企业采购与供应商管理统一模板

企业采购与供应商管理统一模板一、适用场景与目标二、标准化操作流程（一）需求确认与申请需求发起：需求部门根据业务计划（如生产计划、项目计划），填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、需求日期、预算金额、技术要求及使用场景，部门主管*审核签字后提交至采购部门。需求复核：采购部门收到申请后，核对需求合理性（如数量与库存匹配度、预算是否符合公司规定）、技术参数清晰度，必要时与需求部门沟通调整。确认无误后，进入供应商寻源环节。（二）供应商寻源与资质审核供应商寻源：公开寻源：通过行业平台、招标公告等渠道发布采购需求，邀请潜在供应商报价；定向寻源：针对特定物料/服务，从合格供应商库中筛选3家及以上供应商；新供应商推荐：需求部门或行业推荐的供应商，需经采购部门初步评估。资质审核：采购部门向候选供应商索取《供应商资质审核表》及相关证明文件（营业执照、行业许可证、质量体系认证、财务报表、过往合作案例等），重点审核：主体资格：是否具备合法经营资格及行业资质（如特种设备生产许可证等）；-履约能力：产能、技术水平、供货稳定性、财务状况（如资产负债率、营收规模）；-合规性：是否存在失信记录、法律诉讼等风险。审核通过后纳入《合格供应商名录》，未通过则书面反馈原因。（三）询价与比价询价：采购部门向《合格供应商名录》内相关供应商发出《询价函》，明确报价截止时间、报价要求（含税价/不含税价、交货期、付款方式、质保条款等）。比价分析：收集至少3家供应商报价后，组织需求部门、财务部门*共同召开比价会议，从价格、质量、交期、服务、付款条件等维度综合评估，形成《询价比价分析表》，明确推荐供应商及理由。（四）采购订单与执行订单审批：根据比价结果，采购部门编制《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物料/服务详情、价格、数量、交货地点、验收标准等，按权限逐级审批（如采购经理、财务总监、总经理*）。订单下达：审批通过后，将《采购订单》正式发送至供应商，并同步跟踪生产/备货进度，保证按期交货。（五）合同签订与管理合同起草：对金额较大、合作周期长或关键物料采购，需签订书面合同。采购部门根据《采购订单》及双方协商结果，起草《采购合同》，明确标的物信息、质量标准、交付验收、付款方式、违约责任、保密条款等，法务部门*审核合同条款合规性。合同签署与归档：合同经双方授权代表签字盖章后生效，原件交行政部*统一归档，采购部门留存扫描件及电子版，保证合同可查询、可追溯。（六）到货验收与付款到货检验：供应商送货至指定地点后，需求部门与采购部门共同按《采购订单》及验收标准进行检验：数量核对：清点实物数量是否与订单一致；质量检验：查验合格证、检测报告，或送第三方机构检测（如需）；外观检查：确认包装、标识是否符合要求。检验合格后，填写《到货验收单》；不合格则出具《不合格品报告》，要求供应商限期退换货或整改。费用结算：财务部门收到《采购订单》《到货验收单》《发票》（或费用结算单）后，核对单据一致性，按合同约定付款方式办理付款，保证资金支付合规。（七）供应商绩效评估评估周期：每季度/半年对合作供应商进行绩效评估，评估结果作为续用、降级或淘汰依据。评估指标：质量指标：来料合格率、质量问题整改及时率；交期指标：准时交货率、订单满足率；服务指标：响应速度、配合度、售后处理效率；价格指标：价格竞争力、成本优化贡献。评估流程：采购部门组织需求部门、质量部门*填写《供应商绩效评估表》，计算综合得分，得分≥90分为“优秀”，80-89分为“合格”，70-79分为“待改进”，＜70分为“不合格”。结果应用：优秀供应商：优先分配订单、给予付款优惠、纳入“战略供应商”名单；待改进供应商：发出《改进通知书》，跟踪整改效果；不合格供应商：从《合格供应商名录》中移除，终止合作。（八）采购数据归档所有采购环节文档（采购申请单、询价比价表、采购订单、合同、验收单、发票、绩效评估表等）需按“单笔采购订单”编号整理，电子版存档至采购管理系统，纸质版保存期限不少于3年，保证审计可追溯。三、核心工具表格（一）采购申请单申请编号申请部门申请人申请日期物料/服务名称规格型号需求数量需求日期预算金额资金来源技术要求（可附页）使用场景部门主管审核意见签字：_________日期：_______采购部门复核意见签字：_________日期：_______（二）供应商资质审核表供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式注册地址经营范围成立时间资质类型（如ISO9001、行业许可证等）证书编号有效期提交证明文件清单（营业执照复印件、资质证书复印件等）审核项目审核结果（合格/不合格）备注主体资格合法性□合格□不合格行业资质有效性□合格□不合格财务状况（近1年营收、资产负债率）□合格□不合格履约能力（产能、案例）□合格□不合格综合审核结论□通过，纳入《合格供应商名录》□不通过，原因：______________________审核人签字：_________日期：_______审批人签字：_________日期：_______（三）询价比价分析表采购项目名称采购编号需求数量预算金额供应商名称报价（含税）报价有效期交货期质量承诺付款条件服务条款（质保、售后等）比价维度权重（%）供应商A得分供应商B得分价格合理性40质量保障30交期及时性15服务配合度15综合得分100推荐供应商及理由参与人员需求部门：_________采购部门：_________财务部门：_________日期：_______（四）采购订单订单编号供应商名称签订日期采购部门收货地址联系人/电话物料/服务名称规格型号单位合计金额（大写）：______________________小写：￥_________交货日期交货方式运输费用承担方质量标准验收方式付款方式订单备注审批意见采购经理：_________财务总监：_________总经理：_________供应商确认签字：_________（盖章）日期：_______（五）供应商绩效评估表供应商名称合作周期评估周期评估部门评估指标权重（%）目标值实际值来料合格率30≥98%准时交货率25≥95%价格竞争力（对比市场均价）20低于5%响应及时率（24小时内回复）15100%售后问题解决满意度10≥90分综合得分100——评估等级□优秀（≥90分）□合格（80-89分）□待改进（70-79分）□不合格（＜70分）主要优点改进建议参与评估人员采购：_________需求部门：_________质量：_________日期：_______四、关键控制点与风险提示需求准确性：采购申请需经需求部门主管严格审核，避免因需求描述不清导致采购偏差或物料闲置。供应商资质合规：严禁与无资质或资质过期的供应商合作，关键物料需定期核查供应商资质有效性。比价公平性：询价过程需留存书面记录，保证至少3家供应商参与比价，避免单一来源采购风险（特殊情况需说明理由并审批）。合同条款严谨：合同中需明确质量标准、违约责任、知识产