合同审核管理流程化工具

合同审核管理流程化工具一、适用工作场景本工具适用于企业内部各类合同（如采购合同、服务合同、劳动合同、销售合同等）的全流程审核管理，可支持法务部门、业务部门、财务部门等多角色协同工作。具体场景包括：业务部门发起合同需求，需通过标准化流程完成合规性审查；法务部门对合同条款、法律风险进行专业审核；财务部门对付款方式、税务条款等进行财务风险评估；管理层对最终合同文本进行审批决策；合同归档与后续履约跟踪管理。二、标准化操作流程流程总览：合同提交→初步审核→专业审核→风险排查→审批决策→归档管理1.合同提交：发起审核申请操作内容：业务部门根据合作需求，拟定合同初稿，并填写《合同审核申请表》（见模板1），明确合同类型、合作方基本信息、合同金额、核心条款（如履行期限、付款方式、违约责任等）及业务背景说明。将合同初稿、《合同审核申请表》及相关附件（如合作方资质文件、需求说明函等）通过内部系统或指定邮箱提交至法务部门，同步抄送财务部门（如涉及付款条款）。负责人：业务部门经办人*输入材料：合同初稿、《合同审核申请表》、合作方资质文件等输出材料：完整的合同审核申请材料包2.初步审核：形式与完整性审查操作内容：法务部门接收材料后，1个工作日内完成初步审核，重点检查：（1）合同文本是否完整（含封面、附件、签字页等）；（2）基本信息是否准确（合同编号、双方全称、统一社会信用代码、签约日期等）；（3）附件材料是否齐全（如合作方营业执照、授权委托书等）；（4）是否符合公司合同管理规范（如合同编号规则、文本格式等）。若材料不完整或格式不规范，法务部门退回业务部门补充修改，并注明修改要求；若通过初步审核，则进入专业审核环节。负责人：法务专员*时效要求：1个工作日内输出结果：《初步审核意见表》（通过/退回修改）3.专业审核：条款与合规性审查操作内容：法务审核：法务专员对合同条款进行全面法律风险评估，重点审核：（1）主体资格：合作方是否具备签约资质（如特殊行业需经营许可证等）；（2）权利义务：双方权利义务是否对等，是否存在显失公平条款；（3）核心条款：履行期限、地点、方式是否明确，违约责任是否合法合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否有效；（4）合规性：是否符合行业监管规定及公司内部制度（如数据安全、反商业贿赂等要求）。财务审核：财务部门同步对合同财务条款进行审核，重点检查：（1）付款方式、进度、金额是否与业务匹配，是否符合财务预算；（2）税务条款（如发票类型、税率）是否合规，是否存在税务风险；（3）担保措施（如保证金、抵押）是否足额有效。法务与财务部门分别填写《专业审核意见表》（见模板2），明确修改建议及风险点，反馈至业务部门。负责人：法务专员、财务专员时效要求：2个工作日内输出结果：法务、财务审核意见及修改建议4.风险排查：跨部门协同评估操作内容：业务部门根据法务、财务部门的审核意见，修改合同文本，形成修订版后，再次提交法务部门。法务部门组织跨部门风险评审会（必要时邀请业务、财务、合规等部门参与），对修订版合同进行最终风险排查，重点关注：（1）高风险条款（如无限责任、争议解决方式不利于我方等）是否已妥善处理；（2）部门间意见是否达成一致，是否存在未解决的争议点；（3）合同内容是否符合公司战略利益及合作初衷。评审通过后，形成《风险排查确认书》（见模板3），明确最终合同版本及审核结论。负责人：法务部门牵头，多部门协同时效要求：根据复杂程度确定，一般不超过3个工作日输出结果：《风险排查确认书》、最终合同版本5.审批决策：管理层签批操作内容：法务部门将《风险排查确认书》、最终合同文本及完整审核材料包，按审批权限提交至管理层（如部门总监、分管副总、总经理等）进行审批。管理层重点审核：（1）合同金额是否在审批权限内；（2）合作方选择是否符合公司采购或合作管理流程；（3）合同条款是否符合公司整体利益及风险控制要求。审批通过后，在合同文本上签字确认，完成审批流程；若审批不通过，退回法务部门并注明修改意见，重新启动审核流程。负责人：各级审批人*时效要求：根据审批权限确定，一般1-2个工作日输出结果：审批完成的正式合同文本6.归档管理：合同存储与履约跟踪操作内容：法务部门在审批完成后2个工作日内，将正式合同文本（含签字页扫描件）、《合同审核申请表》《初步审核意见表》《专业审核意见表》《风险排查确认书》等材料整理归档，保证材料完整、编号唯一。通过合同管理系统或台账记录合同基本信息（合同编号、签约主体、金额、履行期限、归档日期等），同步更新合同状态为“已生效”。业务部门负责合同履约跟踪，定期向法务、财务部门反馈履约进展，如遇变更、续签或终止，需重新启动审核流程。负责人：法务专员（归档）、业务部门（履约跟踪）时效要求：审批完成后2个工作日内完成归档输出结果：完整的合同档案、合同管理台账三、配套工具表格模板1：合同审核申请表合同编号合同名称合作方全称统一社会信用代码合同类型□采购合同□服务合同□销售合同□劳动合同□其他：________合同金额大写：________________小写：________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日业务背景简述（说明合作目的、必要性等）核心条款摘要1.付款方式：________________2.履行地点/方式：________________3.违约责任：________________附件清单□合作方营业执照□授权委托书□需求说明函□其他：________________业务部门经办人*联系方式：________部门：________日期：________部门负责人*签字：________日期：________模板2：专业审核意见表审核环节□法务审核□财务审核审核人*日期审核结论□通过□需修改（请注明修改意见）具体审核意见（分条款列明，示例）法务审核：1.第3.2条“违约责任”未明确违约金计算方式，建议补充“按合同总金额的10%计算”。2.争议解决约定为“由合作方所在地法院管辖”，建议修改为“由我方所在地法院管辖”。财务审核：1.付款方式为“预付50%”，需补充“合作方需提供等额增值税专用发票”。修改建议（针对需修改条款，提出具体修改方案）模板3：风险排查确认书合同编号合同名称排查日期排查参与部门法务部、财务部、业务部、________排查结论主要风险点及处理情况1.风险点：合同第5条“保密期限”约定为“合同终止后2年”，与公司《保密制度》规定的“保密期限为5年”冲突。处理情况：已建议修改为“保密期限为合同终止后5年”，业务部门同意调整。最终版本确认□最终合同版本编号：________□修订说明：________________参与部门签字法务部：________财务部：________业务部：________日期：________四、关键注意事项审核时效管理：各环节负责人需在规定时限内完成审核，若需延长需提前告知发起部门，避免影响合同进度；紧急合同可开通“绿色通道”，缩短审核周期。保密要求：合同文本及审核过程中涉及的商业信息、合作方资料需严格保密，仅限审核人员查阅，严禁外泄。条款一致性：修订合同条款时，需保证前后表述一致，避免出现矛盾（如履行期限与付款节点不匹配）。资质审查：首次合作方需严格审查