质量管理体系认证自查表工具

适用应用场景本工具适用于各类组织在进行质量管理体系（如ISO9001等）认证前的内部自查、监督审核前的准备、体系运行过程中的定期评估，或管理评审中的合规性检查。通过系统化梳理质量管理活动的符合性，帮助组织识别改进机会，保证体系持续满足标准要求，为认证审核或维持认证资质提供支持。详细操作步骤一、自查准备阶段明确自查目的与范围确定自查目标（如认证前准备、监督审核排查、年度体系评审等）。定义自查范围（覆盖部门：生产、采购、销售、质检、人力资源等；覆盖过程：设计开发、生产服务、监视测量、内部审核等）。组建自查小组由管理者代表或质量负责人牵头，成员包括各相关部门负责人（如经理、主管等）及内审员，保证具备专业知识和独立性。明确小组成员职责：组长统筹协调，成员负责本部门/过程的自查实施，记录员汇总整理结果。收集标准依据与文件准备质量管理体系标准（如ISO9001:2015）、适用的法律法规、组织内部体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单等）。确认文件版本有效性，避免使用过期版本。二、实施自查阶段分解自查条款对照标准条款，结合组织实际，将体系要求分解为可检查的具体项目（如“领导作用与承诺”“风险和机遇应对”“资源提供”“产品放行”等）。逐项现场检查通过查阅记录（如会议纪要、培训记录、检验报告、设备台账）、现场观察、人员访谈等方式，逐项验证符合性。对符合项记录证据（如文件编号、记录日期、现场照片等），对不符合项详细描述事实（含条款号、不符合表现、责任部门/人）。问题分级与初步分析按不符合项影响程度分级：严重不符合：体系系统性失效或导致不合格品交付、客户重大投诉等；一般不符合：个别偏离标准要求，未造成严重后果。分析问题根源（如制度缺失、执行不到位、资源不足等）。三、整改与验证阶段制定整改计划针对不符合项，由责任部门制定《整改计划表》，明确整改措施、责任人（如主管、专员）、完成期限及验证方式。严重不符合项需优先整改，必要时制定临时纠正措施。实施整改措施责任部门按计划落实整改，如修订文件、加强培训、完善流程等，并保留整改过程记录（如培训签到、文件修订版、整改照片等）。整改效果验证自查小组或指定验证人对照整改计划，通过现场复核、记录检查等方式验证整改有效性，确认问题关闭或需进一步改进。四、总结与输出阶段编制自查报告汇总自查过程、符合项统计、不符合项清单、整改完成情况及未关闭项跟踪计划。对体系运行有效性进行评价，提出改进建议（如优化流程、加强风险管控等）。管理评审输入将自查报告作为管理评审的输入材料，向最高管理者汇报体系运行状况，保证持续改进方向与组织战略一致。自查表模板结构条款编号条款名称自查内容符合情况证据记录不符合项描述整改责任人整改期限整改验证结果5.1.2领导作用与承诺最高管理者是否保证质量方针目标在组织内沟通、适用性及符合性？符合/不符合会议纪要编号、传达记录未在年度管理评审中更新质量目标（2024年客户满意度目标未根据市场反馈调整）*经理2024–已更新目标并传达7.1.6组织的知识是否识别并维护运行所需的知识（如工艺经验、客户反馈），保证可用性？符合/不符合知识清单、培训记录未对关键岗位员工离职前的工艺经验进行系统性整理，存在技术传承风险*主管2024–已编制《工艺经验库》8.5.6产品和服务的放行是否在所有规定的活动完成后，方可交付或放行产品？放行权限是否明确？符合/不符合放行记录、权限文件某批产品未完成最终检验即放行（记录编号：ZZ202405-001），不符合《产品放行程序》*专员2024–已对相关责任人培训，修订放行流程（注：可根据实际标准条款增删自查内容，保证覆盖体系核心过程）使用关键提示自查前充分准备保证自查小组成员熟悉标准要求及组织体系文件，避免因理解偏差导致检查结果失真。提前通知相关部门自查计划，预留充足时间配合，避免突击检查影响正常工作。自查过程客观公正以事实为依据，避免主观臆断，对不符合项的描述需具体、可验证（含时间、地点、责任人、事实表现）。区分“观察项”（潜在风险）与“不符合项”，对观察项可提出预防措施建议。记录与追溯性所有检查过程需形成书面记录，证据材料（如文件、记录、照片）应清晰、可追溯，保存期限不少于体系认证周期。电子记录需加密存储，避免信息泄露或篡改。整改闭环管理整改措施需针对根本原因，避免“纠正”（如仅修改记录）而非“纠正措施”（如完善流程、培训人员）。对未按期完成整改的项，需