例会、月度工作总结会、跨部门项目协调会、阶段性目标推进会等。旨在通过统一规范提升会议效率，保证信息传递准确、任务分配清晰、问题解决及时，减少会议冗余，推动团队协作顺畅。标准化操作流程一、会前筹备阶段（会议召开前1-2个工作日）明确会议目标与核心议题根据工作计划或当前阶段重点，确定会议需解决的核心问题（如项目进度同步、资源协调、决策事项等），避免议题发散。示例：若为项目推进会，议题可设为“当前里程碑完成情况”“风险点分析”“下一步资源需求”。确定参会人员与分工必邀人员：会议主持人（通常为部门负责人或项目负责人）、议题相关执行人、决策人。可选人员：需同步信息或提供支持的人员（如跨部门协作接口人）。明确会议记录人（建议由非核心发言人员担任，保证专注记录）。制定会议议程并提前通知议程内容需包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、各议题预计时长、发言顺序。通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）至少提前1天发送会议通知，附议程及预读材料（如项目数据、方案草案），提醒参会人员提前准备。准备会议材料与环境物料准备：投影设备、会议纪要模板、白板/马克笔（线下）；线上会议提前测试音视频设备、共享屏幕权限。资料准备：整理议题相关数据、报告、方案，按议程顺序编号，方便会议中快速调取。二、会中执行阶段（会议正式进行）开场与议程确认（5-10分钟）主持人准时开场，明确会议目标及议程，确认参会人员到齐情况（若有人缺席，简要说明其议题是否需调整）。重申会议规则：发言聚焦议题、控制单次发言时长、避免无关讨论。议题逐一讨论（核心环节，按议程时长分配）按议程顺序推进，每个议题由负责人先简要汇报现状（数据/进展/问题），再引导参会人员讨论。讨论中主持人需适时控场，避免偏离主题；对争议点及时梳理，明确分歧核心，引导达成共识或明确下一步调研方向。关键信息需实时记录：如决策结论、待解决问题、责任人、完成时限。总结与任务确认（最后10-15分钟）主持人对各议题讨论结果进行总结，清晰列出：①已达成共识的事项；②需跟进的任务（含负责人、完成时间）；③未解决事项的后续处理方式（如下次会议讨论或专项跟进）。参会人员对任务清单进行确认，保证无遗漏或理解偏差。明确会议纪要的发出时间（通常为会后24小时内）及分发范围。三、会后跟进阶段（会议结束后1-3个工作日）整理与分发会议纪要记录人根据会议记录，整理出标准会议纪要，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、各议题讨论要点、决策结果、任务清单（含负责人、完成时限）。纪要经主持人审核无误后，通过企业内部通讯工具发送给所有参会人员及相关方，并抄送存档。任务跟踪与进度反馈任务负责人按纪要要求推进工作，在完成时限前1天反馈进度（若遇延期需提前说明原因及预计完成时间）。会议组织者（或指定协调人）每周对任务完成情况进行汇总，在下次会议前同步给主持人，作为议题素材。会议效果复盘（可选，适用于重要会议）对周期性会议（如月度例会），可在下次会议开场前5分钟简要复盘上次会议任务完成情况，分析未达标原因，优化后续会议流程。核心工具模板模板一：会议通知单会议主题会议时间年月日时分（具体时长）会议地点/方式线下：会议室/线上：会议主持人*经理参会人员主管、专员、*助理（共X人）会议议程1.议题一：汇报（15分钟）2.议题二：讨论（20分钟）3.议题三：决策（10分钟）预读材料1.《项目进度报告》2.《方案（草案）》备注请提前10分钟到场，线上会议请提前测试设备模板二：会议任务清单（附会议纪要）任务描述负责人完成时限交付成果备注完成模块数据整理*专员2023年X月X日Excel数据表（含分析）需同步*主管确认协调部门提供资源*助理2023年X月X日资源清单及对接人邮件抄送*经理修订方案第三部分*主管2023年X月X日修订版方案（V2.0）重点优化成本测算部分模板三：会议纪要简版会议基本信息时间：2023年X月X日14:00-15:30地点：301会议室主持人：*经理参会人：主管、专员、*助理记录人：*助理议题讨论要点项目进度同步*专员汇报：当前完成60%，其中模块A已交付，模块B因技术问题延迟2天。讨论结论：协调*技术组支援模块B，预计X月X日前完成。活动预算审批*主管提案：预算5万元，含场地、物料、人员成本。决策结果：预算调整为4.5万元，优先压缩物料成本，*专员负责X月X日前提交修订版预算表。待办任务（详见任务清单）下次会议时间：2023年X月X日14:00执行关键要点议题聚焦原则：单次会议议题不超过5个，避免“大而全”，保证每个议题有充分讨论时间。参会效率保障：提前10分钟开始签到，迟到超过10分钟需说明原因；线上会议开启“等候室”，主持人统一放行。纪要准确性：任务描述需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成”需替换具体日期