法律事务部合同审查流程规范

法律事务部合同审查流程规范为规范法律事务部合同审查工作，有效防范合同法律风险、提升合同文本质量与履约安全性，结合部门工作实际及公司业务需求，特制定本合同审查流程规范。本规范适用于法律事务部受理的各类对内、对外合同审查工作，涵盖业务合作、物资采购、服务外包、知识产权等领域的合同文本及相关协议。一、合同审查流程环节（一）审查启动与材料接收合同送审方（业务部门或相关责任主体）应提交完整的送审材料，包括合同草案文本、合同背景说明（如合作背景、谈判要点、特殊需求等）、涉及的前置审批文件（如立项批复、授权文件）及相关附件（如对方主体资格证明、资质证书、技术标准文件等）。法律事务部接收人员需对送审材料进行形式核验：材料齐全的，登记并分配唯一审查编号，启动审查流程；材料缺失的，一次性告知补正要求，待材料齐全后重新启动。（二）初审：形式与要件核查初审由法律事务部专员负责，重点核查以下内容：1.主体资格合规性：通过国家企业信用信息公示系统、行业资质查询平台等渠道，核验合同相对方的主体身份（企业/自然人/其他组织）、经营范围、资质等级（如涉及特殊行业），确认其具备缔约能力与履约能力。2.合同条款完整性：核查合同是否包含必备条款，如当事人信息（名称、住所、联系方式）、标的（明确物/行为/服务的具体内容）、数量与质量（质量标准需可量化或有参照依据）、价款/报酬（金额、支付方式、支付周期）、履行期限/地点/方式、违约责任（责任形式、赔偿范围需具体）、争议解决方式（仲裁或诉讼的明确约定）等。3.形式规范性：检查合同文本是否加盖骑缝章（多页合同时）、签字盖章是否完整（法定代表人或授权代表签字、单位公章/合同专用章），附件与主合同是否一一对应、编号清晰。（三）专业审查：法律与风险维度初审通过后，进入专业审查阶段，由资深法务或团队负责人牵头，从法律合规、商业风险、条款完善三方面开展：法律合规性审查：结合《民法典》《公司法》等法律法规，审查合同条款是否存在无效/可撤销情形（如恶意串通、违反强制性规定），权利义务是否对等（如单方免责条款是否合理），担保/知识产权/竞业限制等特殊条款是否符合法律规定。商业风险审查：联合业务部门分析合同履行中的潜在风险，如对方信用风险（通过企查查、裁判文书网查询涉诉记录）、履约能力风险（资金实力、交付能力）、行业政策风险（如监管政策变动对合同的影响），并评估风险发生的概率与后果。条款完善建议：针对合同漏洞或模糊表述，提出补充/修改建议。例如：补充保密条款（明确保密范围、期限、违约责任）、细化不可抗力条款（列举典型情形、损失分担方式）、优化付款节点（与履约进度挂钩）等。（四）风险评估与分级应对专业审查完成后，需对合同风险进行等级评估（低、中、高），并制定应对措施：高风险合同：存在重大法律瑕疵或商业风险（如对方涉诉金额巨大、合同条款严重失衡），建议业务部门重新谈判，调整核心条款后再行送审。中风险合同：存在局部瑕疵（如违约责任约定模糊、履约节点不明确），要求送审方限期修改，修改后提交二次审查。低风险合同：仅需优化表述或补充细节（如附件格式不规范），出具审查意见后由送审方自行完善，无需二次审查。（五）反馈修改与定稿归档1.审查意见沟通：法律事务部以书面审查意见书（附修改标注版合同）或会议沟通形式，向送审方反馈意见。意见需明确、具体（如“将第3.2条‘质量合格’修改为‘符合相关国家标准’”），避免模糊表述。2.修改与复核：送审方根据意见修改后，重新提交合同文本。法律事务部对修改内容进行复核，确认瑕疵已修正、风险已防控后，出具《合同审查通过意见书》。3.归档管理：审查通过的合同，由法律事务部留存电子档（上传合同管理系统）与纸质档（编号归档，保存至专用档案柜），明确借阅权限与流程，确保合同文本可追溯。二、合同审查核心要点（一）主体审查要点企业主体：核查营业执照（经营范围、存续状态）、法定代表人身份证明、授权委托书（委托权限、期限需明确），特殊行业需核查资质证书（如建筑企业的施工资质）。自然人主体：核查身份证信息（通过权威身份核验渠道）、行为能力（如未成年人签约需法定代理人追认）。其他组织：核查登记证书（如事业单位法人证书、社会团体登记证），确认其民事主体资格。（二）条款审查要点权利义务对等性：避免“霸王条款”，如单方无限期追责、排除对方主要权利的条款需修正。违约责任明确性：违约责任需与违约行为对应（如迟延付款按日计付违约金），损失赔偿范围需合理（可约定“包括直接损失与可得利益损失”）。争议解决有效性：仲裁条款需明确仲裁机构名称（如“提交XX仲裁委员会仲裁”），诉讼条款需约定具体管辖法院（如“由甲方住所地人民法院管辖”），避免约定不明导致争议解决程序拖延。（三）形式审查要点文本格式：合同标题与内容匹配（如“买卖合同”需包含买卖核心要素），条款编号连续（避免重复或遗漏），术语表述前后一致（如“甲方”需全程指代同一主体）。签字盖章：自然人签字需与身份证姓名一致，单位盖章需为公章或合同专用章（财务章、部门章无效），多页合同需加盖骑缝章（骑缝章需覆盖每一页边缘）。附件完整性：附件需注明“本附件与主合同具有同等法律效力”，并与主合同条款一一对应（如“附件1：技术服务标准”对应主合同第4.1条）。（四）风险审查要点履约能力：通过企业年报、信用报告分析对方资金状况，通过过往合作记录评估履约可靠性。行业风险：如房地产行业需关注预售政策，外贸行业需关注汇率波动与关税政策。政策风险：如数据合规合同需符合《个人信息保护法》，环保类合同需符合最新环保标准。三、保障机制（一）人员能力提升定期组织法务人员参加合同审查专项培训，内容涵盖新法规解读（如《民法典》司法解释）、典型案例研讨（如最高院合同纠纷判例）、行业特殊规则（如金融监管政策），提升审查人员的法律素养与行业认知。（二）审查质量考核建立合同审查质量评价体系，从审查时效（如普通合同3个工作日内反馈意见）、问题发现率（审查出的法律/商业风险数量）、意见采纳率（业务部门对修改建议的采纳比例）等维度进行考核，考核结果与绩效挂钩，激励审查人员履职尽责。（三）信息化管理支撑启用合同管理系统，实现送审、审查、修改、归档全流程线上化：送审方在线提交