采购需求与审批表

采购需求与审批表使用指南一、适用场景说明本工具适用于企业、事业单位或团队内部各类采购需求的规范化管理，涵盖日常办公物资（如文具、耗材）、项目专用设备（如仪器、软件）、维修材料、服务类采购（如咨询、外包）等场景。通过标准化流程保证采购需求合理、预算可控、审批高效，同时避免资源浪费和管理漏洞。适用于常规采购及紧急采购（需注明紧急原因），适用于各部门、各层级的采购申请与审批管理。二、操作流程详解第一步：需求部门填写采购申请操作内容：需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求与审批表》，明确采购物资/服务的具体信息。要点说明：物资/服务名称需准确规范（如“A4复印纸”而非“纸”），规格型号、技术参数、质量标准等应清晰描述，避免模糊表述（如“质量好”需转化为具体指标，如“70g克重，白色，环保认证”）。数量需结合实际使用需求填写，注明单位（如“台”“件”“套”）；预算金额需包含单价、总价，并注明货币种类（如人民币/元），若为批量采购需分项列示。用途说明需具体（如“用于XX项目会议材料打印”“替换部门损坏的办公椅”），保证采购必要性可追溯。紧急采购需在“备注”栏注明紧急原因（如“设备故障影响生产，需24小时内到货”）及期望交付时间。第二步：部门负责人初审操作内容：需求部门负责人（如部门经理/主管）对申请表进行审核，确认需求的合理性与必要性。要点说明：核查采购需求是否符合部门年度工作计划或项目目标，避免重复采购或超范围采购。审核数量与预算是否合理，是否存在浪费（如办公耗材申领量是否远超3个月使用量）。对于常规采购（如月度固定耗材），可批量审核；对于大额或特殊采购（如设备采购），需结合部门年度预算进行把关。审核通过后签字确认，注明日期；若不通过，需在“审批意见”栏注明理由并退回需求部门修改。第三步：采购部门复核操作内容：采购部门（或行政部/后勤部，根据企业架构调整）对初审通过的申请进行专业复核。要点说明：核查采购物资/服务的规格参数是否符合行业标准，是否存在可替代的性价比更高的方案（如国产设备是否可满足需求，避免盲目追求进口）。确认预算金额是否在采购目录标准内（如单次采购金额超5000元是否需提供3家供应商比价记录）。对于紧急采购，需协调供应商资源，评估能否满足交付时间；对于常规采购，纳入采购计划（如月度/季度采购清单）。复核通过后签字确认；若需调整（如建议修改规格、降低预算），需与需求部门沟通后修改申请表。第四步：财务部门预算审核操作内容：财务部门根据企业预算管理制度，对采购预算进行合规性审核。要点说明：核查采购预算是否在部门年度预算额度内，是否存在超预算情况（如超预算需说明资金来源，如“动用预备金”或“调整其他项目预算”）。审核预算金额计算是否准确（如数量×单价是否等于总价，是否包含税费、运输费等附加费用）。对于大额采购（如单次超10万元），需确认是否履行预算调整流程（如提交预算追加申请）。审核通过后签字确认；若预算不足或计算错误，需退回需求部门调整预算或申请。第五步：最终审批操作内容：根据采购金额及企业授权制度，由相应层级领导进行最终审批。要点说明：审批权限划分示例（可根据企业实际调整）：金额≤5000元：部门负责人审批（已含第二步，此步可合并或简化）；5000元＜金额≤2万元：采购部门负责人+分管副总审批；金额＞2万元：总经理/总裁审批，重大采购（如超50万元）需提交总经理办公会审议。审批人需重点核查采购的必要性、预算合规性及流程完整性，签字并注明日期。对于紧急采购，可启动“绿色审批通道”，由分管副总或总经理直接审批，事后补录流程。第六步：采购执行与归档操作内容：审批通过后，采购部门根据申请表执行采购，完成后将申请表及相关资料归档。要点说明：采购部门需按照“货比三家”原则选择供应商（小额采购可从合格供应商库中选取，大额采购需进行询价/招标），保证价格合理、质量可靠。采购完成后，需求部门需验收物资/服务，确认与申请表一致，验收人签字后交采购部门。《采购需求与审批表》需与采购合同、验收单、发票等资料一并归档，保存期限不少于3年（财务档案按企业规定执行）。三、采购需求与审批表模板采购需求与审批表申请信息内容申请编号（由采购部门按“年份-部门-序号”填写，如2024-行政-001）申请部门申请人*联系方式（内部办公电话，如分机号XXX）申请日期年月日采购类型□日常办公物资□项目设备□维修材料□服务类□其他是否紧急□是□否（若为“是”，需在备注栏说明原因及期望交付时间）采购需求明细序号物资/服务名称—————-—————————12…预算合计审批流程审批人审批部门审批意见审批日期部门负责人*采购部门*财务部门*最终审批人*备注信息（可填写特殊要求、供应商建议、其他说明等）验收信息验收人*验收日期年月日验收结果□合格□不合格（若不合格，需注明原因及处理意见）四、使用要点提示预算准确性：申请时需提前调研市场价格，预算金额应包含所有相关费用（如运输、安装、税费等），避免后期因预算不足导致流程延误。审批顺序：必须按“需求部门→采购部门→财务部门→最终审批”顺序依次审核，不得跳级或逆序审批（紧急采购除外）。紧急采购处理：紧急采购需在申请时明确标注，审批人需优先处理，采购部门可先与供应商沟通，事后补齐比价记录。附件要求：大额采购（如超1万元）需附供应商报价单