采购订单及供应商信息核对流程表

一、适用工作情境在企业采购管理中，为保证采购订单与供应商信息的一致性、准确性，规避因信息错漏导致的交付延迟、财务核算错误、合同纠纷等问题，需建立标准化的核对流程。本流程表适用于以下场景：新供应商首次合作：在发出首笔采购订单前，需对供应商提供的资质信息、联系方式、账户信息等进行全面核对，保证供应商主体合法合规。供应商信息变更：当供应商名称、地址、银行账户等关键信息发生变更时，需及时更新采购订单并与变更后的信息核对一致。大额/重要订单复核：针对金额较高或涉及核心物料的采购订单，需通过多部门协同核对，降低信息错误风险。跨部门采购协同：当采购、仓库、财务等部门需共享供应商及订单信息时，通过统一核对流程保证数据一致性。二、操作流程详解步骤1：订单信息接收与初步整理责任人：采购员*操作内容：接收供应商反馈的采购订单确认函（或系统订单），提取关键信息：订单编号、供应商全称、物料名称/编码、规格型号、数量、单价、总金额、交货日期、交货地址、收货联系人等。整理企业内部采购申请单、合同等资料，核对订单信息与采购需求是否一致（如物料数量、技术参数等）。输出成果：《采购订单信息汇总表》（含订单及需求关键信息）。步骤2：供应商档案信息调取与核对责任人：采购员、供应商管理员操作内容：从企业供应商管理系统中调取该供应商的档案信息，包括：统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、开户银行、银行账号、联系人及职务、资质证书（如营业执照、ISO认证等）有效期。对比订单信息与档案信息，重点核对以下字段：供应商全称（与订单、营业执照一致）；统一社会信用代码（与营业执照一致）；银行账户及开户行（与合同、供应商提供的账户信息一致）；联系人及联系方式（保证畅通有效）。输出成果：《供应商信息核对差异清单》（标注不一致项）。步骤3：订单与供应商信息交叉核对责任人：采购员、仓库管理员、财务专员*操作内容：物料信息核对：采购员对照订单与供应商档案中的“物料清单/合格供应商名录”，确认订单物料是否在供应商可供应范围内，规格型号是否符合采购要求。交付信息核对：仓库管理员核对订单中的“交货地址”“收货联系人”与企业内部仓库信息是否一致，确认物流可行性。财务信息核对：财务专员核对订单中的“单价”“总金额”与采购合同、价格协议是否一致，确认付款条款（如账期、结算方式）符合财务规定。输出成果：《订单与供应商信息交叉核对表》（三方签字确认）。步骤4：差异识别与处理责任人：采购员、部门主管操作内容：若核对中发觉差异（如供应商名称错误、银行账号不符、物料规格不一致等），由采购员牵头填写《差异处理记录表》，明确差异项、原因分析（如供应商信息更新未及时同步、订单录入失误等）。根据差异类型启动处理流程：信息录入错误：由采购员在系统中修改订单或供应商档案，经主管审批后重新核对；供应商信息变更：要求供应商提供书面变更说明（如加盖公章的营业执照复印件），更新档案后同步修改订单；物料/规格不符：与供应商沟通协商，确认是否替换物料或调整订单，必要时重新签订补充协议。输出成果：《差异处理记录表》（含处理方案及审批结果）。步骤5：核对结果确认与归档责任人：采购员、部门主管操作内容：所有差异处理完成后，采购员组织采购、仓库、财务三方人员再次核对，确认信息一致后，在《采购订单及供应商信息核对总表》上签字确认。将核对过程中的所有资料（订单、供应商档案、核对表、差异处理记录等）整理归档，纸质版提交档案室保管，电子版备份至采购管理系统，保存期限不少于3年。输出成果：《采购订单及供应商信息核对总表》（最终版）、归档资料包。三、核对表单模板《采购订单及供应商信息核对总表》核对日期订单编号供应商名称（订单）供应商名称（档案）统一社会信用代码（订单）统一社会信用代码（档案）联系人（订单）联系人（档案）联系方式（订单）联系方式（档案）物料信息（订单）物料信息（档案）单价（订单）单价（档案）交货日期（订单）交货日期（档案）交货地址（订单）交货地址（档案）差异说明处理措施负责人签字采购员：*仓库管理员：*财务专员：*部门主管审批四、执行要点提示信息来源权威性：供应商档案信息以企业备案的《供应商准入表》及最新资质文件为准，订单信息以采购管理系统正式的订单为准，避免使用非正式渠道（如聊天记录）传递的关键信息。及时沟通与反馈：发觉差异后，采购员需在24小时内联系供应商或内部相关部门确认，避免因延迟处理导致订单交付风险。权限管理控制：供应商档案及订单信息的修改需经部门主管审批，禁止越权操作，保证信息变更可追溯。记录完