采购部门内部控制制度

采购部门内部控制制度第一章总则1.1制度定位本制度是××公司采购部（以下简称“本部”）内部控制的唯一最高规范性文件，与《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法》《企业内部控制基本规范》及配套指引、ISO9001:2015、ISO37301:2021、公司《章程》《财务管理制度》《合同管理制度》并行适用。凡本部员工、临时借调人员、外委机构代表，一旦接触采购业务，即视为无条件接受本制度约束。1.2控制目标a)保障采购活动合法合规，100%覆盖法律法规及公司红线；b)保障采购成本、交期、质量、服务、风险五维度最优；c)保障资金资产安全，全年预付资金损失为0，呆滞库存≤0.3%；d)保障采购信息真实、完整、可追溯，审计抽凭合格率100%；e)保障廉洁与反舞弊，员工违纪事件0起，商业伙伴违规率0.5%以内。1.3年度刷新机制每年12月1—31日，由风控合规组牵头，依据最新法规、行业判例、内外部审计结论、业务变化，完成制度“增、删、改”评审，经部门总经理、公司审计部、法务部、财务部会签后生效，次年1月1日执行。第二章组织与职责分离2.1采购决策权、执行权、监督权三权分立决策权：采购管理委员会（PMC）——由分管副总裁、财务总监、法务总监、审计总监、采购部总经理、需求部门代表组成，负责年度采购策略、重大采购项目（单批≥500万元或年框≥2000万元）立项审批。执行权：采购部下设“寻源组、招标组、谈判组、订单组、供应商管理组（SQM）”，按品类专业化分工，禁止同一人全程包办同一项目。监督权：公司审计部+采购部风控合规组，双线并行，直接向董事会审计委员会汇报。2.2四眼原则任何采购文件（需求、方案、评标、合同、付款）须至少“业务+财务”双签；金额≥100万元须再叠加“法务”三签；≥500万元须PMC四签。2.3轮岗与强制休假关键岗位（寻源、招标、订单、付款）每24个月必须轮岗；连续在岗12个月须安排不少于5个工作日的强制休假，休假期间由替岗人员接手并做系统权限冻结。第三章采购分类与分级3.1分类A类：直接生产物料（BOM）；B类：MRO及间接物料；C类：固定资产与工程；D类：服务与软件；E类：紧急抢险。3.2分级Ⅰ级：单批≥500万元或年框≥2000万元；Ⅱ级：100—500万元；Ⅲ级：10—100万元；Ⅳ级：＜10万元。3.3匹配工具系统自动匹配采购方式：Ⅰ级必须公开招标；Ⅱ级优先招标，如采用竞争性谈判须书面说明；Ⅲ级可采用询比价；Ⅳ级可用电商直采或框架协议下订单。第四章需求管理与预算控制4.1需求申请a)统一入口：ERPPR模块，禁止邮件、口头、纸质；b)必填字段：物料编码、规格书、数量、预算科目、需求日期、质量等级、环境/法规特殊要求；c)技术附件：图纸、SDS、ROHS/REACH声明、UL证书等须上传PDF，版本号锁定；d)审批链：需求部门经理→技术总监→财务BP→风控合规组，系统留痕。4.2预算校验系统实时比对年度采购预算，超预算5%以内须财务总监特批；超5%以上须走公司预算调整流程，否则PR自动冻结。4.3需求变更已批PR变更≥10%金额或交期提前≥15天，须重新触发审批；系统记录变更次数，同一PR变更≥3次，风控组自动预警并约谈需求人。第五章供应商全生命周期管理5.1准入a)资料包：营业执照、三年审计报告、完税证明、社保缴纳记录、ISO证书、环保/安全/反恐体系文件、银行资信证明、廉洁承诺函；b)评分卡：财务健康（20分）、质量体系（20分）、交付能力（15分）、技术与创新（15分）、ESG（15分）、价格竞争力（10分）、服务响应（5分）；c)现场审核：A/C类供应商必须飞行检查，审核组由SQM+技术+财务+法务组成，使用《VDA6.3》打分，≥80分且无重大不符合项方可准入；d)系统建档：SAPSRM生成唯一编码，关联风险等级（高/中/低）。5.2日常绩效每月自动抓取QCDS（QualityCostDeliveryService）数据，权重40:20:30:10；评分＜70分触发黄色预警，＜60分红色预警并暂停新订单。5.3动态退出a)重大质量事故（客户投诉PPM＞目标3倍）立即停付、冻结库存，启动8D；b)商业贿赂、环保违规、重大舆情，一票否决，列入黑名单5年；c)年度绩效排名末位5%且得分＜65分，终止合作，12个月内不得重新准入。第六章采购方式与操作流程6.1公开招标（Ⅰ级）步骤1：招标方案a)采购部招标组编制，包含技术规范书、评分细则、合同模板、预算价（保密）；b)方案经PMC批准后，在公司招采平台、中国招标投标公共服务平台同步公告，公告期≥20日。步骤2：资格预审采用合格制，审核标准公告中一次性列明，审核结果书面告知所有投标人，未通过原因可查询。步骤3：评标a)评标委员会7人，其中技术5人、商务2人，外部专家≥2人；b)价格权重≤60%，技术权重≥40%，评分表提前固化进系统，打分后自动加密，评标全程录像；c)中标候选人公示3日，接受实名异议。步骤3：定标与合同PMC投票决定，形成会议纪要；中标通知书发出后30日内完成合同签署，逾期自动作废。6.2竞争性谈判（Ⅱ级）a)邀请3家以上供应商，发出谈判文件；b)首轮报价密封，现场同时开封；c)最多两轮谈判，最终报价须低于首轮均价5%以上，否则流标；d)评审采用综合评分，结果公示3日。6.3询比价（Ⅲ级）a)系统随机抽取3—5家合格供应商，发出询价单；b)报价截止时间一致，逾期系统自动拒收；c)最低价法，若价差＞20%启动澄清；d)审批链：采购经理→财务BP→风控合规组。6.4电商直采（Ⅳ级）a)接入京东企业购、1688超级店、震坤行API；b)预算≤1万元/单，自动比价，选择平台最低价；c)统一月结，发票自动验真，收货后7天无理由退货。第七章合同管理7.1合同模板库法务部建立五大类模板（买卖、工程、软件许可、服务、保密），模板外条款须走“条款偏离审批”，耗时≤2个工作日。7.2关键条款a)价格：锁定或浮动公式，浮动类须约定调价周期、基准指数、上下限±5%；b)交付：国际贸易须明确Incoterms2020，国内须明确到货地点、卸货责任；c)质量：AQL≤0.65，首批样品须附CPK≥1.33报告；d)违约：迟交每日扣1%，上限10%；质量不合格扣当批货款20%，并赔偿产线停线损失；e)廉洁：设置10%廉洁保证金，若发生商业贿赂，全额扣除并追偿。7.3电子签采用“e签宝”区块链存证，合同哈希值同步至司法链；签署完毕自动归档SAPDMS，保留15年。第八章验收与付款控制8.1三单匹配PO、收货单、发票三单数量、金额、税率100%一致，系统自动校验，差异＞1%冻结付款。8.2质检a)A/B类物料执行GB/T2828.12012，一般检验水平Ⅱ；b)不合格批，系统生成NCR，供应商48小时内提交围堵方案；c)特采须技术、质量、生产、采购四方会签，并记录风险溢价。8.3付款a)预付款比例≤30%，超比例须CFO特批；b)预付款须供应商提供等额银行保函或保险保单；c)付款审批链：采购员→采购经理→财务共享中心→资金部，出纳与会计分离；d)采用银企直联，U盾双人双岗，付款指令加密传输。第九章库存与呆滞管理9.1安全库存系统根据12个月滚动需求、供应商交期、生产节拍，自动计算SS，每月更新。9.2先进先出WMS扫码出入库，系统强制FIFO，异常需质量经理解锁。9.3呆滞定义A类>90天未动；B类>120天；C类>180天；系统自动生成清单。9.4处理流程a)30天内：采购员协调供应商退货或换货；b)30—60天：转售兄弟工厂或挂网拍卖；c)60天以上：计提减值，报废须总经理、财务、审计三方现场会签。第十章信息系统与数据治理10.1系统架构ERP（SAPS/4HANA）+SRM+WMS+BI+RCS（机器人结算），API网关统一身份认证。10.2权限矩阵采用RBAC，权限颗粒度到“事务代码+采购组+工厂+金额区间”，每季度复核。10.3数据备份每日增量、每周全量，异地机房300公里外，RPO≤15分钟，RTO≤2小时。10.4审计日志所有操作写进WORM存储，防篡改，保存≥10年，满足《网络安全法》《数据安全法》要求。第十一章廉洁与反舞弊11.1廉洁风险地图覆盖9大环节36个风险点，例如“技术参数倾向性”“评标打分异常”“合同条款隐藏让利”等，每个风险点对应控制措施、责任人、检查频率。11.2阳光宣言供应商首次准入须签署《阳光合作宣言》，并每年度重签；本部员工每年签署《廉洁从业承诺书》。11.3礼品申报价值≥200元人民币必须48小时内上交给部门廉政联络员，统一登记、拍卖，所得捐公益。11.4举报通道a)电话：400888××××，24小时人工接听；b)邮箱：jubao@××.com，采用SSL加密；c)微信小程序：匿名，支持语音、图片、视频；d)对实名举报48小时内启动调查，7日内给予初步回复，30日内完成调查。11.5惩戒员工：收受回扣一律解除劳动合同，涉案金额≥6000元移送公安机关；供应商：列入黑名单，全集团5年内禁止合作，并索赔合同总额30%违约金。第十二章监督与评价12.1月度自查风控合规组使用《采购内控自评表》，覆盖全部KRI（KeyRiskIndicator），得分＜90分须提交整改报告。12.2季度抽查审计部随机抽取≥20%项目，穿透测试“需求寻源合同验收付款”全链，发现问题立即发《整改通知书》，限期30日。12.3年度审计外聘“四大”之一对Ⅰ级项目100%审计，Ⅱ级项目≥50%抽样，出具SOC1TypeⅡ报告，向董事会汇报。12.4绩效挂钩内控评价结果占部门绩效权重30%，若出现重大缺陷，部门年终奖下调20%，相关责任人绩效清零。第十三章应急与业务连续性13.1突发事件分级Ⅰ级：地震、火灾、疫情封控导致供应链中断＞7日；Ⅱ级：核心供应商停产＞3日；Ⅲ级：运输通道受阻＞24小时。13.2应急预案a)备用供应商：A类物料至少认证2家，年度小批量试产验证；b)安全库存：Ⅰ级事件下可支撑15日生产；c)紧急采购授权：风控合规组可临时将招标时限压缩至48小时，事后5日内补齐资料；d)资金保障：与两家银行签订5亿元应急授信，利率不超过LPR+80BP。13.3演练每年6月举行“供应链断链”桌面推演，9月举行实战演练（不提前通知），演练报告报送公司应急管理委员会。第十四章培训与能力建设14.1新员工入职两周内完成《采购内控elearning》课程，90分及格；不及格调岗。14.2专业认证本部鼓励CPSM、CIPS、PMP、法律职业资格证，取得证书后公司报销100%费用，并给予一次性奖励5000元。14.3反舞弊沙盘每半年举办一次“灰度决策”沙盘，模拟商业贿赂场景，员工分组扮演供应商、采购、审计，提升识别能力。第十五章文档与记录控制15.1归档清单需求、审批、招标、评标、合同、验收、付款、变更、投诉、培训、审计、报废共12类，纸质+电子双轨。15.2保管期限Ⅰ级项目永久保存；Ⅱ级15年；Ⅲ级10年；Ⅳ级5年；到期后由审计、法务、风控三方联审销毁。15.3借阅内部员工经部门总经