合同审查与签约管理标准流程

合同审查与签约管理标准流程一、适用范围与业务场景本流程适用于企业各类经济合同的审查、谈判、签署及后续管理全流程，具体包括但不限于：采购与销售合同、服务外包合同、合作开发合同、租赁合同、保密协议等。适用于企业内部业务部门（如销售部、采购部、项目部）、法务部门、财务部门及管理层等相关角色，保证合同签订前的风险可控、签订流程规范、履行过程可追溯。二、标准操作流程详解（一）合同发起与需求确认需求提出业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、核心需求（如数量、质量、交付时间、预算金额等）、合作期限及预期目标。示例：采购部需采购一批办公设备，填写立项表，注明合作方为“XX科技公司”，标的为“台式电脑50台”，预算金额¥80,000，交付周期15天。需求审核业务部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证符合企业业务规划及预算要求。财务部门对预算金额进行复核，确认资金来源及支付可行性。审核通过后，进入合同起草环节。（二）合同起草与内部初审合同起草业务部门根据合作需求，参考企业《合同示范文本库》起草合同初稿；若涉及重大或复杂合同，可协同法务部门共同起草。合同内容需包含核心要素：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、标的（名称、型号、规格、数量）、质量标准、价款/报酬（金额、支付方式、税费承担）、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。内部初审业务部门负责人对合同初稿的业务条款（如标的、交付时间、价格）进行审核，保证与需求一致。财务部门审核合同中的财务条款（如支付方式、发票类型、结算周期、违约金与财务合规的匹配性），重点关注资金风险。初审通过后，将合同初稿及相关附件（如需求说明、资质证明）提交法务部门审查。（三）法务专项审查审查内容法务部门对合同进行全面法律风险审查，重点包括：主体资格：合作方是否为合法存续的企业，是否具备相应的资质许可（如特殊行业的经营许可证），授权代表是否持有有效的《授权委托书》。条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定，是否存在“霸王条款”或显失公平的内容。权利义务对等性：双方的权利、义务是否明确、对等，违约责任是否具体、可执行（如违约金计算方式、赔偿范围）。风险漏洞：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确、约定管辖地是否有效；知识产权、保密条款是否覆盖合作全周期及结束后一定期限。审查输出法务部门出具《合同审查意见表》，对审查发觉的问题标注“修改建议”“高风险提示”或“通过”，并反馈至业务部门。示例：若合同中争议解决约定为“由合作方所在地法院管辖”，法务需建议修改为“由合同签订地/甲方所在地法院管辖”，以降低诉讼成本。（四）合同谈判与修订谈判组织业务部门牵头，法务部门配合，与合作方就合同条款进行谈判。重大合同需邀请管理层参与，保证谈判结果符合企业利益。谈判前明确谈判底线（如价格上限、违约金最低比例），避免无原则让步。修订确认业务部门根据谈判结果，结合法务审查意见，修订合同文本，形成《合同修订说明》（明确修改条款、修改原因及最终版本）。修订后的合同需再次经业务、财务、法务部门确认，保证无异议后进入审批环节。（五）合同审批与签署分级审批根据合同金额、风险等级，按企业《合同审批权限表》逐级报批：日常合同（金额≤¥50,000）：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总审批。重大合同（金额＞¥50,000或涉及核心业务）：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总→总经理审批。审批人需在《合同审批表》中签署明确的“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并注明理由。签署准备审批通过后，业务部门确认合同文本最终版本，打印一式X份（根据合作方需求及企业归档要求确定，通常至少3份，双方各执1份，企业归档1份）。合作方需在签署前提供《法定代表人证件号码明书》《授权委托书》（若为授权代表签署）及营业执照复印件（加盖公章），由业务部门核验原件。正式签署双方授权代表在合同指定签署页签字并加盖公章（合同专用章或公章），骑缝章需同时覆盖合同及附件。签署完成后，业务部门将合同原件分发至合作方，并留存复印件或扫描件在企业内部备案。（六）合同履行与归档履行跟踪业务部门为合同履行第一责任人，按合同约定跟踪对方履约情况（如交付进度、质量验收、付款进度），填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如“2024年5月10日收到货物，经检验合格”）。若对方出现违约行为（如延迟交付、质量不达标），业务部门需及时收集证据（验收报告、沟通记录），按合同约定发函催告，并上报管理层处理。变更与解除履行过程中需变更合同内容的（如标的、数量、履行期限），双方应签订《合同补充协议》，履行与原合同相同的审查、审批流程。因不可抗力或对方严重违约需解除合同的，业务部门需提交《合同解除申请》，说明解除原因及依据，经审批后与合作方协商签订《合同解除协议》，明确结算、违约责任等后续事项。资料归档合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批文件、履行记录（验收报告、付款凭证）、补充协议、解除协议等资料整理成册，移交行政部或档案室归档。归档需填写《合同归档登记表》，注明合同编号、名称、归档日期、保管期限（通常至少5年，重大合同保存10年以上）。三、配套工具与模板（一）合同审查表审查项目审查内容审查标准审查部门审查意见处理结果主体资格合作方营业执照、资质许可、授权委托书合法有效、在有效期内法务需补充授权委托书修改后通过标的条款名称、型号、数量、质量标准与需求一致，表述清晰业务无异议通过价款与支付金额、支付方式、发票类型、违约金计算符合财务制度，无歧义财务/法务建议明确违约金比例修订后通过争议解决约定争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖地明确、合法法务建议修改管辖地修改后通过（二）合同审批表合同名称《XX办公设备采购合同》合同编号HT-2024-005合作方XX科技有限公司合同金额¥80,000业务部门采购部经办人张*审批流程业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总→总经理审批意见业务部门负责人需求合理，价格符合市场行情，同意按流程审批。签字：李*2024-4-20法务专员条款基本合法，建议补充“不可抗力”条款，修改违约金计算方式。签字：王*2024-4-22财务经理支付方式合理，资金无风险。签字：赵*2024-4-23分管副总同意按法务意见修订后签署。签字：刘*2024-4-25总经理审批通过，签署执行。签字：陈*2024-4-26（三）合同履行跟踪表合同编号HT-2024-005合同名称《XX办公设备采购合同》履行节点计划时间实际完成时间完成情况支付预付款2024-4-282024-4-28已支付¥20,000交付货物2024-5-132024-5-12按期交付，数量合格支付尾款2024-5-28待支付待对方开具全额发票四、关键风险控制点主体资格风险：合作方需提供最新年检的营业执照及与业务相关的资质证明（如食品经营许可证、建筑施工资质），避免与无资质主体签约；授权代表签署需核查授权范围及期限，防止越权代理。条款严谨性风险：避免使用“大概”“预计”等模糊表述，价款、数量、履行时间等需量化；违约责任需明确触发条件、计算方式及赔偿范围，避免“承担相应责任”等笼统条款。审批流程风险：严禁“先签批后补流程”或“越权审批”，重大合同需经